Mejor Software de Archivado de Información Empresarial
El software de archivo de información empresarial (EIA) está diseñado para ayudar en el almacenamiento de los datos históricos originales estructurados y no estructurados de una empresa. El software EIA proporciona archivos completos de datos empresariales en general al incorporar datos no estructurados (por ejemplo, mensajes de correo electrónico y archivos multimedia). Los datos pueden almacenarse en las instalaciones con servidores de datos locales, en servidores en la nube o utilizando un híbrido de ambos. Estas soluciones son utilizadas en toda la empresa por cualquier empleado, ya que todos los equipos deberían archivar sus datos, al menos, con fines de auditoría. Las soluciones EIA son típicamente implementadas y mantenidas por el equipo de datos de una empresa, y pueden ser utilizadas por empresas de cualquier tamaño.
La principal diferencia entre el software EIA y el software de respaldo es que el EIA maneja los datos originales e históricos en lugar de una copia de esos datos.
Para calificar para la inclusión en la categoría de Archivo de Información Empresarial, un producto debe:
Almacenar tanto datos originales e históricos estructurados como no estructurados Proporcionar opciones de gestión de datos para los datos archivados Proteger el acceso a los datos archivadosMejor Software de Archivado de Información Empresarial de un vistazo
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Más Información Sobre Software de Archivado de Información Empresarial
¿Qué es el Software de Archivado de Información Empresarial?
El software de archivado de información empresarial (EIA) se utiliza principalmente para almacenar datos estructurados y no estructurados de una empresa. Tradicionalmente, las empresas se centraban principalmente en almacenar datos estructurados, ya que era más fácil de manejar e integrar con varios flujos de trabajo y mejoraba las capacidades generales de gestión de datos. Estos datos se almacenaban en las instalaciones. Sin embargo, con el aumento de los datos no estructurados, se volvió cada vez más difícil almacenar grandes cantidades de datos sin el entorno de almacenamiento adecuado. Aquí es donde entra en juego el EIA. Las soluciones de EIA aseguran que las empresas tengan una opción para almacenar sus datos no estructurados, junto con otras características clave además del almacenamiento, como la recuperación de datos y el archivado de datos. Los datos pueden almacenarse en la nube pública, nube privada o incluso en entornos de nube híbrida. Los datos se almacenan en múltiples centros de datos propiedad de empresas como AWS, Microsoft Azure, Google Cloud, entre otros.
El auge de Internet junto con la generación de teléfonos inteligentes creó una gran cantidad de datos no estructurados en forma de mensajes de texto (SMS), videos, chats, redes sociales y numerosas otras fuentes. Estas formas no tenían un esquema particular, lo que hacía muy difícil almacenar tales archivos de datos. Las empresas ahora tenían una gran cantidad de datos no estructurados en forma de diferentes tipos de contenido, como archivos, contenido de sitios web, grabaciones de llamadas, intercambio de archivos, retención de correos electrónicos, pero no tenían una forma adecuada de almacenarlos. Es importante señalar que el archivado de información empresarial se ocupa del almacenamiento de datos históricos, originales y en tiempo real de una empresa. Cuando los datos originales se replican y almacenan, se llama una copia de seguridad de datos.
Cuando las personas piensan en almacenamiento, generalmente imaginan servidores y cajas de almacenamiento ocultas en la parte trasera de una empresa, ya no es así. Con la llegada del almacenamiento en la nube, las empresas ahora pueden almacenar sus datos fuera de las instalaciones y en la nube (pública, privada o híbrida). Lo que esto significa para las empresas es que ahora hay un solo lugar para almacenar y guardar correos electrónicos, archivos, chats de mensajería instantánea y tipos de contenido, y asegurar un proceso de gestión fluido y simplificado. Lo que esto significa para los clientes es que sus datos siempre están disponibles, seguros y listos para usar cuando se requiera. La protección de datos es uno de los enfoques clave para las soluciones de EIA.
A medida que la cantidad de datos sigue aumentando, cada empresa necesita centrarse en el cumplimiento normativo estricto. El software de archivado de información empresarial ayuda a las empresas a gestionar su información más fácilmente y a asegurar que se cumplan todos los estándares de cumplimiento. Las soluciones de EIA también se centran en la gestión de la retención, para asegurar contra problemas de pérdida de datos, violaciones de seguridad y corrupción de datos.
¿Cuáles son las Características Comunes del Software de Archivado de Información Empresarial?
Las siguientes son algunas características principales dentro de las soluciones de archivado de información empresarial que pueden ayudar a los usuarios a archivar datos de manera segura:
Archivado: El archivado es la característica más importante y necesaria que proporciona este software. A medida que las empresas expanden su presencia en todo el mundo, hay una creciente necesidad de tener soluciones de almacenamiento de archivos para estas empresas que aseguren la seguridad de los datos. Al usar el software de EIA, las empresas tienen una solución única para gestionar el archivado de comunicaciones de usuarios, mensajes instantáneos, correos electrónicos, videos, contenido, SMS y varios otros tipos de datos. Además, el software asegura que los correos electrónicos de empleados/externos cumplan con las normativas. La retención de correos electrónicos forma el núcleo de varios negocios también.
Rendimiento y accesibilidad: Los usuarios necesitan acceso a su contenido. Idealmente, este tipo de datos/contenido debe encontrarse rápidamente sin posibles retrasos. El software de EIA asegura que los datos no estructurados y estructurados no solo se almacenen continuamente, sino que también puedan recuperarse según los requisitos del usuario. Esto ayuda a aumentar la eficiencia del rendimiento, la satisfacción del usuario y asegura que los equipos tengan acceso a datos rápidos, limpios y originales en tiempo real. Especialmente cuando los usuarios pueden superar decenas de miles de empleados, el software de EIA debe asegurar un rendimiento de primera calidad.
Descubrimiento electrónico: También conocido como eDiscovery, esta característica de los productos de EIA se centra en entregar contenido a pedido. El contenido se solicita a través de diferentes equipos, como firmas legales, equipos de auditoría financiera y otros. eDiscovery se centra en identificar, recopilar y presentar información almacenada electrónicamente (como información empresarial y almacenamiento de archivos) para procedimientos legales. eDiscovery no puede tomarse a la ligera y es una de las principales razones del nacimiento del almacenamiento de archivos de información empresarial. Tiene ramificaciones significativas sobre cómo las empresas almacenan y organizan sus datos. Para cualquier empresa, habrá asuntos de litigio, demandas o tipos de acciones legales donde eDiscovery jugará un papel importante. eDiscovery tiene un gran impacto en el archivo de contenido, la búsqueda de contenido, la gestión del sistema de almacenamiento e incluso la gestión de riesgos.
Retención de datos: Otro beneficio clave de los productos de EIA es la retención de datos. Una política de retención de datos se define como la política que controla cómo se guardan los datos para fines regulatorios. Las empresas pueden tener políticas de retención de datos simples o complejas porque estas políticas aclararían cómo se almacenan los datos. Otra información, como qué datos pueden almacenarse, o formatearse, o incluso qué tipo de sistema contiene estos datos, se proporciona con la retención de datos. El software de EIA tiene la característica de retención de datos ya que trabaja tan estrechamente con los datos.
Automatización: Algunas soluciones de archivo empresarial tienen características de automatización integradas para aumentar la productividad y la eficiencia. Tareas como establecer cronogramas después de los cuales los datos deben archivarse, enviarlos a la ubicación correcta, la necesidad de crear réplicas y varias otras características pueden automatizarse. Incorporar el elemento de automatización en el software de EIA ayudará a reducir cualquier error del usuario y asegurar que todos los datos cumplan con las normativas.
¿Cuáles son los Beneficios del Software de Archivado de Información Empresarial?
Cumplimiento con procedimientos civiles y litigios: Con los datos disponibles en numerosas geografías, la ley del lugar se aplicará a varias empresas que deseen hacer negocios allí. Se vuelve extremadamente difícil gestionar grandes cantidades de datos distribuidos en diferentes geografías que tienen diferentes leyes de retención de datos, y aquí es donde entran en juego las soluciones de EIA. Las soluciones de EIA aseguran que los datos de los consumidores se almacenen de manera segura y solo puedan ser accedidos según lo definido por los usuarios. Asegura que se sigan las leyes y, por lo tanto, la empresa puede continuar operando sabiendo que sus datos archivados están seguros, protegidos y cumplen con las normativas.
Mayor eficiencia operativa: Uno de los beneficios clave del software es que aumenta la eficiencia operativa en toda la organización. Tener cumplimiento de mensajes y contenido facilita el eDiscovery, la retención de datos, el cumplimiento normativo y otros procesos legales. Dado que todos los datos originales y en tiempo real están archivados y pueden recuperarse a través del software, se centra en mejorar significativamente la eficiencia. Los usuarios pueden tener una fuente de punto único donde podrán acceder a su contenido y datos archivados. Además, el software también asegura el acceso de los usuarios, lo que significa asegurarse de que los datos originales e históricos no caigan en manos equivocadas.
Mejor control de datos: El software de EIA tiene el beneficio adicional de los controles de políticas. Lo que esto significa es que el usuario del software puede controlar idealmente qué mensajes necesitan estar en vivo, qué mensajes necesitan ser archivados y por cuánto tiempo deben archivarse antes de la eliminación automática.
Clasificación de relevancia: Almacenar datos en la nube no significa volcar todos los datos en un "almacenamiento en frío" y olvidarse de ellos. Más bien, algunos software de EIA tienen beneficios adicionales como la clasificación de relevancia de mensajes. El beneficio de la clasificación de relevancia es que permite a los usuarios archivar sus datos según su preferencia y relevancia, y por lo tanto, son extremadamente útiles en asuntos de litigio, solicitudes de gestión, análisis de casos y varias otras situaciones que puedan surgir.
¿Quién Usa el Software de Archivado de Información Empresarial?
Los usuarios finales de la solución de archivado de información empresarial dependerán de la funcionalidad que se requiera, ya sea específica de TI, legal, para auditorías, entre otras.
Equipos de TI: El equipo de TI de cualquier organización será el principal usuario de este software. El equipo de TI utilizará el software para varios propósitos, que incluyen el almacenamiento y recuperación de archivos, contenido, correos electrónicos y chats. A medida que las solicitudes de diferentes funciones en la organización llegan al equipo de TI para su procesamiento, profundizarán en el software y asegurarán que todos los archivos no solo sean fácilmente accesibles, sino también seguros y protegidos.
Equipos legales: Uno de los mayores usuarios de las soluciones de EIA son los equipos legales de la empresa. Los equipos legales se centrarán en el cumplimiento y las normas legales para la empresa y, por lo tanto, el equipo utilizará el software para responder a cualquier solicitud que pueda surgir.
Empleados: Los empleados también pueden usar el software según su acceso, ya que necesitarían tener acceso a su contenido en sus dispositivos móviles. Poder acceder a correos electrónicos y chats archivados según sea necesario es de gran ayuda para los empleados en cualquier organización.
Equipos de liderazgo senior (SLT): Dado que este software trabaja estrechamente con datos confidenciales de la empresa, los líderes senior y los miembros del equipo pueden usar este software para identificar quién puede o no tener acceso a diferentes secciones de los datos. Los SLT también podrán comunicar al resto de la organización en relación con la seguridad de la información para definirla para los empleados de la empresa.
¿Cuáles son las Alternativas al Software de Archivado de Información Empresarial?
Las alternativas a las soluciones de archivado de información empresarial pueden reemplazar este tipo de software, ya sea parcial o completamente:
Software de archivado de correos electrónicos: El archivado de correos electrónicos es una parte clave del archivado de información empresarial, centrándose específicamente en los correos electrónicos. Este software asegura que las transacciones completas de correos electrónicos se archiven cuidadosamente. El software de archivado de correos electrónicos se centra principalmente en comprimir y almacenar correos electrónicos anteriores a una fecha predeterminada. El objetivo de esto es referenciar estos correos electrónicos en una fecha posterior según sea necesario. Uno de los principales beneficios es que no necesita mucho almacenamiento, ya que es específicamente para correos electrónicos. Muchas conversaciones dentro de una organización ocurren principalmente por correo electrónico: conversaciones entre empleados, conversaciones de ventas, conversaciones de la empresa, entre otras. Se puede preservar el historial de correos electrónicos. Para las empresas que solo quieren archivar sus correos electrónicos, esta es una gran opción sobre el archivado de información empresarial.
Software de copia de seguridad en línea: La copia de seguridad y el archivado son diferentes en términos de los datos que se almacenan. La copia de seguridad es un método muy seguro para almacenar datos a través de Internet. La mayor ventaja de este software sobre las soluciones de EIA es que el primero se ocupa de copias de los datos y puede replicarse para asegurar una copia de seguridad completa. Sin embargo, el EIA se ocupa de datos originales, en tiempo real e históricos, y si se pierden, podría ser muy difícil recuperarlos.
Software de copia de seguridad SaaS: La copia de seguridad SaaS ayuda a respaldar datos dentro de la propia solución SaaS. Estas herramientas trabajan con CRMs, correos electrónicos y mensajería instantánea para respaldar cualquier tipo de aplicación SaaS. Este software también se centra principalmente en asegurar que no haya pérdida de datos y mantener los datos seguros en caso de cualquier interrupción o calamidad empresarial.
Desafíos con el Software de Archivado de Información Empresarial
Las soluciones de archivado de información empresarial pueden venir con su propio conjunto de desafíos.
Creciente número de tipos de datos: Los datos están creciendo continuamente y se están agregando nuevos formatos al mundo de los datos con bastante frecuencia. A medida que aumentan los tipos de datos, se vuelve más difícil para las empresas gestionar y controlar todos estos datos. Además, el software de EIA puede no estar bien equipado para manejar nuevos tipos de datos, lo que podría ser un gran desafío para el uso del software.
Capacidad de almacenamiento: En datos no estructurados, es importante considerar millones de puntos de datos que podrían crearse incluso en un solo día. Almacenar tales grandes cantidades de datos no es tarea fácil y puede ser un gran desafío para el software. El volumen puro de los datos de las empresas de las actividades diarias, numerosos correos electrónicos, constantes mensajes de Slack y pings de mensajería instantánea podrían causar que el software se ralentice y tenga problemas de archivo. Es necesario asegurar que la solución de copia de seguridad o hardware/oferta en la nube pueda manejar tales enormes cantidades de datos originales.
Resistencia de los empleados: Saber que cada ping, mensaje instantáneo, correo electrónico, mensaje, contenido de video y mensaje de texto está siendo almacenado es bastante aterrador. Las empresas pueden esperar enfrentar cierta resistencia de sus empleados, quienes podrían estar de acuerdo en almacenar algunos datos, pero no todos. El software podría no tener una aceptación general en toda la empresa, ya que podrían cruzarse líneas de privacidad, y por lo tanto, esto podría representar un desafío para la implementación del software.
Velocidad de archivado: Cuando los datos se almacenan en su formato en la nube (lo que requeriría una buena conectividad a Internet), el enorme volumen de datos podría fácilmente ralentizar el software, causando retrasos severos. Las caídas del software podrían incluso causar pérdida de datos, lo que derrota el propósito de instalar este software. Archivar datos es un proceso que consume tiempo, y los equipos de TI necesitarían trabajar de cerca para establecer procedimientos y configuraciones estándar para asegurar que esto se haga continuamente sin fallas.
Cómo Comprar Software de Archivado de Información Empresarial
Recolección de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Archivado de Información Empresarial
Al elegir una solución de archivado de información empresarial, lo primero y más importante en lo que centrarse es asegurar que el software ayude a gestionar archivos de información y mejore la productividad y el soporte de retención. Estas son las características básicas y más importantes que casi todos los productos deben tener. Algunas de las preguntas importantes que deben hacerse como comprador incluyen:
- ¿Es seguro y protegido el almacenamiento en la nube? ¿Tiene capacidades de cifrado?
- ¿Están disponibles copias de mis datos, y se están utilizando estas réplicas como una copia de seguridad de mis datos?
- ¿Puede mi equipo y todos los empleados (con acceso de usuario) al software acceder a los archivos de datos cuando sea necesario?
- ¿Se proporciona soporte por parte del proveedor? ¿Cuáles son las opciones de paquete disponibles?
- ¿Asegura el software que mis datos cumplan con las leyes del lugar y sigan las normas y regulaciones legales?
- ¿Características vs. asequibilidad: cuál es más importante para mi organización?
- ¿Es compatible el software de archivado de información empresarial que estoy eligiendo con mis otros sistemas?
Responder a estas preguntas puede ser difícil, sin embargo, proporcionan una base sólida para construir la lista larga. Los clientes pueden usar las reseñas aquí en G2.com como guía para avanzar con la selección del software de archivado de información empresarial.
Comparar Productos de Software de Archivado de Información Empresarial
Crear una lista larga
En este paso, los compradores deben mantener sus opciones abiertas para considerar la gama completa de productos. Los compradores tienen la libertad de explorar numerosas ofertas que el mercado de software de EIA tiene. Además, este es el paso principal para evaluar las respuestas a las preguntas anteriores. La lista larga puede hacerse mucho más concisa y pequeña al abordar las preguntas anteriores.
Crear una lista corta
Los compradores pueden hacer comparaciones mucho más detalladas en este paso. Además de esto, los compradores pueden usar las reseñas de G2 para reducir aún más esta lista. La función de comparación de G2, donde los compradores pueden comparar entre dos productos, es una herramienta útil para crear la lista corta.
Realizar demostraciones
Una vez que la lista se ha reducido a un par de proveedores, los compradores pueden comenzar a solicitar una demostración. Durante la demostración, los compradores deben buscar información relacionada con sus términos no negociables. Esta es la mejor etapa donde el comprador puede profundizar más en comprender cuán segura estará su información archivada, las diversas características que proporciona el software, diferentes solicitudes de quejas y preocupaciones de seguridad también pueden abordarse aquí. Otras consultas, como el soporte postventa, la capacitación del personal y otras características adicionales, pueden preguntarse aquí.
Selección de Software de Archivado de Información Empresarial
Elegir un equipo de selección
Elegir el equipo adecuado para trabajar juntos para decidir el mejor software es una parte crítica del proceso. Este equipo estará a cargo de supervisar todo el proceso, desde la selección hasta la implementación, así como la retroalimentación después de la implementación. El equipo debe incluir una mezcla de diferentes personas que tengan las habilidades, intereses y tiempo requeridos. Algunos roles incluyen administradores de TI (que trabajarían en el software), ingenieros de nube (que evaluarían los requisitos de almacenamiento en la nube), ejecutivos del equipo legal y líderes clave de diferentes equipos.
Negociación
Preguntar sobre precios es la decisión clave que podría hacer o deshacer un trato. Identificar cómo se hace la fijación de precios es un buen comienzo. Por ejemplo, puede centrarse en el número de buzones de correo o el volumen de datos de correo electrónico, el número de mensajes instantáneos enviados o el número de usuarios que utilizan el mensaje instantáneo. Tener una buena comprensión de cómo funcionaría la fijación de precios es clave para la negociación. Un comprador puede optar por negociar para reducir costos. El comprador debe tener en cuenta que si en el futuro hay un requisito para escalar el almacenamiento de archivos en la nube a medida que la empresa crece, habría costos adicionales. Tener en cuenta tales factores ayudará al comprador a presentar mejores tácticas de negociación y asegurar que las características que importan sean parte del trato.
Decisión final
Una vez que se completan todos los pasos, se toma la decisión final sopesando todos los factores y escenarios. Tener una prueba del software es un buen lugar para comenzar. Un pequeño grupo de administradores de TI puede usar el software para ver si hay beneficios viables y transmitir sus opiniones al equipo que toma la decisión final.
