Desafíos con el Software de Gestión de Ingresos
Las soluciones de gestión de ingresos pueden venir con su propio conjunto de desafíos.
Transacciones de ventas complejas: La complejidad y el volumen de las transacciones de ventas pueden agregar su propio conjunto de desafíos. El más básico de los contratos puede volverse desafiante si hay cientos de contratos para gestionar, mientras que las transacciones de comercio electrónico pueden fácilmente ser miles cada día. Un sistema de gestión de ingresos debe ser capaz de mantenerse al día con grandes volúmenes de contratos y transacciones.
Datos inconsistentes: Rastrear y gestionar ingresos requiere una variedad de entradas. Ejemplos de estas entradas incluyen excesos de facturación, precios, tarifas de soporte al cliente, descuentos, incentivos y cargos por uso. Para proporcionar al sistema datos precisos, debe haber mucha coordinación y comunicación interdepartamental para apoyar con precisión el proceso de gestión de ingresos.
Cómo Comprar Software de Gestión de Ingresos
Recolección de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Gestión de Ingresos
Al seleccionar software de gestión de ingresos, es esencial primero observar cómo opera el negocio y luego familiarizarse con los diferentes tipos de software disponibles. Hay una variedad de opciones cuando se trata de productos de software de gestión de ingresos, incluidos aquellos diseñados para las necesidades comerciales de pequeñas y medianas empresas. Algunas cosas a considerar incluyen la capacidad de automatizar cálculos de ingresos complicados, manejar diferentes tipos de contratos de productos y monitorear ingresos por cliente, contrato o proyecto.
Comparar Productos de Software de Gestión de Ingresos
Crear una lista larga
Dependiendo de la industria, el comprador podría querer primero crear una lista larga de productos de software diseñados para ayudar a las empresas en la industria particular. Por ejemplo, hay plataformas específicamente construidas para empresas en el comercio minorista, fabricantes, restaurantes, hoteles, etc.
Crear una lista corta
Después de revisar e investigar el software en la lista larga, el comprador puede reducir esta lista en función del presupuesto. El software de gestión de ingresos está disponible para adaptarse a todos los presupuestos, y algunas aplicaciones generales pueden descargarse gratis o comprarse en el mercado a un precio más bajo.
Los compradores deben tener en cuenta, sin embargo, que cuanto más especializado sea un software, más caro será. Esto se debe a que la base de usuarios para software especializado suele ser relativamente pequeña. Si la empresa quiere algo específico para su industria o personalizado para el negocio, deben estar preparados para pagar una prima.
Realizar demostraciones
Como regla general, las empresas deben asegurarse de demostrar todos los productos que terminan en su lista corta. Durante las demostraciones, los compradores deben hacer preguntas específicas relacionadas con las funcionalidades que más les importan. Por ejemplo, uno podría pedir que se le explique cualquier característica para el reconocimiento y asignación de ingresos, pronóstico de costos e ingresos del proyecto, y análisis del rendimiento de ofertas especiales, paquetes e incentivos.
Selección de Software de Gestión de Ingresos
Elegir un equipo de selección
Los contadores o gerentes de departamentos como ventas, marketing y operaciones que utilizarán este software deben estar involucrados en el proceso de selección. Cada negocio es diferente, y los contadores, u otros usuarios frecuentes, son probablemente los más capacitados para ofrecer una opinión informada sobre la mejor opción para las necesidades particulares del negocio. El contador incluso puede ayudar a la empresa a instalar y configurar el software elegido.
Después de elegir un software, los compradores deben recordar que no tienen que quedarse con esta selección para siempre; la mayoría de las plataformas permiten complementos o modificaciones. Sin embargo, esta decisión no debe tomarse a la ligera porque, independientemente del software elegido, será un gran compromiso de tiempo y dinero. Para ver el ROI, los compradores no pueden cambiar de opinión unos meses después y cambiar de software nuevamente.
Negociación
Negociar un contrato de software es vital para minimizar el riesgo, ya sea en términos de protección de rendimiento, protección de seguridad o simplemente asegurarse de que ambas partes estén en completo acuerdo con lo que se espera de la otra. Si el negocio tiene flujo de efectivo, podrían pedir un descuento a cambio de un pago anual por adelantado, y muchos proveedores de software están felices de hacer ese trato. Otras veces, un proveedor de software puede ofrecer uso ilimitado si el comprador paga por adelantado en lugar de pagar un precio de paquete mensual o trimestral.
Los compradores también deben determinar si necesitan ayuda para implementar el software o integrarlo con otro sistema. Por lo general, la primera oferta de un proveedor de software incluirá algunos servicios de implementación en un plazo determinado. Los compradores pueden pedir que se eliminen estos servicios si pueden gestionarlo ellos mismos o si un tercero puede hacerlo más barato.
También necesitan decidir por cuánto tiempo necesitarán este software. Si la empresa usará el software durante años, el comprador puede negociar términos más largos que a veces resultan en precios más favorables.
Decisión final
La decisión final debe basarse en toda la información recopilada previamente. Las empresas deben tratar de priorizar las necesidades y seleccionar la solución que cumpla con la mayoría, si no todas, de sus requisitos. Las empresas deben recordar que no existe un software perfecto, pero sí uno que es el mejor para su negocio. Si es posible, los compradores deben intentar realizar un programa piloto con un tamaño de muestra más pequeño de usuarios para evaluar qué tan bien se recibe el software. Si la plataforma obtiene altas calificaciones, pueden comprar con más confianza. Si se encuentra que la herramienta es ineficiente o no funciona como se esperaba, podría ser el momento de probar otro software.
