Mejor Software de Admisiones y Gestión de Inscripciones
El software de gestión de admisiones y matrículas ayuda a los administradores escolares a gestionar todo el proceso de admisión y matrícula de estudiantes, desde el procesamiento de solicitudes hasta el manejo del pago de tarifas relacionadas con la solicitud. Las escuelas utilizan el software de gestión de admisiones y matrículas para gestionar todo el proceso de admisiones y llevar a los estudiantes de prospectos a miembros que pagan matrícula de la escuela.
El software de gestión de admisiones y matrículas también proporciona herramientas de marketing diseñadas específicamente para que las escuelas atraigan y se comuniquen con estudiantes potenciales, reflejando las capacidades del software CRM. Estas soluciones a menudo contienen funcionalidad de prospección, alcance de marketing, creación de formularios en línea, procesamiento de solicitudes, procesamiento de pagos, programación de recorridos y programación de entrevistas. Ciertas soluciones también contienen herramientas de análisis, programación de eventos e integración de datos.
El software de gestión de admisiones y matrículas se integra con sistemas de información estudiantil o software de gestión de recursos escolares para agilizar el intercambio de datos estudiantiles recopilados durante el proceso de admisión con las herramientas utilizadas durante su permanencia en la escuela.
Para calificar para la inclusión en la categoría de Gestión de Admisiones y Matrículas, un producto debe:
Estar diseñado específicamente para el uso de admisiones de las escuelas Contener funcionalidad de procesamiento de solicitudes de estudiantes Contener herramientas de marketing por correo electrónico, programación y seguimiento del progreso de la solicitud en tiempo real Aceptar y procesar tarifas relacionadas con la solicitudDestacado Software de Admisiones y Gestión de Inscripciones de un vistazo
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Más Información Sobre Software de Admisiones y Gestión de Inscripciones
¿Qué es el Software de Gestión de Admisiones y Matrículas?
El software de gestión de admisiones y matrículas ayuda a los administradores escolares tanto en instituciones de educación K–12 como en educación superior a gestionar el proceso de admisión y convertir a las personas de prospectos a estudiantes matriculados. Estas soluciones contienen una amplia gama de características diseñadas para ayudar a los funcionarios escolares en cada parte del proceso de admisión. Algunas de las características comunes más vitales que se encuentran en estas soluciones son herramientas de alcance por correo electrónico, seguimiento y aceptación de solicitudes, cultivo de prospectos y programación.
¿Por qué usar el Software de Gestión de Admisiones y Matrículas?
Las instituciones educativas utilizan la gestión de admisiones y matrículas por una variedad de razones. La principal es poder crear un único repositorio centralizado para toda la información de admisiones donde se puedan gestionar las tareas relacionadas con admisiones y matrículas. Los profesionales de admisiones utilizan estas soluciones para aprovechar las diversas características y maximizar la eficiencia durante un proceso complicado y multifacético.
Conjunto de Características Completo – Las escuelas tanto en la categoría de educación superior como en K–12 utilizan el software de gestión de admisiones para llevar a cabo el proceso de admisión. Las soluciones en esta categoría reúnen características de sistemas dispares y las fusionan en una única solución específica para admisiones. La naturaleza integral de las soluciones significa que los departamentos de admisiones pueden crear y gestionar el ciclo de admisiones con una sola herramienta.
Mejor Organización – Los oficiales de admisiones universitarias que utilizan software de gestión de admisiones y matrículas pueden organizar fácilmente todos sus datos y documentos relacionados con admisiones. Esta mejor organización tiene el potencial de llevar a un alcance más organizado, eficiente y efectivo hacia los estudiantes prospectivos en nombre de la universidad. El proceso de admisión es una calle de doble sentido, ya que los estudiantes prospectivos compiten por la oportunidad de asistir a una determinada escuela y las escuelas intentan atraer a los mejores estudiantes posibles. Una oficina de admisiones desorganizada es una mala representación de una escuela y puede alejar a un estudiante, mientras que una organizada puede persuadir a un estudiante a comprometerse.
Aumento de la Comunicación – Un beneficio clave del software de admisiones es el aumento de las oportunidades de comunicación que reciben los oficiales de admisiones. No solo hay un aumento en el número de puntos de contacto con cada estudiante, sino que al alojar todo en una sola aplicación, el mensaje es más consistente y efectivo. Bombardear a un estudiante con correos electrónicos sin importar en qué parte del proceso de admisión se encuentre no es efectivo. Ver exactamente dónde está cada estudiante en el embudo, crear materiales de alcance individualizados y enviarlos en el momento exacto es efectivo.
¿Quién usa el Software de Gestión de Admisiones y Matrículas?
Los principales usuarios del software de admisiones son los oficiales de admisiones, los estudiantes universitarios prospectivos y los padres. Los profesionales de admisiones utilizan el software para recopilar, organizar y almacenar los datos de los estudiantes prospectivos. Los estudiantes prospectivos utilizan las soluciones para enviar los documentos necesarios, a veces para pagar sus propias tarifas de solicitud, seguir el progreso de su solicitud, comunicarse con los oficiales de admisiones y, finalmente, recibir una aceptación o rechazo de su solicitud. Los padres utilizan el software para pagar las tarifas de solicitud, enviar sus propios documentos y comunicarse con la escuela.
Características del Software de Gestión de Admisiones y Matrículas
El software de admisiones generalmente contiene un conjunto diverso de características que pueden incluir, pero no se limitan a, las siguientes características.
Cultivo de Prospectos – Un aspecto clave del software de gestión de admisiones y matrículas es el cultivo de prospectos, que implica cultivar relaciones sólidas con las personas durante el proceso de solicitud. El cultivo de prospectos permite al personal de admisiones personalizar los mensajes en cada paso del proceso, desde el solicitante prospectivo hasta el estudiante matriculado. Esta personalización se manifiesta en el alcance por correo electrónico personalizado que está disponible dentro del software y el nivel granular de comunicación entre el personal de admisiones y los solicitantes, que puede llegar hasta el envío de mensajes SMS directamente a los teléfonos de los estudiantes.
Programación de Eventos y Entrevistas – El software de admisiones a menudo contiene capacidades de programación de entrevistas, que el personal de admisiones utiliza para programar entrevistas y visitas al campus con los miembros del personal apropiados. Esta característica mantiene a los profesionales de admisiones dentro de una sola herramienta y fomenta un mayor compromiso con los estudiantes prospectivos. Algunas soluciones en esta categoría ofrecen herramientas de programación de eventos además de la programación de entrevistas. Esta característica puede ser utilizada por los miembros del personal para enviar invitaciones, organizar al personal y programar eventos en el campus, generalmente basados en el reclutamiento de estudiantes prospectivos.
Programación de Citas – El software de gestión de admisiones y matrículas a menudo contiene características de programación de citas, incluyendo un calendario interactivo para que los padres y estudiantes programen citas con el personal escolar. Estos calendarios comúnmente incluirán recordatorios automáticos por correo electrónico, lo que ayuda a reducir el número de citas perdidas.
Embudo de Solicitantes – Una característica útil para el personal de admisiones que busca una visión detallada de todos los solicitantes en el proceso, el embudo de solicitantes muestra exactamente cuántas personas están en cada etapa del embudo de admisiones. Los miembros del personal pueden entonces centrarse en avanzar a cada estudiante en el proceso.
Aceptación o Rechazo de Solicitudes – El personal de admisiones puede tomar decisiones sobre solicitantes individuales directamente a través de la aplicación y emitir esas decisiones. Esta característica permite a los oficiales de admisiones consolidar el número de programas dispares que utilizan y asegurarse de que las decisiones adecuadas se emitan en los momentos adecuados.
Pasarela de Pago de Tarifas – El software de admisiones y matrículas a menudo contiene una pasarela de pago para que los departamentos de admisiones puedan aceptar tarifas de solicitud directamente a través del software, eliminando la necesidad de integración con un software de pasarela de pago separado.
Puntuación de Solicitantes – Con la funcionalidad de puntuación de solicitantes, los administradores tienen la capacidad de puntuar los documentos de los solicitantes directamente en la solución. Los administradores pueden crear marcos de puntuación personalizados, escribir notas extensas sobre cada documento y, en última instancia, emitir una puntuación para cada solicitante en el sistema.
Gestión de Registro – La mayoría de las soluciones en esta categoría contienen características de gestión de registro para que los oficiales de admisiones puedan completar el proceso para los estudiantes aceptados que deciden matricularse en la escuela. Esta característica cierra todo el embudo, ya que un individuo en esta etapa ha pasado de ser un estudiante prospectivo a un estudiante matriculado que paga matrícula en una sola aplicación. Las características de registro pueden incluir la creación y firma de contratos, el pago de depósitos y formularios de registro en línea.
Informes – El software de gestión de admisiones puede incluir características de informes que le permitirán comparar resultados año tras año, establecer metas de matrícula y medir el rendimiento basado en metas preestablecidas.
Aplicación Móvil – El número de visitas a sitios web móviles está aumentando rápidamente a medida que los dispositivos móviles se vuelven más potentes y se utilizan más ampliamente para tareas importantes. Para habilitar al visitante que desea usar el software en su dispositivo móvil, algunos proveedores de software de gestión de admisiones están creando versiones móviles de sus aplicaciones. Estas son versiones completas de las respectivas soluciones disponibles completamente en dispositivos móviles.
Integraciones y Migración de Datos – Cada solución de admisiones contendrá herramientas ligeramente diferentes en esta categoría de características. Dependiendo del tipo de solución, estas pueden incluir importaciones masivas de archivos, capacidad de migración de datos, integraciones con otros sistemas e integraciones API con sistemas de socios selectos.
Mensajería – Las soluciones de gestión de admisiones típicamente contienen características de mensajería que conectan a los oficiales de admisiones con padres y estudiantes. Estos mensajes pueden enviarse por correo electrónico o SMS y pueden enviarse como mensajes masivos o comunicaciones personalizadas individuales.
Portal de Recomendaciones – Las cartas de recomendación son un punto crítico en el proceso de solicitud para muchos estudiantes. Ciertas soluciones de admisiones contienen un portal a través del cual los maestros pueden enviar cartas de recomendación directamente.
Creación de Formularios – La mayoría del software de admisiones proporciona a los usuarios características de creación de formularios en línea que pueden usar para hacer formularios relacionados con admisiones específicamente para su institución educativa. Estos formularios, que pueden guardarse y reutilizarse una y otra vez, ahorran tiempo y dinero a las oficinas.
Tendencias Relacionadas con el Software de Gestión de Admisiones y Matrículas
Hay algunas tendencias en la categoría de software de gestión de admisiones que han surgido en los últimos años y continuarán impactando el desarrollo de productos y el uso dentro de la industria educativa. El uso de big data y análisis, el monitoreo en tiempo real y el aumento del uso de aplicaciones móviles son tres que merecen una mirada.
Big Data — Los enormes conjuntos de datos compilados por las oficinas de admisiones a menudo no se utilizan, o al menos no se utilizan de manera tan creativa como podrían serlo. Los profesionales de admisiones tienen todo tipo de objetivos específicos, desde la matrícula general hasta la diversidad. Más aplicaciones de gestión de admisiones están creando herramientas similares a las de nuestra categoría de software de análisis de big data que los oficiales de admisiones pueden usar para apuntar a esos objetivos y aprovechar los datos estructurados de big data para lograrlos.
Monitoreo en Tiempo Real El software de admisiones contiene una amplia gama de funcionalidades y una cantidad correspondientemente grande de datos. Estos datos son difíciles de clasificar en un formato no estructurado, lo cual es perjudicial para el proceso de admisión, ya que está cambiando constantemente cuando los estudiantes abandonan el proceso, se comprometen con otras escuelas, no envían documentos a tiempo y más. Las herramientas de monitoreo en tiempo real que ofrecen una funcionalidad similar a las de nuestra categoría de software de análisis de flujo permiten a las escuelas mantenerse al tanto de todo y usar las actualizaciones en tiempo real para responder a consultas y dirigir los esfuerzos de los oficiales de admisiones a aquellas áreas que requieren atención.
Movilidad — El cambio hacia lo móvil se ha sentido en todas las industrias, y el espacio educativo no es diferente. Las soluciones de gestión de admisiones están desarrollando y lanzando versiones móviles de sus aplicaciones para mejorar la experiencia del usuario en dispositivos móviles y hacer que todo el proceso sea más fácil tanto para estudiantes como para padres.
Software y Servicios Relacionados con el Software de Gestión de Admisiones y Matrículas
El software de gestión de admisiones y matrículas a menudo se utiliza como parte de un conjunto más amplio de herramientas de software educativo. Estos pueden incluir sistemas de información estudiantil, sistemas de gestión de aprendizaje, software de evaluación y software de gestión escolar. A menudo, las soluciones en esta categoría ofrecen integración selecta a través de APIs con sistemas de información estudiantil y sistemas de gestión de aprendizaje. En ausencia de capacidades de integración, el software de gestión de admisiones puede ofrecer herramientas de importación y exportación de datos.
