Más Información Sobre Sistemas de Gestión de Transporte (TMS)
¿Qué son los Sistemas de Gestión de Transporte?
Los sistemas de gestión de transporte (TMS) son poderosas soluciones logísticas que ayudan a las empresas a planificar, optimizar y mejorar sus procesos de envío entrantes y salientes. Los sistemas de gestión de transporte funcionan mostrando a los usuarios el método más óptimo para transportar sus mercancías al mostrar el costo, los transportistas disponibles y el método de envío más eficiente. Todo esto se realiza digitalmente dentro del software, lo que ahorra a las empresas de logística innumerables horas de trabajo manual.
Un ejemplo de cómo las empresas pueden optimizar sus procesos utilizando un TMS podría ser algo así: Sin un TMS, las empresas de logística necesitan llamar manualmente a un corredor de carga, negociar un costo de flete y luego dedicar tiempo a resolver el proceso de envío entrante y saliente. Esto puede llevar horas para finalizar un acuerdo, y a menudo, las empresas de logística pueden ni siquiera cerrar el trato para obtener el flete ya que es demasiado caro o no es la solución óptima. Con un TMS, por otro lado, las empresas de logística permiten a los clientes acceder a su software e identificar rápidamente si una carga de camión está disponible y a qué precio. Esto permite a esos clientes ver lo que está disponible y cargar rápidamente el flete en una carga de camión disponible. Esto puede reducir drásticamente el tiempo que lleva realizar los envíos.
¿Qué significa TMS?
TMS significa sistemas de gestión de transporte. Este acrónimo se utiliza para abreviar el término extenso. Algunos proveedores también pueden llamarlo software de gestión de transporte o solución de gestión de transporte, ya que un TMS es una aplicación de software.
¿Qué tipos de Sistemas de Gestión de Transporte existen?
Suites TMS
Las suites TMS son una consolidación de múltiples productos en una sola plataforma que se puede personalizar según las necesidades del cliente. Las grandes empresas pueden beneficiarse del uso de los diversos productos proporcionados por el mismo proveedor, que generalmente están mejor integrados. Las pequeñas y medianas empresas (PYMES) también pueden beneficiarse del uso de suites TMS utilizando solo los componentes que necesitan. Este tipo de software no es una buena opción para las pequeñas empresas, porque proporciona características avanzadas que pueden ser demasiado complejas y costosas para las pequeñas empresas.
Soluciones puntuales
Las soluciones puntuales se centran en una o pocas actividades específicas de transporte, como la entrega o la gestión de flotas. Estos productos necesitan integrarse con otros software de transporte cuando los clientes requieren características avanzadas.
TMS extendido
El TMS extendido incluye características que no son proporcionadas por los productos tradicionales de software de gestión de transporte, como la gestión de pedidos, compras o adquisiciones, gestión de contratos o liquidaciones financieras.
¿Cuáles son las características comunes de los Sistemas de Gestión de Transporte?
Las siguientes son algunas características principales dentro del software de gestión de transporte:
Gestión de transportistas: La gestión de transportistas ayuda a los planificadores a elegir entre proveedores de TMS, como UPS, DHL, Schneider, Penske, Maersk, etc. Los planificadores eligen transportistas en función del tipo de servicio que brindan, su cobertura geográfica y el precio. El TMS también ayuda a los planificadores a evaluar la calidad de los servicios ofrecidos por los transportistas, que es otro criterio importante para la selección.
Planificación de envíos: La planificación de envíos permite a los gerentes de transporte programar envíos dependiendo de la disponibilidad de inventario, el tipo de transporte y las fechas estimadas de entrega. Este módulo generalmente incluye características de gestión de patios para asignar camiones a muelles para carga y descarga.
Programación de rutas: La programación de rutas ayuda a los despachadores a optimizar las rutas de distribución para las entregas combinando ubicaciones en función de la distancia entre ellas y el tipo de transporte requerido. Por ejemplo, el transporte ferroviario puede cubrir vastas regiones geográficas, mientras que las entregas por carretera son preferibles en áreas urbanas.
Seguimiento GPS: El seguimiento GPS utiliza tecnología GIS para monitorear vehículos y conductores cuando están en la carretera. Esto requiere la instalación de dispositivos de seguimiento en los camiones, mientras que los conductores pueden usar teléfonos móviles o tabletas para compartir su ubicación e itinerario con los despachadores o clientes.
Gestión de flotas: La gestión de flotas ayuda a las empresas a gestionar sus vehículos utilizados para el transporte. Este tipo de software se utiliza para el mantenimiento, la gestión del combustible y la optimización de flotas. Generalmente no incluye funcionalidad para programar y rastrear entregas, ni características para gestionar proveedores de servicios logísticos de terceros.
¿Cuáles son los beneficios de los Sistemas de Gestión de Transporte?
Los sistemas de gestión de transporte ofrecen muchos beneficios para las empresas de logística, sus trabajadores y sus clientes. A continuación se presentan algunos de los beneficios más útiles:
Optimización del transporte: Los usuarios pueden optimizar las actividades de transporte asignando recursos humanos y materiales a operaciones como carga, descarga o conducción. Otra forma de optimizar las actividades de transporte es combinar envíos o definir rutas de entrega óptimas para cubrir la mayor cantidad de ubicaciones posible y reducir el tiempo de tránsito
Gestión de costos de transporte: Reducir los costos de transporte evitando errores de transporte, como enviar los productos incorrectos o entregar artículos a los clientes equivocados. Programar camiones y conductores también puede reducir el consumo de combustible y el tiempo que los empleados pasan en la carretera, lo que se traduce en menores costos operativos.
Cumplimiento: El cumplimiento de las regulaciones para el transporte es particularmente importante para las industrias altamente reguladas, como la de alimentos y bebidas o la química. Las empresas de estas industrias requieren condiciones y equipos especiales para el transporte, como camiones refrigerados. También es fundamental para las empresas asegurarse de que los materiales peligrosos, como explosivos y gases venenosos, no pongan en peligro a los empleados o al público.
Experiencia del cliente: Los usuarios pueden optimizar la satisfacción del cliente entregando los productos correctos a los clientes correctos en el momento adecuado. Esto es particularmente importante para las grandes empresas con miles de clientes y una gran variedad de productos que necesitan ser entregados.
¿Quién utiliza los Sistemas de Gestión de Transporte?
El software TMS es utilizado principalmente por trabajadores industriales para diferentes aspectos de sus operaciones de envío.
Gerentes de logística: Los gerentes de logística utilizan el software de gestión de transporte para identificar las necesidades de transporte de la empresa y encontrar las mejores formas de entregar bienes a los clientes de manera eficiente. Los gerentes de transporte son responsables de encontrar los métodos de entrega más eficientes y rentables, como aire, ferrocarril, carretera u océano.
Despachadores: Los planificadores y supervisores programan operaciones de envío como la carga y descarga de camiones, eligiendo las rutas de entrega más eficientes, asignando conductores a rutas y monitoreando envíos en tránsito desde el origen hasta el destino. Su objetivo es reducir el tiempo de tránsito
Conductores: Los conductores utilizan funciones limitadas, a menudo entregadas como aplicaciones móviles, para entender qué necesita ser enviado, dónde y cómo. Los conductores también utilizan este tipo de software para reportar incidentes y cualquier evento que pueda impactar su trabajo.
Gerentes de almacén e inventario: Los gerentes de almacén e inventario utilizan el software TMS para planificar movimientos de inventario en una o múltiples ubicaciones. Esto asegura que los bienes estén listos para ser cargados y enviados según lo programado por los despachadores de transporte.
Software relacionado con los Sistemas de Gestión de Transporte
Las soluciones relacionadas que pueden usarse junto con los sistemas de gestión de transporte incluyen:
Suites de cadena de suministro: Las suites de cadena de suministro generalmente incluyen características de gestión de transporte, que pueden entregarse como productos independientes o como un módulo de la suite. Dado que no todas las suites de cadena de suministro proporcionan funcionalidad avanzada de gestión de transporte, se integran con el software TMS, ya sea a través de asociaciones o utilizando APIs.
Software de gestión de almacenes: Los sistemas de gestión de almacenes rastrean las ubicaciones físicas de los bienes en el inventario. Este tipo de software facilita a las empresas encontrar los productos que necesitan ser enviados a cada cliente.
Software de control de inventario: El control de inventario gestiona la disponibilidad de los productos propiedad de una empresa para determinar cuántos artículos pueden ser entregados. Cuando las empresas tienen un inventario más bajo que la cantidad ordenada por los clientes, necesitan fabricar o comprar la diferencia para satisfacer la demanda.
Software de envío: El envío se centra exclusivamente en lo que sucede entre el momento en que los productos son enviados y su llegada al destino. El software de envío ayuda a las empresas a crear y gestionar documentos de envío, como conocimientos de embarque o listas de empaque, y a rastrear el estado de todos los envíos.
Software de gestión de patios: La gestión de patios optimiza las ubicaciones físicas utilizadas para cargar y descargar camiones (también conocidas como muelles). Este tipo de software se utiliza para programar camiones en función de la fecha de llegada, tamaño o tipo de bienes entregados.
Software de gestión de flotas: La gestión de flotas asegura que las flotas de vehículos estén adecuadamente mantenidas para optimizar su uso y evitar accidentes. La gestión de flotas incluye operaciones de mantenimiento, así como reparaciones y actualizaciones de equipos.
Software de planificación de rutas: El software de planificación de rutas se centra exclusivamente en encontrar la mejor ruta de entrega y asignarlas a camiones y conductores. Este tipo de software es utilizado principalmente por empresas de entrega de PYMES que no tienen grandes flotas de vehículos y no envían grandes cantidades de productos desde múltiples ubicaciones.
Desafíos con los Sistemas de Gestión de Transporte
Las soluciones TMS pueden venir con su propio conjunto de desafíos.
Funcionalidad: No todos los productos de software de gestión de transporte se crean por igual. Como se mencionó anteriormente, las suites TMS proporcionan características avanzadas que cubren la mayoría de las operaciones de transporte, mientras que las soluciones puntuales solo se centran en funcionalidades específicas, como la planificación de rutas. Los compradores que buscan software para gestionar el transporte deben considerar y comparar cuidadosamente todas las opciones para encontrar la mejor opción para sus necesidades únicas.
Integración: La integración con suites o productos de gestión de la cadena de suministro es esencial para intercambiar información con otros departamentos, como almacenamiento, ventas y planificación de operaciones o gestión de inventario. Además, la integración con sistemas de contabilidad y planificación de recursos empresariales (ERP) es necesaria para asegurar que las transacciones de ventas y compras se reflejen con precisión desde una perspectiva contable.
¿Qué empresas deberían comprar Sistemas de Gestión de Transporte?
Los sistemas de gestión de transporte pueden ser utilizados por cualquier empresa que necesite enviar y mover mercancías regularmente. A continuación se presentan algunos de los tipos más comunes de negocios que encontrarían beneficioso implementar un TMS en su conjunto de tecnologías.
Empresas de comercio electrónico: Las empresas de comercio electrónico pueden beneficiarse enormemente del uso de un TMS. Un TMS permite a las empresas de comercio electrónico encontrar envíos disponibles en minutos, al mismo tiempo que muestra las opciones más rentables. En la actualidad, los consumidores quieren la capacidad de obtener sus artículos enviados casi a demanda, o con opciones de envío de uno o dos días. Tener un TMS puede permitir a las empresas de comercio electrónico servir mejor a los clientes al proporcionar opciones de envío más rápidas.
Distribuidores: Los distribuidores son intermediarios entre fabricantes y minoristas. Estas son empresas que generalmente compran a fabricantes y luego entregan esos productos a minoristas, o a veces directamente a los consumidores. Dado que las empresas de distribución generalmente tienen almacenes masivos para mantener y controlar el inventario, pueden beneficiarse enormemente de un TMS para la planificación de envíos. Esto permite a los distribuidores optimizar el inventario, planificar envíos salientes y analizar la eficiencia de los envíos.
Cómo comprar Sistemas de Gestión de Transporte
Recolección de requisitos (RFI/RFP) para Sistemas de Gestión de Transporte
La recolección de requisitos para los sistemas de gestión de transporte es crítica para asegurar que la empresa esté implementando un producto que cumpla con todas sus necesidades. Para hacerlo, las empresas deben evaluar sus necesidades críticas. Algunas necesidades críticas en relación con un TMS podrían incluir reducir los costos de envío, mejorar el servicio al cliente en general, consolidación de cargas de camiones y el uso de datos para mejorar la logística.
Comparar Sistemas de Gestión de Transporte
Crear una lista larga
Las listas largas se crean eliminando opciones de software que no proporcionan funcionalidad crítica. Para hacer una lista larga para TMS, un comprador debe observar las siguientes funcionalidades y determinar qué productos proporcionan la funcionalidad que necesitan.
- Reserva y seguimiento de envíos
- Gestión de transportistas y evaluación de calificación de transportistas
- Características para comunicarse con transportistas y clientes
- Visibilidad de la cadena de suministro y características de seguimiento de envíos
- Análisis de datos sobre la eficiencia de los envíos
- Integración con ERPs y otros software de cadena de suministro
- Optimización de rutas y características de gestión de patios
- Una red de transporte de transportistas que ofrezca una variedad de modos de envío (aéreo, flete, paquete e intermodal)
Crear una lista corta
Una vez que el comprador ha reducido su lista, es importante obtener requisitos aún más específicos. Por ejemplo, un comprador puede estar buscando un TMS que se integre con un ERP específico. Además, aprender a utilizar un TMS puede no ser muy intuitivo, por lo que puede ser importante reducirlo a proveedores que tengan un gran soporte de implementación o recursos adicionales para ayudar a aprender el software. Finalmente, puede haber algunas características clave adicionales preferibles dentro de un TMS, como una gestión de pedidos robusta o capacidades sólidas de informes y facturación.
Realizar demostraciones
Las demostraciones son una de las etapas más importantes en el proceso de compra. Esto permite a un comprador asistir a una demostración real del producto y ver si el producto cumple con todos los requisitos. Para asegurarse de que la demostración se desarrolle sin problemas, los usuarios deben asegurarse de que el proveedor tenga todos los requisitos de antemano para que puedan mostrar sus características adecuadamente.
Selección de Sistemas de Gestión de Transporte
Elegir un equipo de selección
El equipo de selección para un TMS debe incluir administración, conductores, empleados de operaciones y logística, gerentes, socios y asociados relevantes.
Negociación
Negociar el precio de un TMS es un paso crítico en el proceso de compra. Algunas cosas que un comprador puede querer considerar al negociar son si se pueden eximir las tarifas de mantenimiento, si se puede proporcionar soporte continuo a costos más bajos y también si se pueden instalar integraciones o complementos gratuitos.
Decisión final
Después de que se lleva a cabo la etapa de negociación, la toma de decisiones requiere la aprobación de todos en el equipo de selección. Es importante asegurarse de que se cumplan todos los requisitos y que la decisión final sea apoyada por todos los involucrados.
¿Cuánto cuestan los Sistemas de Gestión de Transporte?
El precio de un sistema de gestión de transporte depende de cómo se implemente. Generalmente, los sistemas de gestión de transporte vienen en dos tipos diferentes de ofertas. Esto es ya sea una oferta SaaS o una oferta local.
Soluciones locales: Una licencia perpetua suele ser un pago único para una solución local. Este tipo de solución se está volviendo menos común entre la mayoría de los proveedores de software a medida que los modelos de suscripción están tomando el control, sin embargo, para algunas empresas, una solución local puede tener sentido. Estas soluciones generalmente no requieren una conexión a internet. Además, un usuario con una solución local controla todos los datos dentro. Esto incluye información confidencial de empleados y otros datos sensibles. Otra ventaja importante puede incluir una mayor personalización del producto. Si un TMS es una compra única, un comprador generalmente asegura que el producto esté configurado para satisfacer sus necesidades y pueda adaptarse como tal. Esto es generalmente menos común entre los productos en la nube.
El precio de una solución local puede variar entre $25,000 y $100,000, así como una tarifa de mantenimiento anual para que el proveedor mantenga el sistema. Este es un costo inicial importante, pero puede ser beneficioso para algunos proveedores que desean tener control total sobre el sistema
Software como servicio (SaaS) y soluciones en la nube: Los productos en la nube a menudo operan bajo un modelo SaaS y se ejecutan a través de internet (en la nube). Estos generalmente se venden como una suscripción y requieren un pago recurrente, más a menudo como pagos mensuales o anuales.
Un TMS SaaS generalmente se valora en función del número de transacciones de envío mensuales. Esto puede variar de $1 a $4 por carga de flete reservada en el sistema.
Retorno de la inversión (ROI)
A continuación se muestra el desglose del tiempo estimado para el ROI de un TMS según los datos de revisión en G2 al 17 de junio de 2021:
- El 49% de los compradores ven un ROI en 6 meses o menos
- El 16% de los compradores ven un ROI en 7-12 meses
- El 16% de los compradores ven un ROI en 13-24 meses
- El 4% de los compradores ven un ROI de 24-36 meses
- El 1% de los compradores ven un ROI en 48+ meses
- El 11% de los compradores aún no han realizado un reembolso completo
Implementación de Sistemas de Gestión de Transporte
¿Cómo se implementan los Sistemas de Gestión de Transporte?
La implementación de un TMS dependerá completamente del nivel de personalización que se necesite. Un TMS puede venir con una variedad de adiciones, integraciones y tarifas de servicio. Esto se debe a que cada remitente busca algo que complemente su oferta. Con todas estas personalizaciones, implementar un TMS puede llevar meses para finalmente estar en funcionamiento.
Por otro lado, hay muchos sistemas de gestión de transporte que funcionan en la nube (alojados en internet por el proveedor) y lo único que una empresa necesitaría hacer es conectar sus servidores seguros a través de internet y comenzar a usarlos. Este proceso podría tomar solo unos días.
Será importante crear un plan de negocios estratégico antes de implementar un TMS. Esto puede ayudar a los compradores a calcular el posible retorno de la inversión, crear un curso de acción y discutir con sus partes interesadas los beneficios a largo plazo del sistema. Antes de implementar, es importante establecer metas y objetivos de cómo se verá el éxito de tres a seis meses en el futuro. Un gerente de proyecto debe ser encargado de rastrear y verificar con los usuarios de manera consistente durante los primeros seis meses de implementación para asegurar que los usuarios estén aprovechando al máximo el sistema.
Tendencias de los Sistemas de Gestión de Transporte
Plataformas: Las plataformas están combinando software y servicios en una sola plataforma. Las empresas pueden usar plataformas TMS para gestionar operaciones y encontrar proveedores de servicios logísticos para diversas actividades, como corretaje de aduanas o almacenamiento de terceros. Esto permite a las empresas gestionar sus operaciones y encontrar socios comerciales globales utilizando la misma plataforma.
Automatización: Los camiones autónomos y los robots de entrega todavía están en fase experimental, pero pronto podrían interrumpir la industria del transporte al proporcionar entregas completamente automatizadas. Esta tecnología no ha sido aprobada para uso comercial, pero se espera que interrumpa la industria del transporte en la próxima década. Cuando esto suceda, el monitoreo de conductores será menos importante, y el mantenimiento de los camiones será crítico debido a su alto valor.
La economía gig: La uberización del transporte se refiere a la tendencia de utilizar conductores individuales como socios para las entregas. Un ejemplo es Amazon Flex, que permite a las personas usar sus autos para hacer entregas para Amazon. Rastrear conductores independientes puede resultar un desafío importante porque sus vehículos no se utilizan exclusivamente para entregas.
Internet de las cosas (IoT): IoT permite a las empresas de transporte conectar vehículos, sensores y dispositivos móviles a través de una red de transporte global. IoT todavía está en sus primeras etapas, pero se espera que permita a los proveedores de logística monitorear mejor a los conductores y el consumo de combustible, mejorar el mantenimiento de vehículos al identificar problemas antes de que ocurran y planificar mejor las rutas y horarios de entrega.
