Más Información Sobre Software de Gestión de Casos de Recursos Humanos
¿Qué es el Software de Gestión de Casos de RRHH?
El software de gestión de casos de RRHH ayuda a las organizaciones a gestionar las relaciones con los empleados a través de un sistema de tickets que les permite resolver problemas de los empleados rápidamente. Es ideal para preguntas, preocupaciones, problemas, informes de incidentes y recopilación de sugerencias para mejorar los procesos empresariales. En resumen, es la piedra angular de la prestación de servicios de RRHH.
Una de sus funciones clave es mitigar el riesgo. Documentar incidentes y dejar un rastro de auditoría claro ayuda a proteger a las empresas de costos legales y multas por incumplimiento. Ayuda a recopilar datos para crear ideas accionables al resaltar tendencias, señalar áreas problemáticas potenciales, supervisar flujos de trabajo, documentar y manejar incidentes, y así mejorar la experiencia del empleado.
¿Cuáles son las Características Comunes del Software de Gestión de Casos de RRHH?
A continuación se enumeran las características principales de la gestión de casos de RRHH que ayudan a los usuarios a presentar casos, acceder a información y crear un flujo de trabajo de RRHH fluido:
Panel de control: En el centro de todo se encuentra un panel de control integral que permite a los usuarios ver qué necesita hacerse. Debe ser fácil de configurar según el rol o la tarea.
Gestión de casos: En el centro de todas las operaciones está la capacidad de crear, enviar, gestionar, trabajar y resolver casos de RRHH. Automatiza el proceso de gestión de casos de RRHH y ahorra tiempo. Desde la incorporación hasta la salida, aborda todo el ciclo de vida del empleado manejando diferentes tipos de casos. Al igual que el software de mesa de ayuda, la mayoría de las soluciones utilizan un sistema de tickets para rastrear y registrar fácilmente las solicitudes y sugerencias de los empleados. Esto ayuda a establecer las mejores prácticas de gestión de casos de RRHH.
Aquí están las funciones clave de gestión de casos a examinar:
Portal de casos: Como un centro central para todo el centro de servicios, el portal permite a los usuarios ver, gestionar o trabajar en casos. Es la más importante de todas las herramientas de gestión de casos. Los permisos suelen basarse en roles, permitiendo a los empleados la capacidad de simplemente ver qué trabajadores de RRHH tienen acceso administrativo.
Gestión de acuerdos de nivel de servicio (SLA): Muchos departamentos tienen un SLA que establece un plazo para resolver problemas de los trabajadores. Un gestor de SLA permite a los usuarios rastrear los SLA ya sea de forma individual o para el departamento en su conjunto. Es esencial para la gestión de servicios de RRHH.
Gestión de incidentes: Cuando surgen problemas, es importante recopilar todos los detalles y obtener la documentación adecuada. Las organizaciones deben estar protegidas de responsabilidades, y la gestión de incidentes hace esto posible. Tener un sistema seguro para reportar mala conducta en el lugar de trabajo es esencial.
Rastro de auditoría: Al gestionar casos importantes, especialmente aquellos relacionados con acoso, accidentes, problemas de cumplimiento o incluso posibles casos legales, es esencial saber quién estuvo involucrado. Al registrar las acciones de cada usuario, es fácil rastrear a todos los involucrados y hacer ajustes según sea necesario. Esto es especialmente importante al tratar de mantener el cumplimiento.
Base de conocimiento: Una base de conocimiento permite a los usuarios buscar información en lugar de pasar horas respondiendo preguntas frecuentes. Al asegurarse de que esté actualizada, sea buscable y esté bien organizada, los usuarios pueden ayudarse a sí mismos cuando se trata de preguntas sobre la política de RRHH. Cuando todos están involucrados, las iniciativas de RRHH prosperan.
Gestión de correo electrónico: Los administradores pueden estar obligados a manejar una gran carga de casos. Crear plantillas de correo electrónico es especialmente útil para tratar con los mismos tipos de situaciones día tras día. Los administradores de RRHH pueden usar plantillas preestablecidas para comunicarse y resolver problemas sin salir del programa.
Colaboración: RRHH puede dirigir solicitudes a otros departamentos o etiquetarlas en casos que requieran colaboración. Las preguntas sobre nómina pueden ir a contabilidad, mientras que las solicitudes de mesa de ayuda se envían a TI. Las notificaciones hacen posible cumplir con los plazos.
Seguridad: Características como el cifrado de datos, permisos basados en roles y acceso a ciertos controles o información, y medidas antifraude ayudan a la organización a mantener los riesgos cibernéticos al mínimo.
¿Cuáles son los Beneficios del Software de Gestión de Casos de RRHH?
Resuelve problemas de empleados: Arreglar o incluso identificar problemas complicados puede hacer que los empleados duden en presentarse, especialmente si el proceso es difícil. El software de gestión de casos de RRHH ayuda a manejar conflictos antes de que escalen, aumentando la retención de empleados. La gestión de casos estandarizada facilita obtener el apoyo necesario en la oficina.
Promueve un mejor autoservicio: Es fácil abrumar a los trabajadores administrativos con las mismas preguntas. Con una gestión adecuada del conocimiento, los usuarios pueden buscar preguntas frecuentes en la base de conocimiento, resolviendo pequeños problemas sin ocupar el tiempo y los recursos de otra persona. O, en un caso donde un problema se resuelve rápidamente, la estandarización de la gestión de casos agiliza los procesos de RRHH.
Destaca los desafíos del lugar de trabajo: Al rastrear y registrar información, es fácil generar informes y ver dónde se están atascando los empleados. ¿Hay alguna parte de tu conjunto tecnológico que no esté funcionando bien? ¿Los empleados consistentemente malinterpretan las reglas sobre beneficios o políticas de la empresa? Es más fácil ver estas tendencias cuando todo está expuesto de manera comprensible. Esto permite a los miembros del equipo dar un paso adelante e innovar.
Escalación rápida: Cuando surgen problemas serios, no pueden pasar desapercibidos. Al dar a los usuarios la capacidad de etiquetar problemas de alta alerta, pueden ser extraídos del flujo de trabajo y recibir la priorización adecuada.
Mejora la eficiencia de RRHH: Sobre todo, la gestión de casos de RRHH ayuda al departamento a manejar problemas menores rápidamente, permitiéndoles dedicar más tiempo a problemas que requieren pensamiento abstracto y optimización del lugar de trabajo.
¿Quién Usa el Software de Gestión de Casos de RRHH?
Representantes de RRHH: Como los principales usuarios del software, los representantes de RRHH estarán principalmente rastreando, gestionando y resolviendo casos. También pueden estar actualizando información en la base de conocimiento y utilizando el sistema de informes de incidentes para proteger a la empresa de responsabilidades.
Empleados: Los empleados son los usuarios más importantes en el sistema. Los miembros del equipo serán quienes presenten casos, hagan preguntas, agreguen sugerencias para el lugar de trabajo o reporten mala conducta.
Equipos interrelacionados: A veces, los trabajadores tienen preguntas que la administración no puede responder. Ya sea una preocupación que necesita ser reportada al personal de instalaciones o mantenimiento o una pregunta sobre nómina o contabilidad, otros trabajadores necesitarán colaborar e interactuar con el sistema.
Liderazgo: Ya sea el jefe del departamento de RRHH o un miembro del C-suite, los altos mandos necesitan ver informes para entender qué tan bien está funcionando el sistema, la efectividad del departamento de RRHH en su conjunto y cualquier área de riesgo potencial dentro de la organización.
Software Relacionado con el Software de Gestión de Casos de RRHH
Las soluciones relacionadas que pueden usarse junto con el software de gestión de casos de RRHH incluyen:
Sistemas de gestión de recursos humanos (HRMS) y software de gestión de capital humano (HCM): Para las organizaciones que utilizan suites, es esencial asegurarse de que cada pieza de tecnología sea compatible. Esto incluye el uso de software HRMS & HCM, o sistema de información de recursos humanos (HRIS). Tener la capacidad de exportar y compartir datos ayuda a mantener un ojo en la salud general de la empresa. Tener la capacidad de compartir datos de casos sin problemas asegura un conjunto tecnológico más seguro.
Software de base de conocimiento: Aunque esta es una característica común en muchas aplicaciones de gestión de casos de RRHH, sigue siendo clave considerarla. Si hay un software de base de conocimiento preexistente, los usuarios deben tratar de entender qué tan bien interactúan los sistemas. Cuando los empleados tienen que buscar información en demasiados lugares, tienden a rendirse.
Software de cumplimiento de RRHH: Cuando se trata de rastrear certificaciones de empleados, su longevidad y sus fechas de vencimiento, el software de cumplimiento de RRHH es necesario para asegurar la protección de una organización contra repercusiones legales y financieras de la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA), la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPPA) u otras regulaciones de la industria.
Software de incorporación: Los nuevos empleados especialmente tienen muchas preguntas. Necesitarán acceso rápido a documentos importantes y apoyo adicional al principio.
Software de inicio de sesión único (SSO): Los usuarios pueden reducir los posibles puntos de acceso débiles al dar a los trabajadores un lugar para acceder a todo lo que necesitan. Si la seguridad es una preocupación seria, encontrar un software SSO compatible alivia muchos temores.
Software de gestión del rendimiento: Al rastrear problemas potenciales, tener datos de rendimiento históricos proporciona el contexto adecuado en situaciones serias.
Desafíos con el Software de Gestión de Casos de RRHH
Hay varios desafíos a considerar al observar el software de gestión de casos de RRHH. Algunos de ellos incluyen:
Implementación: Las empresas deben asegurarse de que todos, desde el CEO hasta el becario, sepan cómo usar este producto. Que falle la comunicación no es una opción, especialmente cuando se trata de reportar mala conducta. Los usuarios también deben presupuestar el tiempo de capacitación. Si las personas están acostumbradas a hacer preguntas al personal, tomará algún tiempo adaptarse a un sistema formalizado. Es importante configurar el diseño para que sea lo más fluido posible y prestar mucha atención a la interfaz de usuario y asegurarse de que sea utilizable.
Problemas con el conjunto tecnológico: Ya sea que tenga una API o se asocie con HCMs o HRISs populares, debe ser compatible con cada programa que toque. Nuevamente, la sensibilidad de los datos y la urgencia de las solicitudes significa que necesita incorporarse sin problemas en el flujo de trabajo. Probar la tecnología con trabajadores de diferentes departamentos es especialmente útil.
Ciberseguridad: Dadas las ramificaciones legales de los informes de incidentes por sí solos, mantener los datos seguros es una prioridad número uno. Los detalles sensibles de las vidas personales de las personas deben estar protegidos, ya sea a través de la capacitación de los usuarios para detectar problemas potenciales, invirtiendo en una base de datos hermética, o simplemente considerando la tecnología SSO y otras integraciones importantes.
Cómo Comprar Software de Gestión de Casos de RRHH
Recolección de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Gestión de Casos de RRHH
No hay un RFI efectivo sin primero hacer un examen exhaustivo del flujo de trabajo de la empresa. ¿Qué obstáculos específicos para el éxito de la empresa elimina? ¿Dónde está gastando la mayor parte de su tiempo RRHH? ¿Dónde se atascan los miembros del equipo? Una vez que se completa este análisis, es más fácil determinar las características esenciales. Tal vez esto signifique que un portal seguro y anónimo para denuncias es lo que los usuarios más necesitan, o, tal vez es simplemente una cuestión de automatizar tickets para hacer que el departamento sea más efectivo.
Comparar Productos de Software de Gestión de Casos de RRHH
Crear una lista larga
Deja que el precio pase a un segundo plano por un momento. En el mundo ideal, ¿qué tipo de capacidades harían que la oficina funcione más suavemente? Los usuarios deben buscar encontrar una solución que escale a un ritmo exponencial—separar características de lujo, tal vez una gestión de SLA más atractiva y mejor versus prioridades, una base sólida de datos seguros. Es una buena práctica incluir tanto nombres grandes como algunos proveedores más pequeños y especializados.
Crear una lista corta
¿Qué puede permitirse razonablemente la organización este año? ¿O el próximo? ¿Cuál es la capacidad de escalado que debes tener versus el potencial para acomodar el crecimiento más allá de las expectativas? Sobre todo, es importante mirar hacia atrás a las prioridades—separar los 5 a 10 requisitos principales y comparar productos lado a lado en las métricas y capacidades que más importan.
Realizar demostraciones
Este software de propósito general exige que una gran variedad de empleados se involucren durante el proceso—ejecutivos, líderes de equipo, el departamento de RRHH y empleados de múltiples puntos en el flujo de trabajo. Si se integra con otro departamento, es crucial que los miembros de esa área lo prueben. Una vez más, este software esencial necesita ser utilizable y al menos algo intuitivo.
Selección de Software de Gestión de Casos de RRHH
Elegir un equipo de selección
El equipo de selección debe representar a los diferentes usuarios del software. Comienza con al menos una persona del C-suite, el jefe de RRHH y tal vez algunos otros líderes de equipo. Luego, pasa a los administradores que usarán la tecnología más. Agrega empleados y trabajadores de cualquier departamento que deba interactuar con el software, como contabilidad, TI, gestión de instalaciones y otros. En cuanto al tamaño, depende del tamaño de la empresa, pero de 5 a 10 es un buen rango de 10 a 20 para casos complejos. (En esos casos, dividirlos en subgrupos puede ser útil.)
Negociación
El precio del software de gestión de casos de RRHH puede ser difícil. Los usuarios deben tratar de obtener al menos varias cotizaciones para tener una idea de lo que es una expectativa razonable.
Decisión final
En última instancia, el equipo de RRHH va a usar el software más, por lo tanto, deben estar en el corazón de la decisión. Si no está haciendo que la administración sea más rápida y fácil, entonces está fallando en su objetivo principal. Considera agregar algunos otros jefes de departamento para representar los intereses de otros empleados también. Esto asegura que el equipo encuentre el mejor software de gestión de casos de RRHH.
¿Cuánto Cuesta el Software de Gestión de Casos de RRHH?
Muchas soluciones dedicadas de gestión de casos tienen precios personalizados basados en múltiples factores, incluyendo el tamaño de la empresa, la complejidad del flujo de trabajo y el conjunto tecnológico existente. No muchas ofrecen pruebas gratuitas. Las soluciones de gestión de casos de RRHH también pueden venir como parte de una solución más grande como Software HRMS & HCM. En esos casos, el precio puede variar dependiendo de los módulos necesarios y cualquier complemento adicional.
Retorno de la Inversión (ROI)
Al observar el ROI para el software de gestión de casos de RRHH, hay varias formas de calcular el ROI:
Tiempo del personal: ¿Cuántas horas por día, semana o año se están ahorrando para el personal de RRHH? Un cálculo simple de las horas ahorradas multiplicadas por el salario del empleado funciona lo suficientemente bien.
Honorarios legales: Mitigar el riesgo es quizás el mayor beneficio de un sistema de gestión de casos de RRHH. ¿Cuánto dinero se está gastando en consultar con abogados? ¿Cuántas horas facturables están acumulando?
Cumplimiento: Dependiendo de la industria, las tarifas de cumplimiento podrían costar una cantidad inimaginable de dinero.
Productividad: Cuando los empleados tienen acceso a una base de conocimiento actualizada y una buena gestión de documentos, están ahorrando tiempo a todos. En lugar de necesitar contactar a RRHH, que puede tener que contactar a otro departamento, pueden ir directamente a la respuesta. Agilizar las preocupaciones burocráticas comunes puede ahorrar tiempo durante el flujo de trabajo.
