Tipos de Software de Gestión de Restaurantes
La mayoría del software de gestión de restaurantes está diseñado para ser una solución integral para todas las necesidades de gestión de un restaurante. Sin embargo, algunos se centran en diferentes aspectos de la gestión de un restaurante que otros. Algunos pueden centrarse más en el lado del negocio, con características de contabilidad robustas. Algunos pueden centrarse más en el lado del servicio, proporcionando herramientas fáciles para optimizar el servicio. Algunos pueden centrarse en ayudar a una cocina a organizarse y mantenerse organizada digitalizando los pedidos.
En general, la mayoría de los sistemas de gestión de restaurantes serán muy similares, pero el ligero cambio de enfoque puede ayudar a dirigir mejoras en un restaurante donde más se necesitan. Dependiendo del tamaño del restaurante y cuántas ubicaciones haya, algunos software están diseñados específicamente para ubicaciones individuales y otros están creados específicamente para grandes empresas que manejan múltiples restaurantes.
Características del Software de Gestión de Restaurantes
Seguimiento financiero – Rastrear cada transacción es extremadamente importante en un restaurante. No solo ayuda a gestionar los ingresos frente a los gastos, sino que también facilita mucho las cosas si un cliente alguna vez disputa una compra. Saber cuánto dinero se está destinando a la compra de alimentos desglosando las recetas por el costo de los ingredientes individuales y qué artículos del menú son más exitosos que otros puede ayudar a los propietarios y gerentes a tomar decisiones informadas en el futuro. Esto también puede ayudar a una cocina a ver cuánto dinero se está perdiendo por desperdicio de alimentos y hacer ajustes. En general, siempre es una buena idea saber cómo van las ventas y dónde se pueden reducir costos.
Herramientas fiscales – La temporada de impuestos puede ser difícil para todos, especialmente para las pequeñas empresas. Las plataformas de gestión de restaurantes con herramientas fiscales pueden ayudar a preparar un restaurante para la temporada de impuestos con un trabajo mínimo. Al mantener un registro de todos los recibos y compras, los propietarios no necesitan preocuparse por perder información crucial o hacer muchos cálculos de última hora.
Creación de menús – Aunque obviamente hay mucho trabajo que se realiza en la creación de un menú más allá del ámbito del software, el software de gestión de restaurantes puede ayudar a organizar ese proceso. Algunos software de gestión de restaurantes pueden mantener listas de ingredientes y recetas para los artículos del menú. Una vez que los artículos del menú están finalizados, se pueden agregar fácilmente a la función de POS, lo que facilita mucho a los camareros realizar pedidos para los clientes.
Gestión de pedidos – La gestión de pedidos y las ventas de alimentos obviamente constituyen la mayor parte del negocio de un restaurante. Si las operaciones no funcionan sin problemas, eso puede significar un desastre para todo el negocio. Con boletos digitales o una impresora de boletos integrada, la cocina puede mantenerse organizada y al tanto de los pedidos a medida que llegan. Si un restaurante también ofrece un servicio de entrega, mantenerse organizado es aún más importante para garantizar que la comida llegue exactamente a donde debe ir. Algunas plataformas incluso alertarán a los camareros cuando un pedido esté retrasado para que puedan mantener informados a los clientes.
Procesamiento de tarjetas de crédito – La mayoría de los sistemas de punto de venta tienen procesamiento de tarjetas de crédito integrado, y muchos sistemas de gestión de restaurantes no son diferentes. Dado que la mayoría de los comensales pagan con tarjeta, el procesamiento de tarjetas de crédito integrado puede hacer que el proceso de pago sea mucho más fluido tanto para los clientes como para los camareros. Esto también puede eliminar la necesidad de pagar dinero extra a un servicio de procesamiento de tarjetas de crédito. Al tener el servicio incluido con la plataforma de software, no hay necesidad de pagar más de su bolsillo.
Gestión de lealtad – Obtener y retener clientes es un gran desafío para cualquier restaurante. Muchos sistemas de gestión de restaurantes incluirán algún tipo de características de gestión de lealtad en forma de tarjetas de regalo, tarjetas de comensales frecuentes o boletines por correo electrónico. Al tener todo esto alojado dentro de la plataforma, canjear tarjetas o mantener un registro de puntos acumulados se vuelve fácil. Los clientes no necesitan recordar una tarjeta de papel, y los camareros no necesitan pasar mucho tiempo tratando de asegurar que el cliente obtenga su descuento.
Gestión de inventario – Para un restaurante, el control de inventario es una preocupación principal. Sin suficientes ingredientes adecuados, servir a los clientes se vuelve imposible. La comida no es barata, ni dura para siempre, por lo que pedir la cantidad correcta es extremadamente importante. Con características de gestión de inventario en un sistema de gestión de restaurantes, los chefs y cocineros pueden llevar un registro de todos los ingredientes disponibles, cuándo caducarán y qué necesita ser pedido en un futuro cercano. Si hay una cantidad establecida de algo disponible, como botellas de vino, un sistema inteligente actualizará automáticamente el inventario cuando se compren artículos. Aunque también hay software de inventario de restaurantes disponible, tener la característica disponible en un sistema que ya se está utilizando facilita mucho la comunicación entre la cocina y la oficina trasera y delantera, y viceversa.
Gestión y programación de empleados – Los restaurantes a menudo tienen grandes fuerzas laborales que trabajan en turnos separados. Las características de gestión de empleados pueden ayudar a los restaurantes a programar los turnos de sus empleados y crear cronogramas de incorporación para nuevos empleados que necesitan capacitación. De esta manera, los restaurantes siempre están adecuadamente dotados de personal y los empleados no están sobrecargados. Algunos software de gestión de restaurantes incluso podrán informar qué días o noches son más ocupados y cuáles son más lentos para que los gerentes puedan programar adecuadamente sin sub o sobrecargar de personal.
Informes y análisis – Los restaurantes trabajan con márgenes extremadamente pequeños, por lo que saber exactamente qué está sucediendo con el negocio en todo momento es crucial. Dado que los sistemas de gestión de restaurantes tocan casi todos los aspectos de un restaurante, pueden recopilar datos de los diversos rincones del negocio y crear análisis que proporcionen una imagen clara de sus operaciones. Con estos datos y análisis, los propietarios y gerentes de restaurantes pueden tomar decisiones informadas basadas en dónde están teniendo un buen desempeño y dónde necesitan mejorar. Aunque las soluciones de análisis de datos proporcionarán información más robusta, las herramientas básicas dentro de los sistemas de gestión de restaurantes suelen ser suficientes para restauradores ocupados sin experiencia en ciencia de datos.
Entrega y para llevar – A los clientes les encanta tener la capacidad de pedir comida en línea, por lo que tiene sentido ofrecer esa opción. Un sistema de gestión de restaurantes con funcionalidad para crear un portal de pedidos en línea ayuda a mantener todo en un solo lugar, así como a ahorrar tiempo y dinero al tratar de averiguar cómo construir un sitio web y evitar tarifas de proveedores. Y con esos pedidos llegando directamente a través del software de gestión de restaurantes, es menos probable que los pedidos se pierdan o se dejen de lado en favor de los comensales en el lugar.
Planos de planta – El software de gestión de restaurantes permite a los anfitriones ingresar el plano de planta del restaurante en la herramienta para que puedan sentar fácilmente a los invitados y reservar mesas. Los camareros pueden usar el plano de planta para asegurarse de que el pedido correcto vaya a la mesa correcta. Algunas herramientas incluso pueden permitir que los pedidos se realicen según el asiento de la mesa, por lo que si alguien tiene una alergia o restricción dietética, no se le sirve accidentalmente el artículo incorrecto.
Tendencias Relacionadas con el Software de Gestión de Restaurantes
Pedidos en la mesa – El software de gestión de restaurantes basado en la nube tiene la capacidad de sincronizar múltiples dispositivos móviles para que los camareros puedan dejar de lado el bloc de pedidos y usar una tableta o teléfono móvil para realizar pedidos directamente en la mesa. Con la mayor velocidad y precisión que ofrece dicha funcionalidad, es comprensible por qué cada vez más restaurantes están implementando esta solución.
POS basado en tabletas – La mayoría de los sistemas de gestión de restaurantes están optimizados para funcionar en un iPad o tableta similar, ahorrando dinero a los propietarios de restaurantes al ser fácilmente reemplazables y ahorrando espacio al no requerir un ratón o teclado de computadora. Las tabletas también son portátiles y fáciles de configurar, lo que las hace ideales si desea probar nuevos diseños o capacitar a nuevos empleados. No más estaciones de servicio voluminosas.
Pedidos en línea – Pedir comida en línea es una gran tendencia, y una que probablemente no desaparecerá pronto. Si un restaurante no ofrece pedidos en línea, probablemente esté perdiendo una gran cantidad de ventas potenciales. Afortunadamente, el software de gestión de restaurantes facilita la creación de un portal de pedidos en línea con un esfuerzo mínimo.
Software y Servicios Relacionados con el Software de Gestión de Restaurantes
El software POS para restaurantes proporciona muchas características similares a un sistema de gestión de restaurantes, pero no es tan robusto en características. El software POS para restaurantes está diseñado principalmente para facilitar las transacciones con los clientes y puede contener características adicionales para ayudar en la gestión de un restaurante. El software de gestión de restaurantes está diseñado para gestionar todos los aspectos de un restaurante.
El software de reservas para restaurantes está diseñado para aceptar y gestionar reservas. Los clientes pueden hacer una reserva para un momento específico, ya sea en el sitio web de un restaurante o en un sitio de reservas de restaurantes dedicado como OpenTable. Aunque el software de gestión de restaurantes puede hacer esto también, puede que no necesariamente se integre con los sitios agregadores más grandes.
El software de entrega/para llevar de restaurantes proporciona un medio para que los restaurantes creen un portal de pedidos en línea. Aunque eso puede estar en su sitio web o en un mercado más grande como GrubHub, estas herramientas generalmente se integran con los sistemas de gestión de restaurantes. Algunos software de gestión de restaurantes modernos pueden contener esta característica, pero puede que no se integren con los mercados más grandes.
El software de gestión de inventario y compras de restaurantes es un conjunto de herramientas específicamente diseñado para ayudar a los restaurantes a gestionar su inventario de alimentos y optimizar el proceso de compra. Los sistemas de gestión de restaurantes probablemente contengan características similares a esta, pero puede que no sean tan robustas.
El software de inteligencia empresarial y análisis de restaurantes está diseñado para proporcionar información de alto nivel sobre el rendimiento de un restaurante. Estos datos a menudo provienen de otro software de restaurantes que utiliza el negocio. El software de gestión de restaurantes tendrá la capacidad de crear algunos informes y análisis porque recopila una gran cantidad de datos de todos los aspectos de las operaciones del restaurante, pero puede que no sean tan robustos como los creados por una herramienta dedicada de inteligencia empresarial y análisis.
