Mejor Software de Gestión de Activos Digitales
El software de gestión de activos digitales (DAM) almacena, organiza y distribuye archivos de medios enriquecidos en una ubicación central. Los archivos de medios enriquecidos pueden incluir fotos, archivos creativos, video, audio, presentaciones, documentos y más. Las empresas grandes y pequeñas invierten en software DAM para diversos propósitos, a menudo para gestionar contenido de marketing. El software DAM ayuda a las empresas a obtener más valor de sus activos digitales al almacenarlos en una biblioteca digital centralizada, proporcionando a empleados, clientes, contratistas y otros interesados clave acceso controlado a los activos digitales.
Los sistemas DAM son implementados a menudo por equipos de marketing y operaciones en diversas industrias para ayudar a definir y gestionar sus marcas en línea. También pueden ser utilizados por equipos de producto que requieren activos actualizados al construir productos o por equipos de ventas que necesitan aprovechar los activos de la marca al crear presentaciones. Externamente, los sistemas DAM proporcionan a firmas de relaciones públicas, socios, distribuidores, minoristas, franquiciados o agencias acceso controlado a activos digitales para la creación de contenido acorde a la marca.
Estos productos también pueden ser utilizados para reducir la duplicación de los activos de una organización, mantener colecciones actualizadas y controlar la seguridad de los activos con permisos basados en roles. Algunas empresas asignan a individuos específicos como administradores DAM o "bibliotecarios" para supervisar estos activos, construir y aplicar la taxonomía, etiquetas y metadatos utilizados para organizarlos, y asegurar que sigan las directrices específicas de la marca establecidas. Muchos DAM modernos incluyen automatización basada en reglas y aprendizaje automático para facilitar la carga administrativa.
El valor de un sistema DAM se amplifica cuando se integra con otras herramientas en la empresa. Los sistemas DAM están a menudo en el núcleo de los procesos creativos. Conectan herramientas creativas, de colaboración y de gestión de proyectos para agilizar el proceso de creación. También pueden conectar software de gestión de contenido web, software de gestión de contenido empresarial (ECM) y software de automatización de marketing para agilizar el proceso de experiencia del cliente.
Mientras que la funcionalidad fundamental de DAM gira en torno al almacenamiento, organización y distribución de los activos digitales de una empresa, algunos productos proporcionan capacidades avanzadas de organización y búsqueda. Productos selectos utilizan IA para etiquetar automáticamente activos, proporcionar etiquetas sugeridas y organizar automáticamente activos que se cargan en el DAM basándose en cómo se organizan activos similares o basándose en metadatos.
Para calificar para la inclusión en la categoría de Gestión de Activos Digitales, un producto debe:
Proporcionar almacenamiento para archivos de medios enriquecidos de toda la empresa, como fotos, archivos de sonido, videos, presentaciones y gráficos, en una biblioteca centralizada Permitir a los usuarios organizar y buscar activos de manera eficiente mediante el uso de etiquetas de medios u otras capacidades avanzadas de búsqueda Ofrecer herramientas para gestionar derechos y permisos de contenido de medios para uso externo e incrustación en sitios web internos o externos Guardar y rastrear el historial de versiones anteriores de activos digitales y asegurar que las versiones más actualizadas estén disponibles para usar y distribuirDestacado Software de Gestión de Activos Digitales de un vistazo
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Más Información Sobre Software de Gestión de Activos Digitales
¿Qué es el Software de Gestión de Activos Digitales (DAM)?
En un momento conocido como gestión de activos de medios, el software de gestión de activos digitales (DAM) permite a los usuarios crear, revisar, aprobar, almacenar y utilizar contenido de marca desde una aplicación integral. El objetivo de un sistema DAM es proporcionar estructura al flujo de trabajo y al ciclo de vida de los activos digitales de una empresa, incluidos videos, imágenes, archivos de audio, archivos de diseño y presentaciones. Por lo tanto, a menudo se utiliza como una herramienta de gestión de marca para garantizar que los equipos internos se adhieran a las pautas de la marca y mantengan la consistencia de la marca. Muchos productos son configurables y ofrecen características adicionales como automatización de flujos de trabajo, seguimiento de uso e integraciones con otros software, incluidos los sistemas de gestión de contenido.
Mientras que la mayoría de los sistemas de gestión de contenido se utilizan para crear, archivar y almacenar cualquier tipo de contenido en general, el software DAM está destinado específicamente para archivos de medios enriquecidos de marca. Debido a que las plataformas DAM están diseñadas para manejar archivos más grandes, proporcionan más espacio de almacenamiento en la nube que los sistemas de gestión de contenido típicos. También tienen capacidades de importación y exportación más potentes para tener en cuenta el tamaño de los archivos que se están moviendo.
Un paso temprano al considerar los DAMs debería ser determinar qué tipos de archivos constituyen la biblioteca de medios de la empresa. La organización podría almacenar principalmente imágenes y fotografías, o tal vez el comprador esté buscando una manera eficiente de navegar y gestionar clips de video y audio. Algunos productos solo admiten un medio, y algunos están optimizados para medios enriquecidos mejor que otros, en términos de soporte de tipo de archivo y rendimiento. Los compradores deben investigar qué plataformas pueden manejar todos los tipos de archivos con un rendimiento y características de gestión óptimos.
Para un sistema no diseñado para soportar una gran biblioteca, aumentar el número de activos puede comprometer el rendimiento y la funcionalidad de un sistema DAM. Para colecciones grandes y difíciles de manejar, es aconsejable elegir un producto que pueda escalar en consecuencia, no solo en términos de requisitos de datos y rendimiento, sino también uno que soporte metadatos y esquemas organizativos que hagan que navegar por la colección sea fácil y útil para los usuarios. Sin embargo, los productos a gran escala pueden volverse costosos, por lo que encontrar el punto óptimo de capacidades, rendimiento y asequibilidad es el objetivo final de cualquier proceso de discernimiento.
¿Qué significa DAM?
DAM significa gestión de activos digitales. Si bien el propósito principal del software DAM es almacenar y organizar activos de medios digitales, también ofrece funcionalidades adicionales como automatización de flujos de trabajo, seguimiento de uso e integraciones con otros software.
¿Qué tipos de software de gestión de activos digitales (DAM) existen?
Gestión de activos de marca (BAM)
El software BAM es una parte integrada del software DAM y permite una gestión fácil y confiable de los activos de marca (por ejemplo, logotipos, imágenes, material de marketing, etc.). La solución BAM proporciona contexto y compromiso en torno al activo de marca para que se utilicen de manera efectiva y consistente en toda la organización.
Gestión de activos de producción (PAM)
El software PAM se centra en el proceso de producción y edición en el ciclo de vida de un archivo de medios. Permite la automatización de flujos de trabajo, lo que ayuda a realizar un seguimiento de quién está trabajando en cada activo y cómo lo están haciendo. El software PAM ayuda a gestionar activos que cambian continuamente, especialmente en la producción de medios digitales, como películas, videojuegos y animación.
Gestión de activos de biblioteca (LAM)
El software LAM está diseñado para el almacenamiento, organización y recuperación de una gran cantidad de activos digitales que cambian con poca frecuencia.
¿Cuáles son las características comunes del software de gestión de activos digitales (DAM)?
Si bien las soluciones DAM tendrán una multitud de características dependiendo del producto individual en cuestión, estas son las características básicas que todos, o casi todos, los software DAM tendrán.
Importación y exportación: Los usuarios pueden importar y exportar sus archivos digitales al sistema DAM. Cuando se importa un activo, el usuario puede etiquetarlo y catalogarlo manualmente, o el sistema lo hará automáticamente utilizando metadatos.
Indexación y búsqueda: Esta característica permite a los usuarios encontrar fácilmente sus activos a través de un índice de búsqueda que clasifica los medios por su contenido o metadatos. Los usuarios pueden volver a sus activos catalogados y encontrarlos utilizando los criterios mencionados anteriormente.
Control de acceso: Los controles de acceso proporcionan niveles variables de acceso al contenido según roles predeterminados pero fluctuantes.
Si bien todos los sistemas DAM incluirán las características mencionadas anteriormente, estas funciones se presentan en muchas ofertas, pero no en todas. En algunos casos, estas características se están volviendo más populares con el tiempo, especialmente en el caso de los metadatos y el control de versiones.
Metadatos: El software DAM agrega automáticamente metadatos descriptivos como el tamaño del archivo y la fecha de carga, puede extraer metadatos XMP, IPTC y EXIF, tiene campos de metadatos estándar como palabras clave y permite la definición de campos y vocabulario personalizados.
Control de versiones: El control de versiones ofrece control de versiones para realizar un seguimiento de las versiones que cambian de manera incremental del mismo activo.
Vista previa de archivos: La función de vista previa de archivos permite a los usuarios previsualizar archivos de imagen grandes y guiones gráficos de video.
Transformación de archivos: El software convierte automáticamente o manualmente archivos en diferentes tamaños o formatos de archivo dentro del sistema.
Gestión de flujos de trabajo: La gestión de flujos de trabajo crea reglas que automatizan procesos, como convertir activos en ciertos tipos de archivo o dirigir proyectos a ciertos usuarios para revisión y aprobación.
Muchos sistemas de gestión de activos digitales también ofrecerán las siguientes características:
- Software de gestión de activos digitales con capacidades de portal de marca
- Software de gestión de activos digitales con capacidades de gestión de derechos digitales
- Software de gestión de activos digitales con capacidades de expiración
- Software de gestión de activos digitales con capacidades de integración de software creativo
- Software de gestión de activos digitales con capacidades de integración de software de marketing
- Software de gestión de activos digitales con capacidades avanzadas de IA
¿Cuáles son los beneficios del software de gestión de activos digitales (DAM)?
Eliminación del costo de trabajo perdido o extraviado: Con grandes cantidades de nuevos activos creados diariamente, pueden perderse fácilmente. Los sistemas DAM eliminan los costos asociados con la recreación de estos activos al permitir el almacenamiento seguro y la organización de archivos de medios, haciéndolos más fáciles de localizar. Estos sistemas también guardan todas las versiones de los activos, lo que hace posible volver a una versión anterior si un cambio realizado fue incorrecto.
Reducción de redundancias en el flujo de trabajo: Los sistemas DAM proporcionan una vista completa de los activos de la organización, lo que facilita su reutilización y repropósito. El software DAM también permite la colaboración entre equipos al proporcionar un repositorio central para todos los archivos de medios digitales, reduciendo la posibilidad de malentendidos.
Mantener la consistencia e integridad de la marca: El software DAM tiene funcionalidad de control de versiones para garantizar que las versiones correctas y más recientes de los activos se utilicen interna y externamente al dirigir a todos a un único repositorio de contenido. Este uso consistente de activos correctos fortalece el mensaje de la marca de la organización en cada punto de contacto con el cliente, mejorando así la experiencia del cliente.
¿Quién usa el software de gestión de activos digitales (DAM)?
Organizaciones en muchas industrias diferentes implementan soluciones DAM, cada una con sus propios requisitos y parámetros. Las organizaciones de noticias probablemente necesitarán un producto con potentes capacidades de edición (especialmente para fotografías) y flujos de trabajo definibles para aprobaciones. Un departamento de marketing probablemente buscará un producto fácil de usar que pueda transformar todos los materiales de marketing creativo en diferentes tipos y tamaños de archivo y que pueda compartir activos fuera de la organización. Una institución gubernamental tendrá un mayor enfoque en la seguridad y la estructura de permisos.
Muchos productos DAM se especializan en proporcionar soluciones específicas de la industria y afirman estar optimizados para esos casos de uso específicos. Otros productos se especializan en ciertas funcionalidades, o ofrecen una plataforma flexible para personalizar su propia solución. Los estándares de la industria de la organización son un gran punto de referencia para comenzar a definir una lista de características críticas.
Los equipos que trabajan con software DAM incluyen:
Equipos creativos: Los equipos creativos pueden comenzar el proceso de ideación de manera colaborativa dentro de muchos sistemas DAM, y algunos incluso proporcionan herramientas que permiten la creación de contenido en la plataforma. Después de que los activos han sido diseñados, estos archivos creativos pueden ser importados al software. Luego se aplican metadatos a estos activos para que puedan ser encontrados más tarde por los equipos de operaciones y los especialistas en marketing cuando los necesiten.
Operaciones: Muchas grandes empresas tendrán personal operativo que maneje su sistema DAM para garantizar aún más taxonomías claras y versiones correctas. Algunos equipos de operaciones incluso tienen miembros dedicados que manejan la curaduría del sistema DAM.
Especialistas en marketing: Una plataforma DAM centralizada puede ayudar a las empresas a agilizar los activos de marketing. Los equipos de marketing pueden extraer activos de marca del sistema DAM en cualquier momento a cualquier dispositivo o software compatible. La potente capacidad de exportación de las soluciones DAM permite a los usuarios luego extraer estos activos a páginas web, presentaciones o en impresión.
Software relacionado con el software de gestión de activos digitales (DAM)
Las soluciones relacionadas que se pueden usar junto con el software DAM incluyen:
Software de gestión de contenido web: Muchos sistemas DAM se integrarán con software de gestión de contenido web para facilitar la publicación de activos de marca para los equipos de marketing y diseñadores web.
Software de creación de sitios web: Similar al software de gestión de contenido web, el software de creación de sitios web a menudo proporcionará integraciones con soluciones DAM para que los equipos de marketing puedan extraer fácilmente activos digitales para presentarlos en un sitio web de la empresa.
Software de marketing de contenido: Muchos productos de marketing de contenido se integrarán con sistemas DAM para facilitar el proceso de publicación de contenido digital como videos e imágenes en sitios de redes sociales o espacios publicitarios.
Desafíos con el software de gestión de activos digitales (DAM)
Las soluciones de software pueden venir con su propio conjunto de desafíos. Los problemas a considerar incluyen:
Requiere un bibliotecario dedicado: Aunque no siempre es el caso, a menudo las empresas manejan terabytes de activos digitales que deben ser curados. Sin un curador dedicado, puede ser difícil para un equipo tomarse el tiempo para entender cómo manejar un sistema DAM completo. Un coordinador de activos digitales sabrá cuándo y cómo organizar los activos digitales de una empresa, y sin uno, una gran empresa puede sentirse perdida en su sistema DAM.
Integración con otras herramientas: Para que un sistema DAM funcione de manera eficiente y logre la adopción en toda la empresa, debe integrarse con otros software y herramientas dentro de la organización. La mayoría de los sistemas DAM tienen integraciones integradas, pero es imposible que se integren con todas las plataformas. Por lo tanto, un sistema DAM también requiere una API, que permite la creación de integraciones personalizadas que conectan activos digitales con soluciones de productividad y de escritorio existentes. Las APIs dan a las organizaciones la flexibilidad de elegir el proveedor de DAM adecuado para ellas, incluso si no tienen la integración requerida.
Requisitos de metadatos: Un sistema DAM es tan útil como la velocidad y facilidad con la que los usuarios pueden buscar lo que necesitan. Para lograr esta eficiencia, los activos deben estar etiquetados con metadatos. Los metadatos son esencialmente datos sobre datos; ayudan a organizar, encontrar y entender los datos. Para garantizar la efectividad a largo plazo de un sistema DAM, una organización necesita invertir tiempo en planificar la estructura del sistema de etiquetado. El reciente crecimiento de la tecnología de inteligencia artificial facilita el etiquetado de activos, reduciendo el trabajo manual requerido.
Cómo comprar software de gestión de activos digitales (DAM)
Recolección de requisitos (RFI/RFP) para software de gestión de activos digitales (DAM)
El primer paso para decidir qué sistema DAM es adecuado para la organización es realizar una auditoría del contenido y los activos digitales existentes. Una vez que hay una visión cohesiva de los activos, la empresa puede identificar cuáles son valiosos y deben conservarse y cuáles ya no son relevantes. Esta imagen clara de la cantidad y tipo de activos ayudará a identificar los requisitos del sistema, lo cual es una parte esencial para garantizar que el sistema DAM seleccionado sea adecuado para la organización. Aquí hay algunas áreas a evaluar:
Integración de infraestructura: ¿Cómo necesita integrarse el sistema DAM con la infraestructura actual que está en su lugar?
Seguridad y acceso: ¿Tiene la organización información sensible que proteger que requerirá que la solución soporte diferentes niveles de acceso y compartición?
Analítica: ¿Cómo impactará el uso de analítica de la organización en los activos digitales?
Una vez que los requisitos del sistema están en su lugar, los compradores necesitarán determinar los requisitos comerciales:
Flujos de trabajo del cliente: ¿Funciona una solución preconstruida o la empresa necesitará una solución personalizada? Esto dependerá de los usuarios y de cómo estarán utilizando la solución DAM.
Escalabilidad: ¿Experimentará la empresa crecimiento y requerirá que el sistema DAM escale rápidamente?
Solución basada en la nube o en las instalaciones: Para determinar esto, los compradores deben pensar en cómo necesitará escalar la organización en el futuro, los recursos de TI disponibles y otros factores que impactan la forma en que opera la organización.
Comparar productos de software de gestión de activos digitales (DAM)
Crear una lista larga
Hay una cantidad extensa de opciones cuando se trata de software DAM. Una vez que los compradores entienden los requisitos, deben buscar soluciones en g2.com y crear una lista larga de opciones viables. G2.com ofrece reseñas de usuarios reales, informes G2 Grid® que comparan proveedores y la capacidad de guardar selecciones de software en "Mi Lista" para referenciarlas más tarde.
Crear una lista corta
A continuación, los compradores deben investigar más a fondo la lista larga de soluciones para crear una lista corta. Las características de comparación de G2.com ayudarán a apilar software lado a lado para comparar características específicas y aprender cómo los usuarios reales califican estas características. G2 también ofrece informes trimestrales que destacan la percepción de los usuarios sobre el retorno de la inversión (ROI) de software específico, puntuaciones de usabilidad, el tiempo promedio de implementación del software en meses y más.
Realizar demostraciones
Las demostraciones son una excelente manera de obtener una visión de primera mano de las soluciones potenciales y la capacidad de hacer las preguntas correctas para determinar qué producto es adecuado para la organización. Muchos proveedores permiten a los compradores contactar a sus equipos de ventas directamente desde el sitio web de G2 haciendo clic en el botón "Obtener una cotización" en su perfil de producto. Los compradores deben asegurarse de prepararse para cada demostración teniendo una lista estándar de preguntas y aclaraciones para hacer a cada proveedor.
Selección de software de gestión de activos digitales (DAM)
Elegir un equipo de selección
El software DAM es utilizado por varias partes del negocio, particularmente equipos creativos, operaciones y especialistas en marketing. Por lo tanto, el equipo de selección debe incluir un total de tres a cinco personas de dichos equipos.
Negociación
En esta etapa, es importante discutir los precios y preguntar si hay descuentos disponibles, ya sea por comprar un mayor número de licencias o por una duración más larga. Los compradores deben explorar opciones de pago y servicios de implementación y capacitación en este momento también.
Decisión final
Ahora que los compradores saben qué solución de software desean comprar, deben solicitar una prueba del producto para probar cómo se implementará y adoptará por sus equipos. Si puede integrarse bien con la tecnología existente y los equipos lo reciben bien, el comprador puede estar seguro de que la compra será exitosa.
Tendencias del software de gestión de activos digitales (DAM)
Aumento de la adopción de sistemas DAM: El video se está convirtiendo rápidamente en la herramienta de marketing más efectiva en comparación con otros tipos de anuncios. Sin embargo, los videos son mucho más grandes que las imágenes o los archivos de texto, lo que requiere más espacio de almacenamiento y poder de exportación que otros tipos de sistemas de gestión de contenido. Los sistemas DAM se convertirán en una necesidad absoluta para las empresas que buscan comercializarse de manera efectiva en un futuro donde el video es popular.
Inteligencia artificial: La inteligencia artificial tiene múltiples usos posibles dentro de los sistemas DAM. La tecnología tiene la capacidad de evaluar activos y crear automáticamente etiquetas de metadatos relevantes, lo que acorta aún más el tiempo dedicado a organizar sistemas DAM.
