Más Información Sobre Software de Gestión de Gastos
¿Qué es el Software de Gestión de Gastos?
El software de gestión de gastos se refiere a soluciones que procesan, pagan y auditan los gastos iniciados por los empleados, como vuelos, alquiler de coches, alojamiento, comidas, lavandería, llamadas de negocios y envío de artículos relacionados con el trabajo. Este tipo de software comparte algunas similitudes con la gestión de gastos, que planifica y monitorea los gastos de adquisición como materias primas, servicios empresariales o inversiones.
Los empleados pueden gestionar los gastos de múltiples maneras, desde aplicaciones móviles de escaneo de recibos hasta software empresarial que cubre políticas de viaje, aprobaciones, seguimiento de gastos y gestión de costos de viaje.
¿Qué Tipos de Software de Gestión de Gastos Existen?
Algunos software de contabilidad y sistemas ERP incluyen características básicas para la gestión de gastos, que suelen ser insuficientes para empresas con muchos empleados móviles. Estos sistemas pueden usarse para consolidar datos de gestión de gastos, pero no son una buena opción para aprobaciones, seguimiento y monitoreo de gastos.
Independiente
El software de gestión de gastos independiente existe por separado de otros sistemas. Este tipo de software se enfoca exclusivamente en gestionar gastos y proporciona poca o ninguna funcionalidad para la gestión de viajes. Los proveedores suelen ofrecer integración con software de gestión de viajes, sistemas ERP y software de contabilidad.
Viajes y gastos
El software de gestión de gastos puede ser parte de soluciones de viajes y gastos, ya sea como un módulo separado o entregado como un paquete que solo se puede comprar y usar como un sistema. Los proveedores que ofrecen módulos o productos separados para la gestión de viajes y gastos también tienden a combinarlos en suites para empresas que necesitan ambos tipos de características.
¿Cuáles son las Características Comunes del Software de Gestión de Gastos?
Las siguientes son algunas características principales dentro del software de gestión de gastos que pueden ayudar a los usuarios a categorizar sus gastos, afinar sus flujos de trabajo y crear informes de gastos, por nombrar algunos.
Informes de gastos: Para ser reembolsados, los empleados necesitan crear informes de gastos y proporcionar información sobre cada tipo de gasto, el monto y la fecha. Los recibos deben incluirse en los informes de gastos para que los gerentes y contadores puedan tener prueba de que el empleado gastó el dinero por el que solicita el reembolso. Los formularios de informes de gastos generalmente tienen campos predefinidos que asignan gastos por tipo, departamento o unidad de negocio.
Categorías de gastos: Las empresas necesitan categorizar los gastos empresariales para organizar mejor el gasto de la empresa, como viajes, suministros de oficina y salidas de equipo, mientras también optimizan el seguimiento de estos costos. Las principales categorías utilizadas por las empresas son transporte, comidas, alojamiento, gastos de mudanza y servicios relacionados con el trabajo (como llamadas de negocios o limpieza de lavandería). Las empresas también necesitan diferenciar entre gastos deducibles y no deducibles. Según el IRS, los gastos son deducibles si se utilizan para negocios y trabajo. La parte de los gastos utilizada para fines personales generalmente no es deducible. A veces, las empresas pueden decidir cubrir algunos gastos personales para mejorar la satisfacción del empleado.
Flujos de trabajo de aprobación: Los gastos de viaje necesitan ser aprobados por los gerentes para ser procesados y reembolsados. En algunos casos, los contadores también necesitan aprobar gastos (por ejemplo, un gasto de mudanza de $10,000 necesitará ser aprobado por gerentes y contadores antes de ser procesado). Para definir quién necesita aprobar qué tipos de gastos, el software de gestión de gastos proporciona flujos de trabajo para determinar los pasos del proceso de aprobación. Los flujos de trabajo de aprobación estándar generalmente se entregan listos para usar, pero pueden ser modificados por las empresas según sus necesidades específicas.
Integración de pagos: Los reembolsos de gastos se realizan a través de transferencias de dinero directamente a la cuenta bancaria del empleado. Las empresas necesitan gestionar varios tipos de pagos, como anticipos en efectivo y pagos parciales. También es esencial ajustar los pagos cuando ocurren errores y los empleados son reembolsados con el monto incorrecto. Dado que la mayoría de los sistemas de gestión de gastos no proporcionan características avanzadas para pagos, es crítico integrarse con software de pasarela de pago y otras soluciones de procesamiento de pagos.
Analítica: Las transacciones de gastos generan una gran cantidad de datos que necesitan ser analizados para determinar inexactitudes y tendencias. La analítica de gastos ayuda a los gerentes a monitorear el gasto en viajes a diferentes niveles de la empresa. Los contadores también utilizan la analítica para pronosticar montos futuros y tenerlos en cuenta al crear presupuestos.
Otras características del software de gestión de gastos: Recordatorios Automáticos, Integraciones de Tarjetas de Crédito, Conversión de Moneda, Gestión de Itinerarios, Capacidades Offline, Cumplimiento de Regulaciones PCI, Cumplimiento de Políticas, Captura de Recibos, y Notificaciones de Viaje.
¿Cuáles son los Beneficios del Software de Gestión de Gastos?
Disminuir los costos de viaje y procesamiento de gastos empresariales: El software de gestión de gastos agiliza el proceso de informes y aprobación, lo que permite a las empresas rastrear fácilmente los gastos de los empleados. Esto a su vez permite a las organizaciones asegurarse de que están obteniendo el mejor valor de sus gastos de viaje y relacionados con los empleados.
Reducir errores de gastos: Este software automatiza varios de los pasos involucrados en el seguimiento, informe y presentación de gastos, lo que reduce la cantidad de participación humana. Aunque probablemente sea en el mejor interés de una empresa revisar el trabajo completado a lo largo del flujo de trabajo, esta automatización reduce los errores comunes que cometen los humanos.
Asegurar la responsabilidad de los empleados y gerentes relacionada con los gastos: El seguimiento de los gastos y el "rastro de papel" que se crea, permite a las empresas asegurarse de que sus empleados sean responsables de sus compras y que los gastos cumplan con las políticas de la empresa. Esta característica también ayuda a prevenir el gasto excesivo de los empleados y los reembolsos no autorizados.
Facilitar la transparencia de las políticas de gastos para empleados, gerentes, clientes e inversores: Las capacidades de informes y análisis de este software permiten a todas las partes interesadas una vista instantánea de los gastos relacionados con los empleados y las políticas que deben cumplir.
¿Quién Usa el Software de Gestión de Gastos?
El software de gestión de gastos puede ser utilizado por una variedad de empleados dentro de una amplia gama de industrias. Desde empleados que viajan, hasta contadores y contratistas, la siguiente lista explica cómo diferentes empleados pueden beneficiarse de este software.
Empleados: Los empleados, principalmente aquellos que viajan con frecuencia, son los mayores usuarios del software de gestión de gastos. Los gastos de viaje ocasionales también pueden gestionarse utilizando este tipo de software, pero no justifica invertir en software de gestión de gastos. Mientras que los empleados utilizan el software de gestión de gastos principalmente para presentar gastos que ya incurrieron, también pueden usar el sistema para solicitar aprobación antes de reservar viajes.
Gerentes: Los gerentes son responsables de aprobar gastos y reembolsos. Dependiendo de las políticas y reglas de gastos de la empresa, algunos tipos de gastos no requieren aprobación, mientras que otros solo pueden procesarse con la aprobación de uno o más gerentes. Los gerentes también rastrean los gastos totales por equipo o departamento e intentan encontrar oportunidades para reducir el gasto.
Contratistas: Contratistas, consultores, freelancers o gerentes de proyectos que colaboran con la empresa pero no son empleados a tiempo completo también pueden usar este tipo de software para presentar y rastrear gastos de viaje. Una alternativa al software de gestión de gastos es agregar los costos de viaje a las facturas por servicios proporcionados por contratistas.
Contadores: Los contadores pueden no siempre usar directamente el software de gestión de gastos, pero requieren información de gastos para reflejarla con precisión en sus libros.
Software Relacionado con el Software de Gestión de Gastos
Las siguientes son soluciones que pueden usarse junto con o están estrechamente relacionadas con el software de gestión de gastos:
Software de gestión de viajes: El software de gestión de viajes ayuda a los empleados a encontrar las mejores opciones de viaje, así como con el proceso de reserva. Las confirmaciones de reserva y facturas electrónicas o recibos pueden ser utilizados por los empleados para presentar informes de gastos. También es crucial que los gastos de viaje coincidan con las reservas para evitar reembolsos inexactos.
Software de contabilidad y sistemas ERP: El software de contabilidad y los sistemas ERP rastrean y gestionan los costos de viaje. Las empresas necesitan saber cuánto gastan en viajes, lo que puede ser una parte esencial de sus costos totales e impactar su rentabilidad.
Software de seguimiento de kilometraje: El software de seguimiento de kilometraje se enfoca en los costos de transporte incurridos al usar vehículos personales. Los empleados pueden usar sus autos para su viaje diario o viajes más largos. Dado que las empresas reembolsan un monto por milla, los empleados necesitan rastrear y presentar un kilometraje preciso.
Servicios de gestión de viajes de negocios: Los servicios de organización de viajes son beneficiosos para las empresas que prefieren no usar software para gestionar viajes. Las agencias de viajes pueden proporcionar servicios para reservar viajes para la empresa y sus empleados. Esto ayuda a las empresas a ahorrar dinero al no invertir en software de gestión de viajes. Además, las agencias de viajes tienen más experiencia en el mercado y a menudo se asocian con operadores turísticos, aerolíneas o cadenas hoteleras, lo que les permite reducir los costos de viaje.
Desafíos con el Software de Gestión de Gastos
Aunque el software de gestión de gastos ofrece una variedad de características que pueden beneficiar a cualquier organización que tenga un número significativo de gastos de empleados para rastrear y reembolsar, aún pueden venir con su propio conjunto de desafíos.
Integración: La integración con sistemas de gestión de viajes y contabilidad es crítica para transferir datos entre sistemas. La información sobre la reserva de viajes necesita coincidir con los gastos reales, que luego se consolidan y asignan a varios centros de costos en contabilidad. Si los datos no son precisos y consistentes en todos los sistemas, la empresa o el empleado pueden perder dinero.
Trae tu propio software: Trae tu propio software y aplicaciones es una tendencia que permite a los empleados usar su propio software que no está autorizado por la empresa. Mientras que los empleadores generalmente proporcionan software de gestión de gastos, los empleados pueden usar otras herramientas y aplicaciones para reservar viajes, gestionar recibos, o para programas de lealtad.
Privacidad: La privacidad es una preocupación significativa porque los empleados pueden usar sus tarjetas de crédito para pagos, y proporcionan información bancaria personal para reembolsos. Además, los empleados pueden mezclar viajes de negocios y personales, lo que significa que pueden usar su tarjeta de crédito para ambos. Finalmente, la información personal que se requiere para reservar un vuelo o una habitación de hotel puede incluirse en los informes de gastos. Los empleadores necesitan asegurarse de que solo ciertos empleados y gerentes puedan acceder a datos privados. También es necesaria la protección contra amenazas externas.
Cómo Comprar Software de Gestión de Gastos
Recolección de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Gestión de Gastos
Al seleccionar software de gestión de gastos, es importante primero observar cómo operan los viajes y gastos dentro del negocio, y luego familiarizarse con los diferentes tipos de software disponibles. Hay una variedad de opciones cuando se trata de productos de software de gestión de gastos, incluidos aquellos diseñados para las necesidades empresariales de pequeñas y medianas empresas.
Comparar Productos de Software de Gestión de Gastos
Crear una lista larga
El propósito principal del software de gestión de gastos es facilitar la vida de todos; esto incluye al empleado que está presentando un informe de gastos, al gerente que está aprobando los gastos y al miembro del equipo de finanzas y contabilidad que está rastreando los gastos. Es importante primero crear una lista larga de soluciones que reúnan todas estas funcionalidades y tareas en un solo panel de control. Los compradores pueden considerar incluir software que ofrezca una aplicación móvil para gestionar gastos sobre la marcha.
Otro factor a considerar al crear esta lista es cuán fácil de usar es el software para capturar y presentar gastos. A menudo, el software de gestión de gastos diseñado para pequeñas empresas es más fácil de usar pero tiene menos características que el software empresarial.
Crear una lista corta
Después de revisar e investigar el software en la lista larga, el comprador puede reducir esta lista en función del presupuesto disponible. El software de gestión de gastos está disponible para adaptarse a todos los presupuestos, mientras que algunas aplicaciones generales de gestión de gastos podrían incluso descargarse de forma gratuita o comprarse en el mercado a un precio más bajo.
Los compradores deben tener en cuenta, sin embargo, que cuanto más especializado sea un software, más caro será. Esto se debe a que la base de usuarios para software especializado suele ser relativamente pequeña. Si la empresa quiere algo específico para su industria o personalizado para el negocio, deben estar preparados para pagar una prima.
Realizar demostraciones
Como regla general, las empresas deben asegurarse de demostrar todos los productos que terminan en su lista corta. Durante las demostraciones, los compradores deben hacer preguntas específicas relacionadas con las funcionalidades que más les importan. Por ejemplo, uno podría pedir que se le muestre cómo rastrear gastos, cómo ejecutar informes de gastos o cómo importar y presentar recibos para reembolso.
Selección de software de Gestión de Gastos
Elegir un equipo de selección
Los empleados y gerentes que usarán este software deben estar involucrados en el proceso de selección. Cada negocio es diferente y los usuarios probablemente estén en la mejor posición para ofrecer una opinión informada sobre cuál es la mejor opción para las necesidades particulares del negocio.
Después de elegir un software, los compradores deben recordar que no tienen que quedarse con esta selección para siempre; la mayoría de las plataformas permiten complementos o modificaciones. Sin embargo, esta decisión no debe tomarse a la ligera porque, sin importar qué software se elija, será un gran compromiso de tiempo y dinero. Para ver un retorno de la inversión (ROI), los compradores no pueden cambiar de opinión unos meses después y cambiar de software nuevamente.
Negociación
Negociar un contrato de software es importante para minimizar el riesgo, ya sea en términos de protección de rendimiento, protección de seguridad o simplemente asegurarse de que ambas partes estén en completo acuerdo con lo que se espera el uno del otro. Si el negocio tiene suficiente efectivo disponible, podrían pedir un descuento a cambio de un pago anual por adelantado, y muchos proveedores de software están felices de hacer ese trato. Otras veces, un proveedor de software puede ofrecer uso ilimitado si los compradores pagan por adelantado en lugar de pagar un precio de paquete mensual o trimestral.
Los compradores también deben determinar si necesitarán ayuda para implementar el software de gestión de gastos o integrarlo con otro sistema. Por lo general, la primera oferta de un proveedor de software incluirá algunos servicios de implementación en un plazo determinado. Los compradores pueden pedir que se eliminen estos servicios si pueden gestionarlo ellos mismos, o si un tercero puede hacerlo a un costo menor. También necesitan decidir por cuánto tiempo necesitarán este software. Si la empresa usará el software durante años, el comprador puede negociar términos más largos que a veces resultan en precios más favorables.
Decisión final
La decisión final debe basarse en toda la información recopilada previamente. Las empresas deben tratar de priorizar las necesidades y seleccionar la solución que cumpla con la mayoría, si no con todos, de sus requisitos. Las empresas deben recordar que no hay un software perfecto, pero probablemente haya uno que sea el mejor para su negocio.
Tendencias del Software de Gestión de Gastos
Consolidación de viajes y gastos
La consolidación con la gestión de viajes permite a los empleados reservar vuelos y alojamiento mientras cumplen con las reglas y políticas de gastos de la empresa. Dependiendo de sus roles, los empleados tienen opciones limitadas cuando se trata del monto de sus gastos de viaje. Por ejemplo, una empresa puede decidir que el monto máximo por día es de $50, lo que significa que cualquier gasto que exceda el límite no será reembolsado.
Nuevas tecnologías
La nube y el móvil son tecnologías convencionales utilizadas por los proveedores de software y los empleados. La nube puede reducir los costos de TI y permite a los empleados usar el sistema desde cualquier computadora o dispositivo conectado a Internet. La mayoría de los proveedores de gestión de gastos también proporcionan aplicaciones móviles nativas para sus productos para aumentar la experiencia del usuario. La nube también simplifica la integración con otras soluciones como ERP, contabilidad o gestión de viajes.
Inteligencia artificial
La inteligencia artificial (IA) en la gestión de gastos aún está en sus primeras etapas, pero puede proporcionar beneficios sustanciales para los usuarios de estas soluciones. La principal ventaja es que la IA puede analizar grandes volúmenes de datos de miles o decenas de miles de gastos e identificar errores y tendencias con más precisión que el software tradicional.
