Mejor Software de mensajería instantánea para negocios
El software de mensajería instantánea empresarial (BIM) es una plataforma de mensajería interna en tiempo real basada en texto para empresas. Generalmente permite a los usuarios crear pequeños chats grupales para la colaboración en equipo, así como canales más grandes para distribuir información a nivel de toda la empresa.
La naturaleza rápida de estos productos de mensajería instantánea proporciona un espacio interno para dirigirse rápidamente a los compañeros de trabajo sin utilizar medios informales como enviar mensajes desde un número de teléfono personal. Esto permite a los equipos compartir información más rápido y de manera más eficiente, lo que puede ayudar a mejorar la productividad en toda la empresa. Independientemente del dispositivo utilizado, las plataformas BIM proporcionan características de seguridad a través de mensajes encriptados y control de acceso a los canales. Similar al software de correo electrónico, el software BIM permite a los usuarios compartir archivos, encadenar mensajes, archivar conversaciones y buscar internamente dentro de los chats.
Un número creciente de estos productos ahora tiene capacidades de inteligencia artificial (IA), que permiten respuestas inteligentes y respuestas automáticas cuando están activadas, así como análisis de sentimientos para la detección de estados de ánimo con respuestas.
Las plataformas BIM a menudo tienen integraciones con software de chatbots de IA y software de asistentes virtuales para amplificar la productividad, especialmente en el fortalecimiento de las capacidades de búsqueda y la traducción de idiomas en tiempo real. La IA también refuerza las características de seguridad de dichas plataformas al monitorear continuamente los canales de comunicación y detectar amenazas a la plataforma.
Empresas de todo tipo y tamaño utilizan soluciones BIM con otros productos, ya sea junto a ellos o a través de integraciones. Este tipo de software de comunicación permite la personalización basada en las necesidades de la empresa. A menudo puede integrarse con software de bots de productividad, software de videoconferencia, software de compartir pantalla, herramientas de gestión de proyectos y más. Las herramientas de mensajería instantánea empresarial también pueden integrarse con software como software de intranet para empleados o software de compromiso de empleados como formas de fortalecer la experiencia del empleado. Sin embargo, hay soluciones BIM independientes disponibles que pueden integrar otro software de productividad de manera nativa. Esto permite una mayor personalización basada en las necesidades de la empresa.
Para calificar para la inclusión en la categoría de Mensajería Instantánea Empresarial (BIM), un producto debe:
Permitir a los usuarios participar en conversaciones de igual a igual, chats grupales o canales en un formato de mensajería instantánea Proporcionar capacidades de intercambio seguro de archivos Permitir a los usuarios buscar dentro de los canales e historiales de chat Rastrear el historial de conversaciones Integrarse con chatbots, intranet para empleados, videoconferencia o aplicaciones de productividadDestacado Software de mensajería instantánea para negocios de un vistazo
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Más Información Sobre Software de mensajería instantánea para negocios
¿Qué es el Software de Mensajería Instantánea Empresarial?
El software de mensajería instantánea empresarial proporciona a los usuarios plataformas de mensajería instantánea que permiten capacidades de mensajería directa y grupal dentro de una organización. Estas herramientas tienen como objetivo facilitar conversaciones rápidas entre los miembros del equipo. Las herramientas de mensajería empresarial hacen que comunicarse con los compañeros de trabajo sea tan fácil como chatear con amigos en las redes sociales o por mensaje de texto. La mayoría de las opciones de mensajería instantánea empresarial incluyen la capacidad de usar emojis y GIFs para promover una conversación auténtica y natural en el lugar de trabajo.
Beneficios Clave del Software de Mensajería Instantánea Empresarial
- Ofrecen capacidad de comunicación instantánea entre los miembros del equipo
- Permiten que los equipos se conecten independientemente de la ubicación
- Hacen que los mensajes sean fácilmente buscables
- Proporcionan un espacio virtual menos formal para la comunicación del equipo
- Conectan una organización horizontal y verticalmente
¿Por qué Usar el Software de Mensajería Instantánea Empresarial?
La mayoría de las empresas modernas aprovechan algún tipo de software de mensajería instantánea empresarial. Proporcionan una cornucopia de beneficios, convirtiéndolos en un elemento básico del conjunto de software moderno.
Rápido — Las herramientas de mensajería empresarial apoyan a los empleados al llevar la mensajería instantánea a una fuerza laboral. Los equipos pueden comunicarse rápidamente entre sí, facilitando la colaboración entre empleados remotos, entre equipos o entre oficinas.
Informal — La etiqueta del correo electrónico es notoriamente difícil de dominar y puede parecer innecesariamente formal para preguntas simples. Las herramientas de mensajería empresarial permiten a los equipos deshacerse de la decoración excesivamente profesional y centrarse en el contenido sobre la etiqueta.
Móvil — Todos los productos competitivos de mensajería instantánea empresarial presumen de una aplicación móvil robusta e intuitiva para emparejar con su oferta de escritorio. Hoy en día, los negocios requieren que las personas sean accesibles para apoyar a sus compañeros en todo momento. Las plataformas de mensajería instantánea empresarial son fáciles de usar en el trabajo y en movimiento.
Adoptable — La mensajería instantánea se siente natural para la mayoría de los usuarios en este punto. Los millennials ahora constituyen la mayor parte de la fuerza laboral, y el software de mensajería instantánea empresarial es un paso natural para esta generación. Las tasas de adopción son altas ya que los mensajeros empresariales se sienten familiares.
¿Quién Usa el Software de Mensajería Instantánea Empresarial?
Organizaciones de diversas industrias utilizan mensajeros instantáneos empresariales para conectar a sus empleados. El software equipa a los usuarios con un método rápido y simplificado de comunicarse con sus compañeros para todos los temas. Estas plataformas proporcionan una alternativa efectiva en tiempo a medios pasivos como el correo electrónico o reuniones presenciales intrusivas. Los beneficios proporcionados por el software de mensajería instantánea empresarial son útiles para empresas de cualquier tamaño, desde tres personas hasta 3,000 personas. Ya sea coordinando turnos en el laboratorio de psicología de una universidad o reuniones en una empresa Fortune 500, la comunicación eficiente es primordial.
Tipos de Software de Mensajería Instantánea Empresarial
Independiente — Muchos mensajeros instantáneos empresariales son productos independientes con integraciones. Las herramientas dedicadas de mensajería instantánea empresarial a veces proporcionan características adicionales como videoconferencias, capacidad limitada de VoIP y directorios de empleados para crear un centro de comunicación integral.
Integrado — La mensajería instantánea puede venir como una característica adicional en otros tipos de software o suites de colaboración más grandes. La funcionalidad de mensajería instantánea empresarial a menudo se encuentra en software de intranet para empleados, software de compromiso de empleados o espacios de trabajo virtuales. Otros tipos de software de comunicación, como software de videoconferencia, también pueden proporcionar mensajería instantánea.
Específico de la industria — Algunos mensajeros instantáneos empresariales están construidos para industrias específicas con sus necesidades únicas en mente. Por ejemplo, las herramientas de mensajería instantánea empresarial para manufactura y servicio de campo a menudo incluirán software de pulsar para hablar (PTT) integrado para que los empleados remotos tengan múltiples canales de comunicación instantánea. También hay plataformas de comunicación y colaboración clínica y software de mensajería compatible con HIPAA construidos específicamente para organizaciones de atención médica. Estas plataformas consideran la confidencialidad del paciente. Algunos mensajeros empresariales populares y generalizados han comenzado a crear soluciones específicas para la industria o a incorporar el cumplimiento en su producto para que estén disponibles para industrias específicas.
Características del Software de Mensajería Instantánea Empresarial
El software de mensajería instantánea empresarial comparte algunas características básicas en todos los productos. A medida que el espacio continúa volviéndose más competitivo, algunos proveedores han agregado características adicionales de comunicación y productividad para ayudar a que su producto se destaque.
Mensajería instantánea — La mensajería instantánea y directa es la característica principal de las aplicaciones de mensajería empresarial. Los usuarios pueden enviar mensajes directos o grupales instantáneamente. Dependiendo de los permisos del administrador, los usuarios o administradores pueden crear grupos adicionales.
Actualizaciones de estado — Los usuarios pueden dejar un estado adjunto a su perfil para indicar su disponibilidad.
Feed de actividad — Un feed de actividad está disponible para actualizar a los usuarios sobre nuevos mensajes directos enviados a ellos o nuevos mensajes en grupos. El feed a veces presentará respuestas a publicaciones hechas por el usuario.
Notificaciones — Las herramientas de mensajería empresarial proporcionan notificaciones cuando un usuario recibe un mensaje directo o se publica un mensaje en un grupo. Además, los usuarios pueden desactivar las notificaciones o establecer ciertos permisos para las notificaciones.
Emojis — Las aplicaciones de mensajería empresarial a menudo vienen cargadas con emojis. Algunas aplicaciones incluso permiten a los usuarios crear los suyos propios.
Búsqueda — Una barra de búsqueda permite a los usuarios usar palabras clave para encontrar fácilmente mensajes antiguos.
Compartición de archivos — Uno de los principales beneficios de la mensajería empresarial es la capacidad de compartir archivos y documentos de manera fácil y rápida. Los usuarios pueden enviar enlaces a documentos alojados en la nube o adjuntar archivos guardados en un escritorio. Algunas herramientas incluso se integran con repositorios de archivos para una compartición de archivos simplificada.
Encuestas y sondeos — Los mensajeros empresariales a menudo proporcionan características simples de encuestas y sondeos que permiten a los usuarios tomar decisiones rápidamente dentro de la aplicación.
Características Adicionales de Mensajería Instantánea Empresarial
Conferencias — Ha habido un esfuerzo creciente para incluir funcionalidad de conferencias de audio y video dentro de los productos de mensajería instantánea empresarial. Cuando los usuarios pueden moverse rápidamente entre comunicaciones basadas en texto y basadas en audio, los problemas se resuelven y las preguntas se responden de manera más eficiente.
Integración de base de conocimiento — Algunas herramientas de gestión del conocimiento sirven como conectores entre aplicaciones de mensajería instantánea empresarial y bases de conocimiento. Este tipo de integración adjunta preguntas a respuestas y luego envía ambas a una base de conocimiento buscable.
Traducción automática — Algunas aplicaciones de mensajería empresarial pueden traducir automáticamente mensajes de un idioma a otro a través de software de traducción automática.
Compartición de pantalla — Los mensajeros empresariales con capacidad de videoconferencia a menudo permiten la compartición de pantalla entre los participantes de la conferencia.
Asistentes de IA — Los asistentes de IA a veces se incluyen en las aplicaciones de mensajería empresarial. Guían a los usuarios hacia comportamientos basados en los mensajes que han enviado. Por ejemplo, si un usuario escribe a otro que necesitan reunirse en una fecha u hora determinada, un asistente de IA integrado puede abrir un aviso para que el usuario agregue un evento a su calendario.
Tendencias Relacionadas con el Software de Mensajería Instantánea Empresarial
Adición de características de conferencias — Tradicionalmente, las empresas confiaban en una herramienta para mensajería instantánea y otra para conferencias de video y audio. Esto era beneficioso ya que las conferencias a menudo incluyen entidades externas sin acceso a herramientas internas. Sin embargo, más empresas están reconociendo los beneficios de la videoconferencia y VoIP para casos de uso interno. Es inconveniente para los usuarios tener una conversación en una aplicación y moverse a otra, incluso si sería un intercambio más fructífero si lo hicieran.
Subsecuentemente, más empresas están buscando herramientas de mensajería instantánea que proporcionen vías para conferencias de voz y video. Más mensajeros empresariales incluyen capacidad de videoconferencia y VoIP en su oferta, aunque no sean los mejores de su clase ya que no son la característica principal del producto. Esto puede cambiar a medida que más proveedores prioricen las conferencias de audio y video dentro de sus productos.
Problemas Potenciales con el Software de Mensajería Instantánea Empresarial
Inapropiado en contexto — La conveniencia de la mensajería instantánea en el lugar de trabajo a menudo es una ventaja. Por muy útil que sea el software de mensajería instantánea empresarial, no siempre es el canal más eficiente o apropiado para ciertas situaciones. Pueden surgir problemas cuando los individuos no han creado distinciones claras sobre cuándo es apropiado usar un mensajero empresarial en lugar de correo electrónico u otro canal de comunicación. Mientras que los correos electrónicos de una línea podrían ser fácilmente transmitidos en un mensajero instantáneo, los mensajes de formato largo con posibles participantes externos no son apropiados en una plataforma de mensajería instantánea empresarial.
Este problema potencial puede evitarse con la implementación de pautas claras que identifiquen qué canales de comunicación deben usarse en una situación dada. Las empresas y organizaciones deben incluir estas pautas en su proceso de incorporación y capacitación y hacerlas disponibles en una base de conocimiento para referencia. A los individuos que no usen los canales apropiados se les debe recordar suavemente que rompan estos hábitos.
Software y Servicios Relacionados con el Software de Mensajería Instantánea Empresarial
Bots de productividad — Existen bots de productividad construidos para software de mensajería instantánea específico para extender su funcionalidad. Los bots de productividad pueden servir como asistentes de IA si un producto no tiene uno integrado, o proporcionar características útiles que de otro modo no están disponibles para los usuarios en la plataforma nativa. Por ejemplo, los bots de productividad pueden agregar encuestas o sondeos a productos que no los ofrecen de manera nativa, o conectar la aplicación a otras herramientas.
Intranet para empleados — Algunas soluciones de intranet para empleados proporcionan una herramienta de mensajería instantánea empresarial dentro de su producto. Si no se proporciona una, los productos a menudo se integran con otras opciones populares de mensajería empresarial para llenar este vacío. Los usuarios se benefician de tener herramientas de mensajería instantánea desplegadas dentro de su intranet ya que la intranet puede servir como una suite de colaboración y comunicación consolidada.
