El software de gestión de facturas ayuda a las empresas a automatizar tareas relacionadas con el procesamiento de facturas. Cuando las empresas o los departamentos de contabilidad reciben facturas, estas generalmente pasan por un proceso de aprobación, después del cual su información se compara con órdenes de venta y compra, así como con pagos. El software de gestión de facturas optimiza este flujo de trabajo al escanear facturas, leer y extraer datos en el sistema, y transferir pagos electrónicamente. Algunas soluciones ofrecen una aplicación móvil para visualización y aprobación remota, además de la asignación de pagos y la selección de cuentas para cada pago. Una vez que las facturas son procesadas, se almacenan ya sea en la nube o en las instalaciones para un fácil acceso en una fecha posterior. Estas herramientas a menudo permiten la entrada manual de datos para facturas además de la captura automática de datos.
Estas soluciones de software benefician a los departamentos de contabilidad al eliminar la necesidad de registros en papel, la entrada manual de datos y el envío de cheques por correo. Varios de los herramientas de gestión de facturas también proporcionan características de, o se integran con, otros tipos de software, incluyendo software de facturación, software de adquisiciones, y software de contabilidad.
Para calificar para la inclusión en la categoría de Gestión de Facturas, un producto debe:
Extraer facturas de otro software o mediante escaneo y OCR
Almacenar archivos de facturas, junto con el historial de aprobación y pago
Consolidar múltiples facturas o dividir una factura en varias
Proporcionar flujos de trabajo de aprobación estándar que puedan ser personalizados por los usuarios
Emparejar facturas con compras y órdenes de venta, así como con pagos
Sincronizar con cuentas de la empresa para transferir pagos de facturas aprobadas
Rastrear diferentes tipos de pago como depósitos o pagos parciales
Aplicar múltiples pagos a una factura o un pago a múltiples facturas
Monitorear fechas de vencimiento y pagos atrasados para facturas de cuentas por cobrar y cuentas por pagar
