Más Información Sobre Herramientas de Minería de Procesos
¿Qué son las herramientas de minería de procesos?
En esencia, las herramientas de minería de procesos ayudan a las empresas a comprender sus procesos para entender mejor qué son y cómo están funcionando. Cuando uno profundiza en las raíces de cualquier negocio, las estructuras subyacentes a menudo estarán respaldadas por procesos o los flujos de trabajo y funciones empresariales que sustentan las operaciones. Los procesos son los pasos y tareas que se realizan para completar un trabajo. Los mejores procesos son fácilmente repetibles y están bien documentados. Sin embargo, no siempre es fácil controlar todos los procesos en curso, ya que pueden estar distribuidos entre individuos, equipos y sistemas. Aquí es donde entra en juego el software de minería de procesos. Este software puede ayudar a las empresas a determinar cómo optimizar sus procesos mediante la automatización o haciendo que estos procesos sean más eficientes. Las herramientas de minería de procesos analizan registros de varios sistemas empresariales, como CRM, ERP y software de compras. A partir de ahí, los líderes empresariales pueden tomar decisiones informadas y basadas en datos sobre sus procesos y flujos de trabajo.
Los procesos pueden descontrolarse rápidamente. Por ejemplo, una persona podría ingresar datos sobre un cliente en un CRM, otra podría transferir esos datos a un software financiero, y otro colega podría analizar esos datos para obtener información. Con el software de minería de procesos implementado, las empresas pueden obtener visibilidad sobre cómo las diversas tareas dispares se combinan en procesos y qué tan bien funcionan juntas.
Tradicionalmente, las herramientas de minería de procesos son utilizadas por empresas de tamaño medio y grande. Las empresas más grandes tienden a tener departamentos más aislados, y cuando las acciones empresariales necesitan integrarse para ser eficientes, el software de minería de procesos es una solución fácil. Sin embargo, las pequeñas empresas también pueden beneficiarse de la tecnología RPA, ya que también tienen procesos.
¿Qué tipos de herramientas de minería de procesos existen?
Descubrimiento de procesos
El software de minería de procesos puede centrarse en el descubrimiento de procesos. Estas herramientas son más simples y permiten una visión general de los procesos. Sin embargo, algunas utilizan técnicas más avanzadas, como la inteligencia artificial, para descubrir y agrupar procesos.
Verificación de conformidad
La verificación de conformidad es un método de minería de procesos utilizado para verificar el cumplimiento. Compara registros de eventos o un proceso real con el modelo de referencia existente, o modelo objetivo, para ese proceso. Esta técnica determina si el proceso real corresponde al proceso objetivo.
Reingeniería de procesos
La reingeniería de procesos implica cambiar el modelo de proceso. Incluye rediseñar los procesos empresariales centrales para mejorar drásticamente la productividad, los tiempos de ciclo y la calidad. Estas herramientas se centran en el análisis y diseño de flujos de trabajo y procesos.
¿Cuáles son las características comunes de las herramientas de minería de procesos?
Las siguientes son algunas características principales dentro de las soluciones de minería de procesos que pueden ayudar a los usuarios de muchas maneras:
Gestión de procesos: Para que el software procese procesos, las capacidades de integración robustas con herramientas empresariales, como el software CRM y ERP, son críticas. Este software puede permitir a los usuarios acceder y comprender diferentes procesos según sus roles. Esto dará a los usuarios la capacidad de encontrar cuellos de botella e identificar brechas entre cómo deberían ser las cosas y cómo son en realidad.
Análisis de procesos: La gestión es el primer paso, y el análisis es el segundo. Las herramientas de minería de procesos permiten a los usuarios realizar análisis de procesos en tiempo real, dándoles capacidades de notación de procesos y la capacidad de definir entidades empresariales y responsabilidades para procesos dados.
Automatización: La automatización no es el único objetivo de la minería de procesos, pero a menudo es el resultado. Muchas de estas herramientas se integran con la tecnología RPA, ya sea de forma nativa o a través de integraciones de terceros. Algunas de ellas permiten a clientes, socios y desarrolladores de terceros crear aplicaciones sobre procesos empresariales.
¿Cuáles son los beneficios de las herramientas de minería de procesos?
A continuación se mencionan algunos beneficios de las plataformas de minería de procesos:
Descubrimiento: La proliferación de sistemas y aplicaciones puede llevar a la proliferación de confusión, pero no tiene por qué ser así. La minería de procesos puede ayudar a descubrir procesos analizando los datos de registro producidos por las aplicaciones. Este software podría integrarse con el software CRM, por ejemplo, para ayudar a obtener una mejor comprensión de cuán eficiente y efectiva es la gestión de relaciones con los clientes de una empresa. El poder de esta tecnología es que puede integrarse con una variedad de diferentes tipos de herramientas y, como tal, puede ofrecer una vista panorámica de todos los procesos y cómo funcionan juntos.
Monitoreo: Una vez que se han descubierto los procesos, puede comenzar el trabajo real. Los sistemas de minería de procesos pueden proporcionar una vista de extremo a extremo de los procesos en toda la empresa desde una variedad de aplicaciones y sistemas diferentes. Esta vista puede mostrar qué procesos están consumiendo más tiempo y recursos, ya sea en términos de salida financiera o capital humano.
Optimización: Ver los procesos no es un objetivo en sí mismo. El punto y propósito de monitorear los procesos es optimizarlos. Esto puede tomar la forma de automatización (a través de software de automatización de procesos robóticos (RPA), por ejemplo) o asegurarse de que los humanos involucrados puedan alcanzar su máximo potencial.
¿Quién utiliza las herramientas de minería de procesos?
Líderes de ventas: Los procesos de lead-to-order pueden llevar mucho tiempo, aumentando el tiempo de recuperación de las inversiones en marketing. Las empresas pueden descubrir las razones detrás de este problema y tomar medidas para reducir el tiempo del ciclo de ventas.
Profesionales de TI: Los sistemas de TI pueden no proporcionar la solución correcta en su primer intento. Las herramientas de minería de procesos pueden producir información basada en datos para aumentar la tasa de resolución en el primer intento.
Oficiales de finanzas: Los errores y las intervenciones manuales en los procesos de compra a pago aumentan el tiempo de entrega. La minería de procesos puede ayudar a las empresas a encontrar áreas compatibles para la automatización.
¿Cuáles son las alternativas a las herramientas de minería de procesos?
Las alternativas a las herramientas de minería de procesos pueden reemplazar este tipo de software, ya sea parcial o completamente:
Software de automatización de procesos robóticos (RPA): Las soluciones de software RPA a veces tienen capacidades de minería de procesos integradas. Por lo tanto, las empresas que ya implementan bots RPA deberían verificar primero si tienen características de minería de procesos.
Software relacionado con las herramientas de minería de procesos
Las soluciones relacionadas que se pueden usar junto con el software de minería de procesos incluyen:
Software de gestión de procesos empresariales (BPM): Una empresa puede implementar tanto software de minería de procesos como software de gestión de procesos empresariales (BPM) simultáneamente para realizar diferentes funciones de automatización de procesos. Sin embargo, una empresa también podría decidir optar por uno u otro. El software BPM, que ha existido durante algún tiempo, se utiliza para analizar procesos a un nivel muy alto, mientras que las herramientas de minería de procesos van a un detalle más granular.
Software de simulación de procesos empresariales: Similar a la minería de procesos, el software de simulación de procesos empresariales permite a las empresas evaluar procesos empresariales. Este software proporciona herramientas más robustas para simular estos procesos y se centra en probar y validar escenarios hipotéticos. Proporciona herramientas para crear modelos, así como para visualizar los modelos y resultados. Generalmente es utilizado por ejecutivos, gerentes y consultores externos que buscan obtener una mejor comprensión de los procesos empresariales de una empresa.
Desafíos con las herramientas de minería de procesos
Las soluciones de software pueden venir con su propio conjunto de desafíos. Siempre se debe tener en cuenta que la minería de procesos, al igual que cualquier otra solución relacionada con la transformación digital o la automatización, no es una solución mágica. Por lo tanto, los usuarios deben tener en cuenta estos inconvenientes y problemas:
Integraciones: Una preocupación que los usuarios del software de minería de procesos deben tener en cuenta es el tipo de software con el que las herramientas de minería de procesos pueden integrarse para automatizar procesos. A menudo, las empresas implementarán herramientas de minería de procesos sobre sistemas ERP, herramientas de infraestructura de centros de contacto o software de contabilidad, entre muchos otros tipos de software. Si el software que una empresa espera automatizar procesos dentro no es compatible con la herramienta de minería de procesos de su elección, entonces no tiene sentido comprar ese producto específico.
Compatibilidad: Los compradores deben asegurarse de que la solución de minería de procesos pueda ejecutarse en Windows, macOS o cualquier otro sistema operativo que puedan utilizar en su empresa. La mayoría de las herramientas de minería de procesos son independientes de la plataforma y pueden funcionar con muchos proveedores de software diferentes; sin embargo, siempre es mejor verificar al comprar el software.
Costos inesperados: Al igual que con cualquier software, es esencial considerar todos los costos potenciales involucrados. Con el software de minería de procesos, los usuarios podrían descubrir que terminan gastando más de lo que pensaban.
¿Qué empresas deberían comprar herramientas de minería de procesos?
Cada industria puede beneficiarse de alguna manera del software de minería de procesos y de implementar una estrategia de automatización. Aquí hay un par de ejemplos de industrias donde los beneficios de la minería de procesos están dando frutos:
Salud: Los turnos en el hospital pueden ser mental y físicamente agotadores, y lo último que necesita un técnico médico es quedarse despierto con tareas repetitivas y de baja prioridad. El software de minería de procesos puede ayudar a los líderes de salud a tener en cuenta los procesos y asegurarse de que los procesos estén optimizados o automatizados según sea necesario.
Telecomunicaciones: Las empresas de telecomunicaciones siempre están buscando mejorar sus procesos y ofrecer los mejores y más rápidos servicios a sus clientes. La minería de procesos puede ayudarles a comprender mejor sus procesos.
Cómo comprar herramientas de minería de procesos
Recolección de requisitos (RFI/RFP) para software de minería de procesos
Al buscar implementar una solución de minería de procesos, es crucial comenzar desde el principio. En otras palabras, una empresa debe comenzar realizando una visión general de los procesos empresariales. Si una empresa está comenzando y busca comprar su primer software de minería de procesos, o donde sea que una empresa esté en su proceso de compra, g2.com puede ayudar a seleccionar la mejor opción. Como se mencionó anteriormente, los compradores también deben considerar el software y los servicios relacionados y auxiliares que podrían querer implementar junto con la minería de procesos, como RPA o servicios de consultoría de automatización de procesos robóticos (RPA).
Tomar una visión general holística de los sistemas y procesos empresariales ayudará a las empresas a identificar puntos de dolor. Esto les ayudará a determinar qué software comprar (por ejemplo, si puede manejar eficazmente los procesos de la empresa) y desarrollar criterios de compra.
Una solicitud de información (RFI) puede ser útil, especialmente si la implementación es de gran escala y alcance. Al producir esto, una empresa puede estar bien posicionada para recopilar información de los vendedores. Dependiendo del alcance de la implementación, podría ser útil producir un RFI, una lista de una página con algunos puntos que describan lo que se necesita del software de minería de procesos.
Comparar productos de software de minería de procesos
Crear una lista larga
La evaluación de proveedores debe comenzar con una lista larga, que ayudará a determinar si una solución dada es adecuada. Los compradores deben crear una lista amplia de herramientas que se alineen con sus objetivos empresariales. Para que haya igualdad de condiciones, es importante hacer el mismo conjunto de preguntas a cada vendedor.
Crear una lista corta
A continuación, debe realizarse una reducción. A través de preguntas específicas, demostraciones y pruebas, se puede pasar de una lista larga a una corta. Aunque esto diferirá para cada empresa y caso de uso, tres a cinco productos es típicamente un buen número. Con esta lista en mano, las empresas pueden producir una matriz para comparar las características y precios de las diversas soluciones.
Realizar demostraciones
Para asegurar una comparación exhaustiva, el usuario debe demostrar cada solución en la lista corta utilizando el mismo caso de uso y conjuntos de datos. Esto permitirá a la empresa evaluar de manera similar y ver cómo cada proveedor se compara con la competencia.
Selección de software de minería de procesos
Elegir un equipo de selección
Antes de comenzar, es crucial crear un equipo ganador que trabajará junto durante todo el proceso, desde identificar puntos de dolor hasta la implementación. El equipo de selección de software debe consistir en miembros de la organización con los intereses, habilidades y tiempo adecuados para participar en este proceso. Un buen punto de partida es apuntar a tres a cinco personas que ocupen roles como el principal tomador de decisiones, gerente de proyecto, propietario del proceso, propietario del sistema o experto en materia de personal, así como un líder técnico, administrador de TI o administrador de seguridad. En empresas más pequeñas, el equipo de selección de proveedores puede ser más pequeño, con menos participantes, multitarea y asumiendo más responsabilidades.
Negociación
El hecho de que algo esté escrito en la página de precios de una empresa no significa que sea definitivo, aunque algunas empresas no cederán. Es imperativo abrir una conversación sobre precios y licencias. Por ejemplo, el proveedor puede estar dispuesto a ofrecer un descuento por contratos de varios años o recomendar el producto a otros.
Decisión final
Después de esta etapa, y antes de comprometerse por completo, se recomienda realizar una prueba piloto o programa piloto para probar la adopción con una pequeña muestra de usuarios. Si la herramienta es bien utilizada y bien recibida, el comprador puede estar seguro de que la selección fue correcta. Si no, podría ser el momento de volver a la mesa de dibujo.
¿Cuánto cuestan las herramientas de minería de procesos?
Generalmente, las herramientas de minería de procesos requieren una licencia (con un precio anual o mensual). Además, a menudo se paga extra por bot, siendo los bots no atendidos más caros que los atendidos.
Retorno de la inversión (ROI)
Dado que la minería de procesos podría reemplazar las tareas de los humanos (o sus trabajos), se debe analizar y comparar el costo de la automatización frente a que los humanos realicen las mismas tareas. Aunque el grado en que el software impacta en el resultado final de la empresa es un indicador clave de éxito, no debería ser el único. También se debe investigar el ROI ético, o el impacto moral que tendrá el desplazamiento laboral.
Implementación de herramientas de minería de procesos
¿Quién es responsable de la implementación de herramientas de minería de procesos?
Aunque algunas soluciones de minería de procesos requieren un soporte de TI significativo, la mayoría puede ser implementada directamente por los líderes empresariales. Estos líderes empresariales tendrán la mejor visibilidad de los procesos de su equipo. Para implementaciones más complejas, probablemente se necesitará el apoyo del equipo de TI. El equipo de TI también podría estar involucrado con la seguridad. Dado que el software de minería de procesos puede acceder a la información más sensible, el equipo de TI podría involucrarse para probar cuán seguro es el software.
¿Cómo es el proceso de implementación de una herramienta de minería de procesos?
Cuando uno busca automatizar sus procesos, debe comenzar con un análisis profundo de esos procesos. No es necesario comenzar con software costoso o un equipo externo. Puede comenzar con papel y lápiz o en una pizarra, digital o de otro tipo. La empresa, o el equipo, puede identificar los procesos más rotos o aquellos que están listos para la automatización, como los más repetitivos. Solo después de este arduo trabajo puede comenzar la automatización real.
¿Cuándo deberías implementar una herramienta de minería de procesos?
Muchas soluciones ofrecen pruebas gratuitas para probar la efectividad de la tecnología. Esto puede ayudar a una empresa a determinar si la solución es adecuada para ellos. Si se ha tomado la decisión de implementar la minería de procesos, es clave que no se aísle en un solo departamento; de lo contrario, su propia implementación podría llevar a una mayor complicación y confusión en torno a los procesos.
Tendencias de las herramientas de minería de procesos
Inteligencia artificial (IA)
Los proveedores de minería de procesos están esforzándose por implementar elementos de IA y aprendizaje automático en sus soluciones para permitir que las empresas comprendan mejor sus procesos. Estas capacidades de IA permiten que las herramientas de minería de procesos observen visualmente los procesos y los lleven a cabo de manera independiente, sin intervención humana. Como con la mayoría de las iniciativas de IA, los casos de uso en el software de minería de procesos son relativamente incipientes. Sin embargo, para lograr una verdadera automatización, las dos tecnologías deberán trabajar sin problemas. Esto ayudará a las empresas con su transformación digital en general.
