Mejores herramientas de eDiscovery
El software de descubrimiento electrónico (eDiscovery) permite la revisión de documentos e información electrónica para su uso durante litigios. Los bufetes de abogados y los departamentos legales corporativos utilizan plataformas de eDiscovery para recopilar todos los archivos posibles y los metadatos asociados, filtrar la información que está fuera del alcance legal y luego revisar documentos individuales para determinar su relevancia para el caso. Esto es precedido por una citación para obtener información digital enviada a las partes relevantes, que especifica los tipos de archivos, las fechas consideradas, el contenido relevante y otras estipulaciones. Muchos productos de eDiscovery se integran con sistemas de bases de datos, almacenamiento de archivos o respaldo para agilizar los procesos de importación y recopilación de datos, así como con otras herramientas de gestión de casos para agrupar estos datos con toda la información relacionada con casos específicos.
Para calificar para la inclusión en la categoría de eDiscovery, un producto debe:
Recopilar y compartimentar archivos de datos de empresas e individuos involucrados en casos judiciales pendientes Filtrar y ordenar documentos según sea necesario en función de la configuración del usuario, extrayendo puntos de datos relevantes para el casoDestacado Software de eDiscovery de un vistazo
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Más Información Sobre Software de eDiscovery
¿Qué es el Software de eDiscovery?
El software de eDiscovery, o software de descubrimiento electrónico, maneja el proceso de descubrimiento de información electrónica antes de procedimientos legales civiles o penales. Las herramientas de eDiscovery identifican, recopilan y producen información almacenada electrónicamente (ESI) para su uso en un juicio o investigación. Las características comunes de las soluciones de eDiscovery incluyen retención legal, evaluación temprana de casos, recopilación de documentos, producción de documentos, procesamiento de documentos y revisión de documentos. Las soluciones más robustas ofrecen herramientas de análisis y visualización de datos para ayudar a los equipos legales a comprender los datos.
Las soluciones de eDiscovery buscan y recopilan documentos y datos, exportan y analizan rápidamente la información, comparten archivos con colegas y clientes, se integran con otras herramientas de software para agilizar procesos y mantienen la seguridad de archivos y datos.
La industria de eDiscovery, incluidos los servicios de eDiscovery, ha explotado en los últimos años. El aumento en popularidad se debe a varias razones, siendo las dos principales la mejora en la tecnología que impulsa las soluciones de eDiscovery y el aumento en el número de documentos almacenados digitalmente. Las soluciones de eDiscovery ahorran tiempo y dinero a los bufetes de abogados y departamentos legales al agilizar el flujo de trabajo de los equipos legales para ESI, que se ha expandido mucho más allá del correo electrónico para incluir docenas de tipos de documentos admisibles. Los principales casos de uso incluyen litigios penales y civiles, investigaciones internas impulsadas por supervisión regulatoria, solicitudes de información pública y mantenimiento de privacidad de datos (especialmente relevante dado el GDPR y el mayor enfoque en la privacidad).
La tecnología se basa en el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y la codificación predictiva, que se refiere al proceso de la aplicación de examinar un subconjunto de documentos en busca de información relevante basada en la entrada del usuario y determinar qué califica. El aumento de la codificación predictiva, que integra inteligencia artificial (IA) en el flujo de trabajo de eDiscovery, ha mejorado la utilidad de las aplicaciones de eDiscovery y ha llevado a una adopción más amplia.
Existen varios casos de uso para el software de eDiscovery, siendo los principales los siguientes:
Retención legal: eDiscovery puede rastrear y crear rastros auditables para las retenciones legales de los usuarios.
Evaluación temprana de casos: Las etapas tempranas de un caso son cruciales para dar forma al desarrollo futuro de los procedimientos de litigio. Las herramientas de eDiscovery brindan al equipo legal la capacidad de organizar, etiquetar y priorizar grandes cantidades de datos no estructurados.
Proyectos de descubrimiento: Las soluciones de eDiscovery aseguran que el período de descubrimiento sea lo menos doloroso posible mientras mantienen la seguridad y el cumplimiento de los documentos.
Investigaciones internas: El software de eDiscovery puede ser utilizado por equipos legales en casos de investigaciones internas para recopilar y digerir tanta información como sea posible sin ser intrusivo. Los equipos legales, de cumplimiento y de recursos humanos pueden utilizar el software para recopilar documentos relevantes que lleguen al corazón de una disputa.
Citaciones de terceros: El software de eDiscovery puede ayudar a las empresas a responder a citaciones gubernamentales y de terceros de manera rápida y fácil. Estas soluciones recopilan documentos relevantes y los envían a las partes necesarias.
Producción de documentos: Estas soluciones crean documentos en varios formatos, organizan archivos relevantes y crean registros de privilegios para que la producción de documentos sea rápida y fácil para los equipos legales.
¿Cuáles son las Características Comunes del Software de eDiscovery?
Las siguientes son algunas características principales dentro del software de eDiscovery que pueden ayudar a los usuarios:
Recopilación de documentos: El software de eDiscovery recopila documentos de varias fuentes de datos mientras produce un rastro auditable.
Procesamiento de datos: El software procesa documentos electrónicos y extrae información relevante mediante el peinado de metadatos, la creación de imágenes de aplicaciones nativas y el análisis de dominios. El usuario alimenta datos al motor, y la aplicación los procesa, preparándolos para la revisión legal.
Revisión de documentos: El software de eDiscovery procesa documentos y extrae información relevante mediante el peinado de metadatos, la creación de imágenes de aplicaciones nativas y el análisis de dominios.
Acceso con permisos: La solución aísla y protege documentos privilegiados o protegidos por contraseña para permitir solo el acceso necesario.
Análisis de proyectos: Analiza proyectos de descubrimiento y produce visualizaciones de datos basadas en la información disponible del proyecto. Estas herramientas pueden ayudar a analizar proyectos de descubrimiento y producir visualizaciones de datos para ayudar a los profesionales legales a obtener una mejor comprensión de lo que dicen los datos.
Retención legal: El software de eDiscovery automatiza el proceso de preservación de ESI relevante para litigios anticipados.
Producción de documentos: La producción de documentos es una característica clave del software de eDiscovery. Los profesionales legales configuran su aplicación para rastrear y seleccionar documentos relevantes basados en indicadores clave como palabras o frases específicas. Las herramientas de eDiscovery destacan el ESI relevante y lo preparan para el proceso legal posterior al descubrimiento.
Revisión asistida: Al aprovechar la función de revisión asistida de una plataforma de eDiscovery, los profesionales legales pueden mejorar la precisión de la revisión de documentos y asegurarse de que no están perdiendo información relevante.
Dinámica de casos y transcripciones: Algunas plataformas de eDiscovery proporcionan a los usuarios herramientas que albergan documentos de casos y crean enlaces entre diferentes documentos legales. Las transcripciones pueden vincularse a documentos de casos dispares, y se puede agregar y analizar nueva información a medida que el caso se desarrolla.
Detección automática de materiales privilegiados: El software de eDiscovery generalmente examina el ESI relevante para identificar y marcar documentos privilegiados para que el equipo no pierda tiempo en ellos.
Algunas soluciones de eDiscovery también incluyen:
Informes de usuario: La solución rastrea e informa sobre la actividad del revisor para proyectos específicos.
Plantillas de proyectos: El software proporciona plantillas para diferentes tipos de proyectos.
Revisión automatizada: El software de eDiscovery leverages machine learning para revisar y analizar automáticamente los documentos en revisión.
Visualización de datos: Ciertas soluciones de eDiscovery contienen herramientas de visualización de datos, que ayudan a los profesionales legales a comprender la información y la historia presentada por conjuntos de datos específicos.
Cadena de custodia en tiempo real: Esta característica se refiere al rastro auditable de huellas digitales dejadas en documentos legales por la aplicación de eDiscovery.
¿Cuáles son los Beneficios del Software de eDiscovery?
Agilizar el proceso de descubrimiento: Los profesionales legales utilizan el software de eDiscovery para agilizar el proceso de descubrimiento. Lo que antes era un proceso arduo, revisando minuciosamente miles de documentos a mano, ahora ha mejorado enormemente con la introducción del software de eDiscovery impulsado por IA. La mayoría de los bufetes de abogados están trasladando las operaciones de litigio, específicamente las actividades de eDiscovery, internamente. Este cambio significa un aumento en la cantidad de trabajo para los equipos legales internos y, por lo tanto, un aumento en la necesidad de procesos eficientes y automatización.
Ahorro de costos y tiempo: Una razón importante para usar el software de eDiscovery es ahorrar tiempo y costos durante el proceso de descubrimiento. Estas soluciones permiten a los bufetes de abogados ahorrar tiempo al proporcionar búsqueda de palabras clave simultánea en múltiples ubicaciones, deduplicación automática de resultados de búsqueda, filtrado de resultados de búsqueda basado en permisos, indexación, recuperación de elementos no indexados, redacción automática y archivo de documentos. A medida que la cantidad de ESI se ha disparado, los costos de descubrimiento han respondido en consecuencia. Las soluciones de eDiscovery impulsadas por IA han ayudado a mantener los costos bajos mientras mejoran la precisión y la eficiencia de la recopilación de datos.
La implementación del software de eDiscovery ahorra tiempo a los equipos legales y les permite reducir los costos asociados con la revisión de documentos, la evaluación temprana de casos y todas las tareas relacionadas con el descubrimiento. El mito de que la revisión manual de documentos por humanos es más precisa que la revisión asistida por computadora parece haber desaparecido, ya que montones de evidencia empírica que respaldan la increíble precisión de las soluciones de eDiscovery para identificar documentos relevantes han eliminado el apoyo de observadores razonables. Se han completado múltiples estudios comparando la precisión de la revisión de documentos por humanos y la revisión automatizada de documentos, y los sistemas automatizados superaron fácilmente los números generados por humanos.
¿Quién Usa el Software de eDiscovery?
Los profesionales legales utilizan el software de eDiscovery. A medida que el software de eDiscovery mejora, se está volviendo más fácil para los equipos legales internos utilizar estas plataformas en lugar de contratar empresas externas de eDiscovery.
Bufetes de abogados: Los abogados y paralegales dentro de los bufetes de abogados son los dos grupos de usuarios más grandes del software de eDiscovery. Los abogados pueden no interactuar tan directamente con estas soluciones, pero dependen de la información que se obtiene, organiza y presenta en un formato digerible.
Departamentos legales: Los departamentos legales corporativos internos son el otro gran grupo de usuarios de soluciones de eDiscovery. Estos equipos utilizan el software para manejar investigaciones, litigios y auditorías. Los departamentos legales pueden registrar, cargar, normalizar, analizar, evaluar, compartir y almacenar datos relevantes recopilados por herramientas de eDiscovery para ayudar en sus auditorías e investigaciones.
Software Relacionado con el Software de eDiscovery
Las soluciones relacionadas que se pueden usar junto con el software de eDiscovery incluyen:
Software de gestión de prácticas legales: Las soluciones de eDiscovery a menudo se integran con el software de gestión de prácticas legales, lo que ayuda a los bufetes de abogados a tener una solución integral para casos que involucran eDiscovery.
Software de gestión de casos legales: Las soluciones de gestión de casos legales, también conocidas como soluciones de gestión de asuntos, manejan casos legales para bufetes de abogados y departamentos legales. Las herramientas de eDiscovery a menudo se integran con el software de gestión de casos legales.
Desafíos con el Software de eDiscovery
Las soluciones de software pueden venir con su propio conjunto de desafíos.
Integraciones adecuadas: Para que una herramienta de eDiscovery sea lo más útil posible, necesita integrarse con y recopilar datos de una amplia variedad de fuentes. Microsoft Office 365 es la integración más común porque históricamente la mayoría del ESI han sido correos electrónicos, pero a medida que aumentan los tipos de documentos legalmente permisibles, las soluciones de eDiscovery deben poder recopilar datos de ellos.
Datos sensibles: Las herramientas de eDiscovery manejan la gestión de datos sensibles, por lo que los estándares de seguridad deben ser robustos. La seguridad de los datos, particularmente en entornos en la nube donde la responsabilidad de la seguridad recae en los proveedores que operan allí, es especialmente importante en una era de ciberataques crecientes.
¿Qué Empresas Deberían Comprar Software de eDiscovery?
Los bufetes de abogados, las empresas con departamentos legales y los gobiernos podrían beneficiarse de la compra de software de eDiscovery.
Corporaciones: Los departamentos legales corporativos que implementan soluciones de eDiscovery pueden aprovechar esas herramientas para manejar disputas e investigaciones internamente, así como acelerar la recopilación de datos.
Bufetes de abogados: Los bufetes de abogados grandes y pequeños pueden beneficiarse de adoptar software de eDiscovery. Con estas herramientas, pueden trasladar el trabajo de descubrimiento internamente y mantener esa parte de las horas facturables para la revisión de documentos.
Organizaciones gubernamentales: Las agencias gubernamentales que implementan herramientas de eDiscovery pueden manejar solicitudes de registros más rápido y más fácilmente, así como lidiar con dockets de litigios y la revisión y producción de documentos necesarios.
Cómo Comprar Software de eDiscovery
Recolección de Requisitos (RFI/RFP) para Software de eDiscovery
Para compilar una lista larga adecuada de posibles herramientas de eDiscovery, el comprador potencial debe determinar cuántos asuntos y cuántos datos por asunto es probable que manejen. Las estructuras de precios varían entre los proveedores, por lo que asegurarse de que los compradores eliminen a los proveedores con estructuras que serían prohibitivamente caras es un buen punto de partida. El comprador también debe observar el conjunto de características ofrecido por el proveedor y cuán robusta es la tecnología subyacente. Si el producto cumple con todos los requisitos de características y está dentro de un rango de precios, entonces puede agregarse a la lista.
El comprador potencial también debe evaluar el número de usuarios y su familiaridad con soluciones similares. ¿Podrán aprovechar una solución con herramientas analíticas robustas y características completas? ¿O están mejor adaptados a una herramienta básica para ayudar a recopilar y reducir el caché inicial de documentos? Una vez que un comprador determina la prioridad de sus requisitos, puede pasar a compilar una lista larga de opciones.
Comparar Productos de Software de eDiscovery
Crear una lista larga
Los compradores potenciales deben eliminar cualquier producto que sepan que no cumple con los criterios básicos que reunieron durante la recolección de requisitos. Deben compilar una lista estandarizada de preguntas basadas en esos requisitos para hacer a los proveedores durante las conversaciones iniciales.
Crear una lista corta
Los compradores potenciales deben enviar RFIs y observar las respuestas para ayudar a compilar una lista corta. Los informes de investigación y las reseñas de usuarios son una excelente manera de evaluar las soluciones que hacen la lista corta y parecen prometedoras.
Realizar demostraciones
Solo se debe pedir demostraciones a los proveedores que hagan la lista corta de posibles soluciones. Los compradores potenciales deben pedir demostraciones en vivo y entrar con un tipo específico de escenario o listar escenarios típicos de su negocio para demostrar la efectividad de los sistemas. Si el precio no es transparente, el bufete de abogados o la empresa debe pedir detalles de precios.
Selección de Software de eDiscovery
Elegir un equipo de selección
Los usuarios reales del software deben incluirse en el equipo de selección para evaluar la usabilidad. Un miembro del equipo de finanzas debe unirse siempre que sea posible, y un líder técnico debe unirse al equipo para tratar con los detalles sobre integraciones de sistemas y seguridad.
Negociación
El proceso de negociación tendrá lugar entre el comprador y algunos proveedores seleccionados de la lista corta. El precio será importante en esta etapa, y los tomadores de decisiones sopesarán el posible retorno de la inversión (ROI) dado el ahorro de costos y tiempo proporcionado por la solución, así como el número de asuntos esperados por año. La decisión final se basa típicamente en los datos disponibles y la información obtenida del proceso de compra, y la toma el equipo de selección.
¿Cuánto Cuesta el Software de eDiscovery?
Las soluciones de eDiscovery varían ampliamente en cómo se precian. Algunos proveedores utilizan un modelo de pago por uso, mientras que otros fijan el precio de su producto con un modelo de pago por asunto y otros un modelo de suscripción basado en el tiempo. El método tradicional de fijación de precios de las empresas que proporcionan servicios de eDiscovery es el precio por línea de servicio, donde el cliente paga por cada servicio en el menú a la carta.
Retorno de la Inversión (ROI)
Hay algunas formas de calcular el ROI en una solución de eDiscovery. Una es calcular la reducción en los datos de descubrimiento observando la tasa de revisión de documentos y el costo por hora de los revisores externos. Luego, los compradores deben considerar la tasa de deduplicación de la solución y la reducción en documentos revisables después de la evaluación temprana de casos (ECA) y la reducción adicional que hace la solución de eDiscovery. El siguiente paso implica restar la cantidad de dinero requerida para la revisión de documentos después de la reducción de eDiscovery, de la cantidad que se habría requerido sin ninguna reducción, y luego, el comprador tendrá una estimación sólida de los ahorros de costos. Los equipos pueden observar el ROI en términos de tiempo ahorrado por asunto que de otro modo se habría gastado en la revisión innecesaria de documentos.
Tendencias del Software de eDiscovery
La industria legal ha visto una adopción generalizada del software de eDiscovery en los últimos años, lo que ha llevado a una gran cantidad de bufetes de abogados y departamentos a trasladar su proceso de eDiscovery internamente.
Soluciones basadas en la nube
Como en la mayoría de las industrias, los proveedores están pasando de software en las instalaciones a construir y entregar soluciones en la nube. eDiscovery no es una excepción, y el hecho de que las operaciones ahora estén en la nube significa que es más fácil que nunca expandir el número de integraciones con sistemas de almacenamiento de documentos relacionados o soluciones de gestión de asuntos.
Descubrimiento impulsado por IA
Las mejoras en la IA han ampliado el alcance de la funcionalidad para eDiscovery. La IA está haciendo que eDiscovery sea más rápido y preciso, proporcionando más ROI a los usuarios y ofreciendo más información basada en datos sobre documentos relevantes.
Análisis y visualización de datos
Otra tendencia en el espacio de eDiscovery es que las soluciones ofrecen herramientas de análisis y visualización de datos más robustas. Los profesionales legales quieren que los documentos sean revisados y analizados, pero están buscando características adicionales de visualización de datos para ayudarles a comprender la información que han encontrado a un nivel más profundo.
