Más Información Sobre Software de Gestión del Ciclo de Vida de Contratos (CLM)
¿Qué es el Software de Gestión del Ciclo de Vida de Contratos (CLM)?
El software de gestión del ciclo de vida de contratos (CLM) ayuda a las empresas en cada etapa del ciclo de vida del contrato al simplificar el proceso desde la creación hasta las actividades posteriores a la firma, incluyendo el seguimiento de obligaciones, la resolución de contratos y la gestión del cumplimiento de contratos. Estas herramientas ayudan a las organizaciones a garantizar que las partes interesadas internas y externas estén informadas y cumplan con sus obligaciones contractuales al almacenar todos los datos del contrato en un repositorio centralizado, proporcionando un medio para colaborar y comunicarse.
Las herramientas CLM difieren del software de gestión de contratos tradicional. Las soluciones CLM permiten a los usuarios gestionar actividades después de la ejecución del contrato, incluyendo el rendimiento y el cumplimiento del contrato, el seguimiento de obligaciones y la resolución de disputas. Los productos CLM proporcionan características para notificar a las partes sobre hitos contractuales próximos para ayudar a agilizar el proceso de renovación de contratos e informar a las partes apropiadas sobre el rendimiento del contrato.
Varios departamentos en una organización son usuarios de soluciones CLM, ya que los contratos son inherentes a muchas operaciones comerciales. Las herramientas CLM suelen integrarse con varios software, incluyendo software CRM, software de firma electrónica, software de contabilidad, software de propuestas, y software CPQ.
¿Cuáles son las Características Comunes del Software de Gestión del Ciclo de Vida de Contratos (CLM)?
Las siguientes son algunas características principales del software CLM:
Creación de contratos y plantillas: Los contratos son naturalmente complejos y requieren un lenguaje estandarizado y cláusulas específicas. Las herramientas CLM permiten a las organizaciones crear contratos y plantillas para agilizar el proceso de creación y asegurar la uniformidad en los documentos. Esta característica permite a los profesionales no legales crear contratos básicos con confianza, asegurando que el lenguaje requerido sea proporcionado y correcto.
Edición de contratos: Una característica clave de las soluciones CLM es el marcado de contratos, o la capacidad de editar contratos y comparar múltiples versiones. La edición de contratos puede realizarse internamente y externamente y es vital en la gestión de contratos ya que proporciona un rastro de auditoría que resalta los cambios entre las iteraciones del contrato.
Base de datos de contratos: Esta característica ayuda a almacenar contratos en un repositorio central con capacidades de búsqueda nativas. Las organizaciones pueden aumentar la eficiencia al buscar digitalmente a través de contratos en lugar de hacerlo manualmente.
Notificaciones y recordatorios: Las herramientas CLM ofrecen características para programar recordatorios para los usuarios y notificarles sobre hitos contractuales próximos, como la renovación o expiración del contrato. Esto ayuda a los usuarios a cumplir con los plazos contractuales y asegura que los contratos se completen a tiempo. Además, esta característica asegura que las empresas conozcan y tomen las acciones necesarias para renovar contratos o comunicar cambios propuestos o enmiendas a futuras iteraciones del contrato.
Integraciones o APIs: Otra característica principal de las soluciones CLM es su capacidad para integrarse con sistemas empresariales clave, como software CRM para asociar contratos con cuentas de clientes y software CPQ para extraer información de cotizaciones calculadas en el contrato.
Análisis avanzado de contratos: Las herramientas CLM aprovechan el análisis para optimizar la gestión de contratos con esta característica. Esto proporciona a las empresas una visión del proceso de creación y entrega de contratos y ayuda a identificar cuellos de botella y formas de mejorar la eficiencia del proceso.
Informes y paneles de control: Las soluciones CLM aprovechan los datos de los contratos para proporcionar informes estándar y ad hoc sobre el estado y los plazos de los contratos, con la capacidad de monitorear vistas generales en vivo de las actividades contractuales.
Aprobaciones de contratos: Agiliza los procesos para las aprobaciones de contratos para integrar flujos de trabajo a través de los departamentos de manera lógica con esta solución de software. Esto aumenta la eficiencia de cada etapa del proceso CLM, coordinando fácilmente con las partes interesadas apropiadas y asegurando que se cumplan los estándares.
¿Cuáles son los Beneficios del Software de Gestión del Ciclo de Vida de Contratos (CLM)?
El software CLM ofrece varios beneficios a las organizaciones, incluyendo:
Mayor colaboración: Las soluciones CLM proporcionan un medio digital para que los usuarios colaboren, revisen y revisen contratos con partes interesadas internas y externas. Esto acelera todo el proceso de contrato, particularmente la revisión interna y la etapa de negociación del contrato.
Automatización mejorada: Un beneficio clave de las herramientas CLM es la capacidad de agilizar los flujos de trabajo para cada etapa del proceso de gestión de contratos para minimizar las tareas manuales y asegurar que se sigan los procedimientos apropiados. La automatización se puede usar para notificar a los usuarios y rastrear datos clave del contrato, como fechas de expiración o renovación, y agilizar los flujos de trabajo de contratos para minimizar el tiempo del ciclo de contratos.
Rastro de auditoría: Debido a la naturaleza sensible de los contratos y el riesgo financiero y legal asociado con ellos, las organizaciones necesitan tener un rastro de auditoría de todas las actividades contractuales para asegurar el cumplimiento del contrato. Las herramientas CLM proporcionan un rastro de auditoría para rastrear fácilmente todas las ediciones o revisiones realizadas a un contrato y mantener registros de cumplimiento contable precisos.
Seguimiento del rendimiento: Un beneficio esencial de las soluciones de software CLM es evaluar fácilmente el rendimiento del contrato en cuanto a obligaciones y cumplimiento. Estas herramientas proporcionan a las partes interesadas un panel de control centralizado para rastrear eficientemente cómo se desempeña un contrato para asegurar que se reciba el máximo valor y evitar posibles fugas de ingresos.
Mayor autoservicio: La capacidad de proporcionar plantillas de contratos es un beneficio significativo para los profesionales no legales. Les permite crear acuerdos o contratos con confianza y evitar el cuello de botella de los profesionales legales redactando el contrato inicial. Esto permite a los equipos legales centrarse en elementos de mayor prioridad y permite a otros grupos no legales realizar el trabajo necesario para comenzar el proceso de contrato.
¿Quién Usa el Software de Gestión del Ciclo de Vida de Contratos (CLM)?
Los contratos son un aspecto esencial de las operaciones comerciales, y como tal, las partes interesadas que utilizan herramientas CLM son amplias y pueden variar según las necesidades y procesos comerciales únicos. A continuación se presentan algunos ejemplos de grupos empresariales que probablemente utilizan regularmente soluciones CLM.
Equipos legales: El software CLM permite a los profesionales legales agilizar el proceso de gestión de contratos al crear plantillas para colegas no legales, proporcionar un repositorio de contratos, rastrear obligaciones y asegurar el cumplimiento. Estas herramientas también proporcionan a los equipos legales recordatorios y notificaciones de renovaciones y expiraciones de contratos, lo cual es vital ya que la mayoría de los equipos legales son responsables de gestionar una gran cantidad de contratos simultáneamente.
Equipos de ventas: Las herramientas CLM permiten a los equipos de ventas compartir contratos de manera segura, colaborar con partes internas y externas, y obtener contratos firmados. Las herramientas CLM ayudan a los equipos de ventas a agilizar el proceso de firma de contratos y mitigar los riesgos asociados con información inexacta, ya que la información se integra típicamente desde soluciones CRM, CPQ o de firma electrónica. Además de mitigar el riesgo, esto puede acelerar el proceso de firma de contratos y ayudar a establecer buenas relaciones con los clientes.
Equipos de RRHH: Los profesionales de RRHH pueden aprovechar las soluciones CLM para replicar rápidamente contratos o acuerdos utilizando las plantillas de contratos pre-creadas, agilizando los procesos de contratación.
Equipos de finanzas: El software CLM ayuda a los equipos de finanzas a rastrear obligaciones y rendimiento de contratos, identificar ingresos perdidos y encontrar oportunidades de ahorro de costos. Las soluciones CLM también notifican a los equipos de finanzas sobre expiraciones y renovaciones de contratos próximas para asegurar que los equipos no pierdan renovaciones u oportunidades de ingresos potenciales.
¿Cuál es el Mejor Software de Gestión del Ciclo de Vida de Contratos para Empresas Tecnológicas?
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Ironclad: Una plataforma CLM basada en la nube que ofrece flujos de trabajo personalizables, análisis de contratos asistido por IA e integraciones perfectas con herramientas como Salesforce y Google Drive.
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LinkSquares: Proporciona análisis de contratos impulsado por IA y gestión del ciclo de vida, permitiendo a las empresas tecnológicas obtener información sobre términos, obligaciones y riesgos contractuales.
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DocuSign CLM: Se extiende más allá de las firmas electrónicas para ofrecer gestión de contratos de extremo a extremo, incluyendo flujos de trabajo automatizados y seguimiento de cumplimiento, integrándose con más de 900 servicios.
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Juro: Una plataforma de automatización de contratos todo en uno diseñada para equipos legales internos. Combina la creación, negociación y firma electrónica de contratos en una interfaz colaborativa nativa del navegador, perfecta para startups y empresas SaaS.
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Ironclad: Diseñado para equipos legales en empresas tecnológicas de rápido crecimiento, Ironclad ofrece flujos de trabajo modernos y personalizables, integraciones perfectas (como Salesforce y Slack) y sólidos análisis de contratos con IA.
¿Cuál es la Solución CLM Líder para Equipos Remotos?
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ContractPodAi: Una plataforma nativa de la nube diseñada para equipos legales y de adquisiciones, que ofrece redacción de contratos, enrutamiento de aprobaciones y automatización de documentos, ideal para la colaboración remota a gran escala.
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Gatekeeper: Una plataforma de gestión de ciclo de vida de contratos y proveedores que ofrece automatización, extracción de datos con IA y una solución segura para gestionar contratos y proveedores, lo que la hace adecuada para la colaboración remota.
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Evisort: Proporciona análisis de contratos impulsado por IA, colaboración en tiempo real y accesibilidad en la nube, permitiendo a los equipos legales y de adquisiciones gestionar contratos de manera eficiente desde cualquier lugar.
Software Relacionado con el Software de Gestión del Ciclo de Vida de Contratos (CLM)
Las soluciones relacionadas que pueden usarse junto con el software CLM incluyen:
Software de firma electrónica: La firma electrónica, también conocida como software de firma electrónica, permite a los usuarios recopilar firmas de manera segura en documentos digitales, eliminando la necesidad de copias físicas y permitiendo a los usuarios firmar en tiempo real. Las soluciones de firma electrónica y las herramientas CLM suelen integrarse para agilizar el proceso de firma mientras se asegura la seguridad y el cumplimiento con los estándares y regulaciones de la industria.
Software CRM: El software CLM suele integrarse con el software CRM para aumentar la visibilidad a través de múltiples unidades de negocio en una empresa. Esta integración también permite a los equipos de ventas asociar contratos con una cuenta particular en una base de datos central para comprender completamente el aspecto contractual de una relación con el cliente.
Software CPQ: El CPQ, o software de configuración, precio y cotización, se integra comúnmente con herramientas CLM para extraer datos de cotización y precios. La integración entre estos software reduce el riesgo de error manual y asegura que la información de precios sea consistente con las políticas de la empresa.
Software de propuestas: El software de propuestas ayuda a generar solicitudes de propuestas (RFP) para operaciones de ventas. Estas herramientas suelen integrarse con el software CRM y CPQ para automatizar la recuperación de datos. El software de propuestas a menudo se integra con productos CLM a medida que la propuesta se finaliza y pasa a la siguiente etapa del proceso de contrato.
Software de análisis de contratos: El software de análisis de contratos a menudo se integra con soluciones CLM para recuperar y analizar datos de contratos. Las herramientas de análisis de contratos utilizan inteligencia artificial (IA) o aprendizaje automático (ML) para eliminar duplicados y extraer datos clave del contrato, como palabras clave, términos de pago u obligaciones.
Desafíos con el Software de Gestión del Ciclo de Vida de Contratos (CLM)
Los productos CLM pueden presentar su propio conjunto de desafíos. Algunos de ellos se enumeran a continuación.
Seguridad: Los contratos son extremadamente sensibles ya que pueden contener información financiera, información de identificación personal (PII) u otros datos contractuales que son un objetivo clave durante las violaciones de datos. Asegurar la seguridad es de suma importancia al utilizar una herramienta CLM, y las empresas deben estar al tanto de los estándares de la industria en términos de seguridad, implementación y operaciones. Como la mayoría de las herramientas CLM están basadas en la nube, las empresas pueden no ser capaces de controlar y asegurar el entorno en la nube de manera independiente. Además, como los contratos se colaboran frecuentemente a través de múltiples unidades de negocio, asegurar que se trabajen en un entorno seguro es esencial.
Requisitos de cumplimiento: Dado que las soluciones CLM gestionan cada etapa del proceso de contrato, es fundamental que las empresas comprendan los diversos estándares y regulaciones a los que deben adherirse, lo que puede depender de la industria y la ubicación.
Integraciones complejas: Las herramientas CLM a menudo se integran con varios sistemas, lo que lleva a integraciones engorrosas. Las empresas que seleccionan herramientas CLM deben asegurarse de que la herramienta elegida pueda integrarse en su infraestructura de TI existente y comprender los procesos detallados para asegurar su compatibilidad y flujos de trabajo. Las empresas también deben estar al tanto de los flujos de trabajo requeridos para su software CLM, ya que puede entrar en conflicto con los procesos comerciales existentes y requerir ajustes internos.
Accesibilidad y adopción: Un desafío que algunas organizaciones enfrentan al utilizar una herramienta CLM es la accesibilidad adecuada. Los CLM gestionan todo el proceso de contrato, desde la pre-firma hasta la ejecución posterior al contrato. Por lo tanto, es crucial asegurar que todas las unidades de negocio relevantes accedan al sistema y tengan los controles apropiados. Para que los productos CLM sean más efectivos, deben ser ampliamente adoptados en toda la organización, ya que sin la adopción de los usuarios, el sistema no puede desempeñarse a su máxima capacidad.
Cómo Comprar Software de Gestión del Ciclo de Vida de Contratos (CLM)
Recolección de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Gestión del Ciclo de Vida de Contratos (CLM)
La recolección de requisitos para herramientas CLM es crítica para asegurar que la empresa esté utilizando un producto que satisfaga sus necesidades. Para hacerlo, las empresas deben evaluar el software en función de sus necesidades críticas, como se proporciona a continuación.
Comparar Productos de Gestión del Ciclo de Vida de Contratos (CLM)
Crear una lista larga
Las listas largas se crean eliminando soluciones de software que no proporcionan funcionalidad crítica. Para hacer una lista larga para un producto CLM, un comprador debe evaluar las funciones esenciales y analizar qué productos proporcionan la funcionalidad necesaria. El software CLM proporciona funciones a lo largo de todo el ciclo de vida del contrato, desde la creación de contratos y la creación de plantillas hasta la elaboración de informes y análisis. Una lista larga típica no debe contener más de 10 productos a menos que haya muchas opciones similares. En este caso, los compradores deben considerar la capacidad de un producto para integrarse con el software existente, escalabilidad, personalización, accesibilidad móvil y cualquier regulación o estándar de la industria relevante para eliminar productos.
Crear una lista corta
De la lista larga de proveedores CLM, es útil reducir la lista y desarrollar una lista más corta de contendientes, preferiblemente no más de tres a cinco. Con esto en mano, las empresas pueden producir una matriz para comparar las características, compatibilidad y precios de las diversas ofertas.
Realizar demostraciones
Para asegurar que la comparación sea exhaustiva, el usuario debe probar una demostración o prueba gratuita para cada solución de software en la lista corta con los mismos casos de uso y criterios. Esto permitirá a la empresa evaluar de manera similar y ver cómo cada producto se compara con la competencia.
Selección de Software de Gestión del Ciclo de Vida de Contratos
Elegir un equipo de selección
El software CLM impacta a una variedad de unidades de negocio dentro de una organización, destacando la importancia de seleccionar un equipo de selección crítico. Es vital considerar la entrada y los criterios de calificación de cada miembro de la unidad de negocio que utilizará el software, ya que las necesidades y los casos de uso pueden variar. El comité de selección para una herramienta CLM puede consistir en un miembro de cada departamento destinado a utilizar el software, como un representante legal, un empleado de RRHH, un líder de ventas y un profesional de TI para asegurar la compatibilidad del software. El comité de selección será responsable de evaluar cada caso de uso del software y asegurar el cumplimiento con los estándares organizacionales e industriales.
Negociación
Al negociar un contrato de software, es crítico primero asegurar que el software cumplirá con las regulaciones y estándares de la industria y proporcionará un medio seguro para gestionar todo el ciclo de vida del contrato. Esto es imperativo ya que el costo de las herramientas CLM puede variar enormemente. El precio depende del tamaño de la empresa, la cantidad de almacenamiento necesario y el número de licencias, entre otros factores. Además, dado que los productos CLM se extienden a través de múltiples unidades de negocio, los compradores también deben determinar si necesitan asistencia para implementar o integrar con otros sistemas de soporte empresarial. Por último, las empresas deben considerar la duración del contrato que sea más apropiada para sus necesidades para negociar mejor contratos a largo plazo.
Decisión final
Los compradores deben tomar la decisión final basada en toda la información recopilada previamente. Las empresas deben clasificar sus necesidades en orden de importancia y seleccionar la herramienta que satisfaga primero sus necesidades más críticas, luego evaluar qué software se adapta mejor a sus necesidades empresariales.
