# Mejor Software de Archivado de Correos Electrónicos para Pequeñas Empresas *By [Tian Lin](https://research.g2.com/insights/author/tian-lin)* Los productos clasificados en la categoría general Archivado de correos electrónicos son similares en muchos aspectos y ayudan a empresas de todos los tamaños a resolver sus problemas comerciales. Sin embargo, las características, precios, configuración e instalación de pequeñas empresas difieren de las empresas de otros tamaños, por eso emparejamos a los compradores con la Pequeña Empresa Archivado de correos electrónicos adecuada para satisfacer sus necesidades. Compare las calificaciones de los productos basadas en reseñas de usuarios empresariales o conecte con uno de los asesores de compra de G2 para encontrar las soluciones adecuadas dentro de la categoría Pequeña Empresa Archivado de correos electrónicos. Además de calificar para la inclusión en la categoría Software de Archivado de Correos Electrónicos, para calificar para la inclusión en la categoría Pequeña Empresa Software de Archivado de Correos Electrónicos, un producto debe tener al menos 10 reseñas dejadas por un revisor de una pequeña empresa. ## How Many Software de Archivado de Correos Electrónicos Products Does G2 Track? **Total Products under this Category:** 54 ### Category Stats (Jun 2026) - **Average Rating**: 4.33/5 - **New Reviews This Quarter**: 2 - **Buyer Segments**: Pequeña empresa 100% - **Top Trending Product**: Proofpoint Essentials for Small Business (+0.002) *Last updated: June 01, 2026* ## How Does G2 Rank Software de Archivado de Correos Electrónicos Products? **Por qué puedes confiar en las clasificaciones de software de G2:** - 30 Analistas y Expertos en Datos - 1,600+ Reseñas auténticas - 54+ Productos - Clasificaciones Imparciales Las clasificaciones de software de G2 se basan en reseñas de usuarios verificadas, moderación rigurosa y una metodología de investigación consistente mantenida por un equipo de analistas y expertos en datos. Cada producto se mide utilizando los mismos criterios transparentes, sin colocación pagada ni influencia del proveedor. Aunque las reseñas reflejan experiencias reales de los usuarios, que pueden ser subjetivas, ofrecen información valiosa sobre cómo funciona el software en manos de profesionales. Juntos, estos aportes impulsan el G2 Score, una forma estandarizada de comparar herramientas dentro de cada categoría. --- **Sponsored** ### VMOBACKUP VMOBACKUP para Microsoft 365, impulsado por Veeam, ofrece una copia de seguridad y recuperación integral para Exchange Online, SharePoint Online, OneDrive para Empresas y Microsoft Teams. Garantiza acceso total, control y protección de tus datos de Microsoft 365, permitiéndote gestionar y monitorear copias de seguridad desde una única ubicación. 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[Paubox](https://www.g2.com/es/products/paubox/reviews) Paubox es una plataforma de seguridad de correo electrónico compatible con HIPAA diseñada para organizaciones de salud. Proporciona cifrado de correo electrónico saliente y protección de correo electrónico entrante impulsada por IA, ayudando a las organizaciones a proteger la información de salud protegida (PHI) sin cambiar la forma en que el personal o los pacientes usan el correo electrónico. El correo electrónico sigue siendo una herramienta de comunicación crítica en el sector de la salud, pero las plataformas estándar como Google Workspace y Microsoft 365 no son compatibles con HIPAA por sí solas. Paubox hace que el cumplimiento sea automático y mejora la seguridad para defenderse de los ataques de phishing y malware en evolución, todo mientras mantiene una experiencia de usuario fluida. Paubox atiende a organizaciones de salud pequeñas y medianas, clínicas y equipos de TI que buscan un cumplimiento confiable, reducción de riesgos y gestión sencilla. Capacidades clave: - Cifrado automático de salida: Cada mensaje se cifra por defecto; los destinatarios leen los correos electrónicos directamente en su bandeja de entrada, sin portales ni contraseñas - Seguridad de correo electrónico entrante impulsada por IA: Detecta y bloquea phishing, suplantación y malware utilizando análisis de IA generativa - Integración sin problemas: Funciona con Google Workspace, Microsoft 365 y Microsoft Exchange sin nuevos flujos de trabajo o cambios de dominio - Cumplimiento y control: Soporta el cumplimiento de HIPAA y minimiza el error humano en el manejo de PHI - Herramientas adicionales: Archivado, Prevención de Pérdida de Datos, API de Correo Electrónico de Paubox y Marketing de Paubox Beneficios: - Simplifica la gestión del cumplimiento y reduce la carga de trabajo de TI - Mejora la experiencia de pacientes y personal con correo electrónico seguro sin fricciones - Fortalece la protección contra amenazas modernas de correo electrónico Paubox permite a las organizaciones de salud usar el correo electrónico con confianza como un canal de comunicación seguro, compatible y fácil de usar, eliminando las conjeturas para el personal y ayudando a los equipos de TI a protegerse contra violaciones de datos y riesgos de cumplimiento. **Average Rating:** 4.9/5.0 **Total Reviews:** 562 **How Do G2 Users Rate Paubox?** - **Calidad del soporte:** 9.8/10 (Category avg: 8.5/10) - **Copia de seguridad de archivos:** 9.6/10 (Category avg: 9.2/10) - **Almacenamiento de correo electrónico:** 9.5/10 (Category avg: 9.1/10) - **Análisis de correo electrónico:** 9.4/10 (Category avg: 8.7/10) **Who Is the Company Behind Paubox?** - **Vendedor:** [Paubox](https://www.g2.com/es/sellers/paubox) - **Año de fundación:** 2015 - **Ubicación de la sede:** San Francisco, CA - **Twitter:** @PauboxHQ (16,584 seguidores en Twitter) - **Página de LinkedIn®:** https://www.linkedin.com/company/4821384/ (45 empleados en LinkedIn®) **Who Uses This Product?** - **Who Uses This:** Propietario, Director Ejecutivo - **Top Industries:** Atención de la salud mental, Atención hospitalaria y sanitaria - **Company Size:** 84% Pequeña Empresa, 14% Mediana Empresa #### What Are Paubox's Pros and Cons? **Pros:** - Facilidad de uso (216 reviews) - Seguridad (169 reviews) - Atención al Cliente (146 reviews) - Seguridad del correo electrónico (138 reviews) - Configura la facilidad (137 reviews) **Cons:** - Caro (50 reviews) - Problemas de correo electrónico (32 reviews) - Configuración difícil (25 reviews) - Problemas de cifrado de correo electrónico (17 reviews) - Problemas de cifrado (13 reviews) ### 2. [Dropsuite](https://www.g2.com/es/products/dropsuite/reviews) Dropsuite, una empresa de NinjaOne, es una plataforma de software en la nube galardonada que permite a empresas y organizaciones de todo el mundo realizar copias de seguridad, recuperar y proteger fácilmente su información empresarial importante. El compromiso de Dropsuite con tecnologías en la nube avanzadas, seguras y escalables los mantiene a la vanguardia de la industria y los convierte en la opción preferida de los principales administradores de TI y proveedores de servicios gestionados a nivel mundial. Prueba Dropsuite gratis en dropsuite.com/try-it-free. **Average Rating:** 4.6/5.0 **Total Reviews:** 75 **How Do G2 Users Rate Dropsuite?** - **Calidad del soporte:** 9.0/10 (Category avg: 8.5/10) - **Copia de seguridad de archivos:** 9.4/10 (Category avg: 9.2/10) - **Almacenamiento de correo electrónico:** 9.5/10 (Category avg: 9.1/10) - **Análisis de correo electrónico:** 8.3/10 (Category avg: 8.7/10) **Who Is the Company Behind Dropsuite?** - **Vendedor:** [NinjaOne](https://www.g2.com/es/sellers/ninjaone) - **Año de fundación:** 2013 - **Ubicación de la sede:** Austin, Texas - **Twitter:** @NinjaOne (3,586 seguidores en Twitter) - **Página de LinkedIn®:** https://www.linkedin.com/company/6436301/ (2,121 empleados en LinkedIn®) **Who Uses This Product?** - **Top Industries:** Tecnología de la información y servicios, Seguridad de Redes y Computadoras - **Company Size:** 80% Pequeña Empresa, 15% Mediana Empresa #### What Are Dropsuite's Pros and Cons? **Pros:** - Facilidad de uso (13 reviews) - Configuración fácil (11 reviews) - Soluciones de respaldo (5 reviews) - Fiabilidad (5 reviews) - Simple (4 reviews) **Cons:** - Diseño de interfaz deficiente (4 reviews) - Opciones limitadas (3 reviews) - Restaurar dificultades (3 reviews) - Problemas de respaldo (1 reviews) - Problemas de facturación (1 reviews) ### 3. [Smarsh](https://www.g2.com/es/products/smarsh-smarsh/reviews) El Connected Archive de Smarsh incluye capacidades de captura, archivo, supervisión y descubrimiento electrónico a través de más de 80 canales de comunicación. Ofrece una eficiencia sin igual para organizaciones pequeñas y medianas, empresas globales y agencias federales de EE. UU. Connected Archive te permite revisar y buscar eficientemente todas tus comunicaciones electrónicas con el contexto conversacional completo en un solo lugar, aprovechando las aplicaciones de Supervisión y Descubrimiento Electrónico de Smarsh. Esta suite de productos está diseñada para resistir cualquier cambio regulatorio y evolucionar sin problemas junto a tu organización. **Average Rating:** 4.1/5.0 **Total Reviews:** 28 **How Do G2 Users Rate Smarsh?** - **Calidad del soporte:** 8.0/10 (Category avg: 8.5/10) - **Copia de seguridad de archivos:** 8.5/10 (Category avg: 9.2/10) - **Almacenamiento de correo electrónico:** 9.0/10 (Category avg: 9.1/10) - **Análisis de correo electrónico:** 7.7/10 (Category avg: 8.7/10) **Who Is the Company Behind Smarsh?** - **Vendedor:** [Smarsh](https://www.g2.com/es/sellers/smarsh) - **Sitio web de la empresa:** https://www.Smarsh.com - **Año de fundación:** 2001 - **Ubicación de la sede:** Portland, OR - **Twitter:** @SmarshInc (5,684 seguidores en Twitter) - **Página de LinkedIn®:** https://www.linkedin.com/company/127745/ (1,594 empleados en LinkedIn®) **Who Uses This Product?** - **Top Industries:** Servicios Financieros - **Company Size:** 57% Pequeña Empresa, 25% Mediana Empresa #### What Are Smarsh's Pros and Cons? **Pros:** - Facilidad de uso (10 reviews) - Atención al Cliente (6 reviews) - Eficiencia de búsqueda (6 reviews) - Características (4 reviews) - Revisar eficiencia (3 reviews) **Cons:** - Curva de aprendizaje (5 reviews) - Pobre atención al cliente (4 reviews) - Rendimiento lento (4 reviews) - Entrenamiento insuficiente (3 reviews) - No es fácil de usar (3 reviews) ### 4. [N-able Mail Assure](https://www.g2.com/es/products/n-able-mail-assure/reviews) N-able™ Mail Assure es seguridad de correo electrónico basada en la nube que ayuda a ti y a tus clientes a mantener el control y proteger el correo electrónico entrante y saliente utilizando inteligencia colectiva de amenazas, continuidad de correo electrónico 24/7 y archivado de correo electrónico a largo plazo. La tecnología de filtrado propietaria, combinada con el reconocimiento de patrones de amenazas en tiempo real y la tecnología de aprendizaje automático, ayuda a proteger a los usuarios contra ataques de phishing avanzados, ransomware, malware, spam y otras amenazas transmitidas por correo electrónico. N-able™ Mail Assure ofrece: • Protección avanzada contra amenazas para el correo electrónico entrante y saliente • Continuidad de correo electrónico 24/7 incorporada para mantener la productividad empresarial • Archivado de correo electrónico cifrado a largo plazo • Un Portal Privado para correos electrónicos específicamente críticos para el negocio • Tasa de detección de malware del 99.99%, certificada por Virus Bulletin: https://www.virusbulletin.com/virusbulletin/2022/06/vbspam-comparative-review/ • Una interfaz web multitenant diseñada para tus técnicos y usuarios finales • Integración perfecta con Microsoft 365™ • Informes de cuarentena para dar a los usuarios visibilidad sobre el flujo de correo electrónico **Average Rating:** 4.0/5.0 **Total Reviews:** 67 **How Do G2 Users Rate N-able Mail Assure?** - **Calidad del soporte:** 8.0/10 (Category avg: 8.5/10) - **Copia de seguridad de archivos:** 7.7/10 (Category avg: 9.2/10) - **Almacenamiento de correo electrónico:** 8.1/10 (Category avg: 9.1/10) - **Análisis de correo electrónico:** 7.9/10 (Category avg: 8.7/10) **Who Is the Company Behind N-able Mail Assure?** - **Vendedor:** [N-able](https://www.g2.com/es/sellers/n-able) - **Ubicación de la sede:** Morrisville, North Carolina - **Twitter:** @Nable (15,880 seguidores en Twitter) - **Página de LinkedIn®:** https://www.linkedin.com/company/n-able (2,224 empleados en LinkedIn®) - **Propiedad:** NYSE: NABL **Who Uses This Product?** - **Top Industries:** Tecnología de la información y servicios, Seguridad de Redes y Computadoras - **Company Size:** 69% Pequeña Empresa, 24% Mediana Empresa #### What Are N-able Mail Assure's Pros and Cons? **Pros:** - Seguridad del correo electrónico (3 reviews) - Seguridad (2 reviews) - Personalización (1 reviews) - Características del panel de control (1 reviews) - Actualizaciones del Panel de Control (1 reviews) **Cons:** - Pobre atención al cliente (2 reviews) - Rendimiento lento (2 reviews) - Problemas de correo electrónico (1 reviews) - Personalización limitada (1 reviews) - Características limitadas (1 reviews) ### 5. [Cryoserver](https://www.g2.com/es/products/cryoserver/reviews) Lanzado en el Reino Unido en 2003, Cryoserver tiene clientes en 28 países alrededor del mundo. Sirve a una gran base de clientes en todos los sectores, incluyendo el financiero, industrial y gubernamental. Las tecnologías de archivo de correos electrónicos de Cryoserver son uno de los pioneros del archivo de correos electrónicos; con muchos años de experiencia, inversión y desarrollo, las tecnologías de Cryoserver ofrecen sistemas altamente complejos y ultra seguros con interfaces simplistas y fáciles de usar que permiten soluciones de archivo experto de las que todos pueden beneficiarse. Entregado ya sea como una solución en las instalaciones o en la nube. Cryoserver ayuda a organizaciones e individuos a encontrar correos electrónicos en un archivo seguro y a prueba de manipulaciones en fracciones de segundo. **Average Rating:** 4.6/5.0 **Total Reviews:** 53 **How Do G2 Users Rate Cryoserver?** - **Calidad del soporte:** 9.3/10 (Category avg: 8.5/10) - **Copia de seguridad de archivos:** 9.4/10 (Category avg: 9.2/10) - **Almacenamiento de correo electrónico:** 9.5/10 (Category avg: 9.1/10) - **Análisis de correo electrónico:** 8.6/10 (Category avg: 8.7/10) **Who Is the Company Behind Cryoserver?** - **Vendedor:** [Cryoserver](https://www.g2.com/es/sellers/cryoserver) - **Año de fundación:** 2003 - **Ubicación de la sede:** London - **Twitter:** @Cryoserver (457 seguidores en Twitter) - **Página de LinkedIn®:** https://www.linkedin.com/company/62552/ (21 empleados en LinkedIn®) **Who Uses This Product?** - **Top Industries:** Tecnología de la información y servicios - **Company Size:** 52% Mediana Empresa, 28% Empresa ### 6. [CyberSentriq](https://www.g2.com/es/products/cybersentriq/reviews) CyberSentriq es una plataforma integrada de ciberseguridad y protección de datos, que aprovecha soluciones de dos proveedores líderes en el espacio MSP. Asociándose con más de 3,000 MSPs y protegiendo a más de 150,000 PYMEs a nivel mundial, CyberSentriq ofrece una combinación inigualable de seguridad proactiva de correo electrónico y web impulsada por IA, protección avanzada de datos y resiliencia operativa. La plataforma CyberSentriq ofrece: - Respaldo y recuperación de datos para Microsoft M365 y Entra ID, Azure, Google Workspace y más - Inteligencia y detección de amenazas impulsadas por IA - Seguridad avanzada de correo electrónico tanto en las capas de Mail Exchange (MX) como de Integrated Cloud Email Security (ICES). - Servicios de concienciación sobre seguridad - Simulación de phishing - Archivado y cifrado de correos electrónicos **Average Rating:** 4.6/5.0 **Total Reviews:** 379 **How Do G2 Users Rate CyberSentriq?** - **Calidad del soporte:** 9.1/10 (Category avg: 8.5/10) - **Almacenamiento de correo electrónico:** 10.0/10 (Category avg: 9.1/10) **Who Is the Company Behind CyberSentriq?** - **Vendedor:** [CyberSentriq](https://www.g2.com/es/sellers/cybersentriq-d38aeb75-bc88-459b-a2d2-16ccbed4d6c5) - **Sitio web de la empresa:** https://cybersentriq.com - **Año de fundación:** 2025 - **Ubicación de la sede:** Galway ,Galway - **Twitter:** @Redstor (1,949 seguidores en Twitter) - **Página de LinkedIn®:** https://www.linkedin.com/company/cybersentriq/ (194 empleados en LinkedIn®) **Who Uses This Product?** - **Who Uses This:** Gerente de TI, Director - **Top Industries:** Tecnología de la información y servicios, Seguridad de Redes y Computadoras - **Company Size:** 48% Mediana Empresa, 41% Pequeña Empresa #### What Are CyberSentriq's Pros and Cons? **Pros:** - Facilidad de uso (58 reviews) - Soluciones de respaldo (45 reviews) - Facilidad de Respaldo (38 reviews) - Características de respaldo (36 reviews) - Frecuencia de respaldo (27 reviews) **Cons:** - Problemas de respaldo (18 reviews) - Informe Inadecuado (17 reviews) - Informe deficiente (15 reviews) - Fallos de Copia de Seguridad (12 reviews) - Informar de problemas (12 reviews) ### 7. [Gmail Backup Tool](https://www.g2.com/es/products/cigati-solutions-gmail-backup-tool/reviews) Una herramienta de respaldo de Gmail es una solución de software especializada diseñada para descargar y guardar de manera segura correos electrónicos de tu cuenta de Gmail en un sistema local o almacenamiento externo. Ayuda a los usuarios a crear una copia de seguridad completa de su buzón, incluyendo correos electrónicos, archivos adjuntos, contactos, calendarios y otros datos. Esta herramienta es especialmente útil para la protección de datos, migración y acceso sin conexión. Los usuarios pueden exportar datos de Gmail en múltiples formatos de archivo como PST, MBOX, EML, PDF y más, facilitando el acceso a los correos electrónicos en diferentes clientes de correo como Microsoft Outlook, Thunderbird y Apple Mail. Características clave: - Respaldo de correos electrónicos de Gmail con archivos adjuntos - Exportación de datos en múltiples formatos de archivo - Mantenimiento de la jerarquía de carpetas y propiedades de los correos electrónicos - Respaldo selectivo usando filtros de fecha - Eliminación de correos electrónicos duplicados durante el respaldo - Soporte para respaldo masivo de cuentas de Gmail **Average Rating:** 4.4/5.0 **Total Reviews:** 38 **How Do G2 Users Rate Gmail Backup Tool?** - **Calidad del soporte:** 8.3/10 (Category avg: 8.5/10) - **Copia de seguridad de archivos:** 8.8/10 (Category avg: 9.2/10) - **Almacenamiento de correo electrónico:** 8.6/10 (Category avg: 9.1/10) - **Análisis de correo electrónico:** 8.7/10 (Category avg: 8.7/10) **Who Is the Company Behind Gmail Backup Tool?** - **Vendedor:** [Cigati Solutions](https://www.g2.com/es/sellers/cigati-solutions) - **Año de fundación:** 2018 - **Ubicación de la sede:** Noida, Uttar Pradesh - **Twitter:** @Cigatisolution (11 seguidores en Twitter) - **Página de LinkedIn®:** https://www.linkedin.com/company/cigati-solutions/ (5 empleados en LinkedIn®) **Who Uses This Product?** - **Company Size:** 50% Mediana Empresa, 37% Pequeña Empresa ## What Is Software de Archivado de Correos Electrónicos? [Software de recuperación de datos](https://www.g2.com/es/categories/data-recovery) ## What Software Categories Are Similar to Software de Archivado de Correos Electrónicos? - [Software de Archivado de Información Empresarial](https://www.g2.com/es/categories/enterprise-information-archiving) - [Soluciones de Seguridad de Correo Electrónico en la Nube](https://www.g2.com/es/categories/cloud-email-security) - [Software de respaldo de correo electrónico](https://www.g2.com/es/categories/email-backup) --- ## How Do You Choose the Right Software de Archivado de Correos Electrónicos? ### Lo que debes saber sobre el software de archivado de correos electrónicos ### ¿Qué es el Software de Archivado de Correos Electrónicos? El software de archivado de correos electrónicos comprime, almacena e indexa correos electrónicos para futuras referencias o auditorías legales. A medida que los correos electrónicos se transfieren, la solución de archivo copia cada correo y los almacena en un servidor local, en la nube o en ambos (híbrido). Los usuarios de correo electrónico pueden eliminar sus correos antiguos para ahorrar espacio, ya que pueden recuperar correos antiguos en cualquier momento en el archivo de correos electrónicos. El archivado de correos electrónicos es un proceso continuo, por lo que los usuarios no tienen que preocuparse por la pérdida de datos en ningún momento. Desde la perspectiva de una organización, pueden mantener registros completos de cualquier transacción de correo electrónico sin consumir un almacenamiento significativo. Aunque los correos electrónicos están comprimidos, las empresas y entidades legales aún pueden buscar, indexar y auditar conversaciones de correo electrónico de empleados, historiales de interacción de correos de ventas e historiales de conversaciones. Los correos electrónicos almacenados suelen ser de solo lectura, y su acceso es monitoreado y registrado por los administradores. Esto previene el acceso no autorizado y protege la integridad del historial de correos electrónicos. El archivado de correos electrónicos no solo es beneficioso para los usuarios individuales, sino también para las empresas que necesitan cumplir con las regulaciones. Las empresas de servicios financieros, organizaciones de salud, firmas legales y otras organizaciones reguladas están legalmente obligadas a mantener copias de sus correos electrónicos. Independientemente de las industrias con las que trabaje el usuario, el archivado de correos electrónicos es importante y beneficioso para todos. #### ¿Qué Tipos de Software de Archivado de Correos Electrónicos Existen? **Archivado de correos electrónicos en las instalaciones** El software de archivado de correos electrónicos en las instalaciones almacena todos los correos electrónicos en servidores físicos en las instalaciones de la organización. Comenzado en los años 2000, este tipo de solución ha sido muy confiable y puede personalizarse completamente para diferentes necesidades. Sin embargo, requiere una alta inversión inicial para construir los servidores y el equipo de TI para gestionarlo.  **Archivado de correos electrónicos en la nube** El software de archivado de correos electrónicos en la nube almacena todos los correos electrónicos en un servidor físico remoto gestionado por un proveedor externo. Se cobra en base a una suscripción, por lo que no requiere inversiones iniciales ni mantenimiento. Proveedores reputados ofrecen servicios de archivado confiables, económicos y de fácil gestión que cumplen con los requisitos legales. Sin embargo, la migración a la nube sigue siendo un gran obstáculo.  **Archivado de correos electrónicos híbrido** La solución híbrida permite el archivado de correos electrónicos en las instalaciones y en la nube. Es una solución para empresas que están en proceso de migración o no quieren comprometerse con una solución completamente en la nube.  ### ¿Cuáles son las Características del Software de Archivado de Correos Electrónicos? Las siguientes son algunas características principales dentro del software de archivado de correos electrónicos que pueden ayudar a los usuarios a gestionar su política de retención de correos electrónicos y descubrimiento electrónico: **Registro de correos electrónicos:** Cada correo electrónico, calendario y transacción de eventos debe ser copiado y almacenado en el servidor de archivo en tiempo real. Los correos electrónicos archivados nunca deben ser reemplazados o modificados para mantener su integridad. Esto es necesario para cumplir con cualquier requisito legal porque la información almacenada debe ser 100% fiel a su fuente original. **Compresión de correos electrónicos:** Todos los correos electrónicos copiados se comprimen para ahorrar espacio en los archivos. Esto ahorra espacio en el servidor y dinero. **Recuperación de correos electrónicos:** Los propietarios de cuentas de correo electrónico y los administradores deben poder recuperar todos sus correos electrónicos dentro del período de retención. Esto también significa que el servidor de archivo de correos electrónicos debe tener una alta disponibilidad para que el proceso de recuperación no se interrumpa constantemente. **Panel de control administrativo:** Los administradores deben poder controlar el acceso de los usuarios a los archivos de correos electrónicos y políticas personalizadas a través de un panel de control. El panel necesita generar tablas de datos precisas y visualización para que los tomadores de decisiones puedan estar informados sobre el espacio utilizado y el control de acceso. Las herramientas avanzadas de informes en las soluciones de archivado de correos electrónicos también pueden identificar intercambios de correos electrónicos inapropiados o sensibles. Esto alerta a los administradores sobre patrones de uso y comportamientos de usuarios que violan la política corporativa. **Descubrimiento electrónico (****eDiscovery):** El descubrimiento electrónico es un requisito legal para buscar y recuperar datos electrónicos para litigios o cumplimiento legal. Las empresas deben poder configurar etiquetas y atributos para buscar correos electrónicos basados en información del remitente/receptor, fechas, palabras clave, etc. También se recomienda la gestión de múltiples consultas de búsqueda para acelerar la búsqueda. Los usuarios pueden guardar o modificar las búsquedas sin tener que pasar por cada búsqueda individual. ### ¿Cuáles son los Beneficios del Software de Archivado de Correos Electrónicos? **Ahorro en costos de almacenamiento:** Dependiendo del tamaño de una empresa, la cantidad de espacio de almacenamiento que necesitan para el correo electrónico puede crecer rápidamente. Archivar correos electrónicos antiguos puede liberar espacio y aumentar el rendimiento del servidor de correos electrónicos.  **Cumplimiento de políticas:** El archivado de correos electrónicos asegura que una organización siga automáticamente la política de retención de correos electrónicos adecuada. Una solución completa permite a los usuarios recuperar su correo electrónico de un servidor seguro con facilidad. Esto ahorra dinero al no tener que pagar a auditores y abogados cuando pasan tiempo investigando todos los correos electrónicos. Esos correos electrónicos estarán libres de manipulaciones porque ningún empleado puede editarlos en el servidor de almacenamiento. Es importante verificar con las leyes locales sobre la política de retención y seguridad del correo electrónico antes de comprar el software. **Recuperación ante desastres:** Aunque el archivado de correos electrónicos no es una copia de seguridad de correos electrónicos, puede usarse como una opción de recuperación ante desastres. Cuando las empresas experimentan pérdida de datos en los sistemas de correo electrónico, como fallos de hardware o ciberataques, pueden recuperar su correo electrónico rápidamente. Si solo se perdió parte de los correos electrónicos, pueden recuperar esa parte específica en lugar de restaurar todo el sistema.  **Seguridad del correo electrónico:** La mejor solución de archivo de correos electrónicos protege los mensajes de correo electrónico a través de un servidor de correo. El archivado de datos no siempre tiene que hacer una búsqueda rápida, pero sí tiene que cifrar las comunicaciones de correo electrónico para prevenir ciberataques. **Continuidad del negocio:** Cuando el servidor de intercambio de correos electrónicos está caído, algunas soluciones permiten al usuario enviar y recibir correos electrónicos desde su servidor. Esto actúa como un servicio de correo electrónico de continuidad del negocio para que los usuarios no pierdan intercambios de correos electrónicos importantes en línea. ### ¿Quién Usa el Software de Archivado de Correos Electrónicos? **Empleados:** Cualquier persona en la organización debería poder usar esta herramienta para recuperar sus correos electrónicos. **Gestores de correo electrónico:** Los gestores de correo electrónico deberían poder establecer permisos y políticas de archivado a través de este software. También pueden prevenir el intercambio inapropiado de correos electrónicos analizando patrones de usuarios riesgosos e informes de contenido irregular. Esto podría salvar a la empresa de potenciales problemas de inteligencia competitiva o espionaje.  **Entidades legales:** Los tribunales, abogados y auditores necesitan usar herramientas de descubrimiento electrónico para litigios y propósitos legales. Les ahorra tiempo encontrar los documentos necesarios porque las soluciones de archivado de correos electrónicos pueden filtrar y buscar basándose en nombres, direcciones de correo electrónico, palabras clave, etc. ### Desafíos con el Software de Archivado de Correos Electrónicos Las soluciones de archivado de correos electrónicos pueden venir con su propio conjunto de desafíos.  **Recuperación lenta de correos electrónicos:** Dado que el correo electrónico se guarda en servidores de archivo, puede ser lento descargar y cargar desde ese servidor. El almacenamiento de archivos es económico porque se compensa con una velocidad de transferencia lenta. Múltiples usuarios recuperando al mismo tiempo también ralentizan el servidor. Los compradores deben asegurarse de que el servidor de la solución de archivo de correos electrónicos garantice una velocidad de transferencia de datos específica según el requisito. **Acceso a la recuperación de correos electrónicos:** El acceso no autorizado a los correos electrónicos en el servidor de archivo puede filtrar secretos comerciales importantes de la empresa e información sensible. Los gestores de correo electrónico necesitan establecer el acceso correcto para cada cuenta desde el primer día.  **Redundancia con otro software de respaldo:** Las empresas hoy en día tienen otras soluciones de recuperación ante desastres y respaldo que hacen cosas similares al software de archivo de correos electrónicos. Aunque el archivo de correos electrónicos tiene su propia funcionalidad y caso de uso únicos, el costo de almacenar múltiples copias de correos electrónicos con diferentes software puede aumentar significativamente con el tiempo. Los compradores deben asegurarse de que el costo futuro de almacenamiento no exceda el presupuesto.  ### ¿Qué Empresas Deberían Comprar Software de Archivado de Correos Electrónicos? Aunque todas las empresas que usan correo electrónico deberían considerar soluciones de archivado de correos electrónicos, a continuación se presentan las dos industrias que especialmente necesitan el software: **Industria financiera:** La industria financiera está altamente regulada, por lo que requiere archivado de correos electrónicos para cumplir con las leyes locales. Hay incentivos para que las empresas y los empleados alteren copias de correos electrónicos para obtener ganancias financieras. Las soluciones de archivado de correos electrónicos previenen eso al garantizar copias de correos electrónicos libres de manipulaciones. Además, los documentos financieros tienen palabras y números de la industria que son difíciles de descubrir. Muchas soluciones de archivado de correos electrónicos proporcionan opciones de búsqueda que pueden incluir palabras clave y términos similares para encontrar el contenido correcto rápidamente. Las búsquedas de correos electrónicos genéricas a menudo carecen de esta funcionalidad, lo que las convierte en soluciones inferiores que no cumplen con las necesidades de la industria. **Industria de la salud:** Los intercambios de correos electrónicos sensibles entre proveedores de salud y pacientes están regulados por los gobiernos y son objetivo de ciberataques/ransoms. Tener una solución de archivo previene la manipulación no autorizada de correos electrónicos, asegura el cumplimiento y proporciona continuidad del negocio. Dado que la atención al paciente puede ser muy sensible al tiempo, enviar y recibir correos electrónicos a tiempo puede salvar vidas.  ### Cómo Comprar Software de Archivado de Correos Electrónicos #### Recolección de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Archivado de Correos Electrónicos Los compradores pueden sentirse tentados a crear listas largas de requisitos detallados o que son demasiado vagos. Idealmente, un RFI debería ser lo suficientemente detallado para cubrir los requisitos esenciales, pero no tan largo como para desanimar a los empleados y proveedores de usarlo. Dado que no todos los requisitos tienen la misma importancia, los compradores deben asignarles prioridades y centrarse en los más importantes.  Las características imprescindibles son características críticas que la empresa necesita para operar sus operaciones diarias según su industria. Por ejemplo, las empresas financieras necesitan software que pueda procesar términos de búsqueda financieros y asegurar la política de temperamento de correos electrónicos.  Los requisitos importantes deben tener una alta prioridad, pero no necesariamente son decisivos si hay un reemplazo. Por ejemplo, la analítica avanzada y los paneles de control para predecir patrones de usuarios son importantes, pero no críticos cuando el comprador ya usa software de monitoreo de empleados que puede analizar el contenido de los correos electrónicos.  Las características agradables de tener pueden variar según el departamento y el equipo. Por ejemplo, las aplicaciones móviles que pueden recuperar correos electrónicos en un teléfono en lugar de una PC son útiles, pero a menudo innecesarias. #### Comparar Productos de Software de Archivado de Correos Electrónicos **Crear una lista larga** Al hacer una lista larga, no debe tener más de 10 productos seleccionados eliminando todas las opciones que no son adecuadas para el comprador. Un comienzo fácil es verificar qué software de correo electrónico está usando la empresa. El software de archivo de correos electrónicos debe ser compatible con el software de correo electrónico de la empresa. Si una empresa está usando Gmail, no deberían comprar un archivador que se enfoque en las instalaciones, ya que Gmail es un producto SaaS. Además, los usuarios deben considerar los requisitos legales (como la protección de datos GDPR) para su empresa e industria. Algunas soluciones de software aseguran el cumplimiento regulatorio con leyes específicas, pero eso no garantiza que siempre lo hagan. El software de archivado de correos electrónicos se cambia por el número de usuarios y/o espacio utilizado para el almacenamiento. Los usuarios pueden calcular un presupuesto ideal basado en eso y filtrar las empresas que no lo cumplen.  **Crear una lista corta** Los productos en la lista larga pueden ser muy similares a primera vista, por lo que los compradores necesitan más detalles sobre los productos y los proveedores para crear una lista corta. Aquí es donde la lista de requisitos es útil. Los tomadores de decisiones usan esta lista para generar RFIs, que piden a los proveedores que proporcionen información detallada sobre cómo entregan las características necesarias para el comprador. Algunos proveedores pueden negarse a responder a los RFIs, lo que automáticamente los descalifica del proceso de selección. Otros son eliminados porque proporcionaron respuestas insatisfactorias. Los proveedores también proporcionan testimonios, referencias de clientes y documentación técnica para demostrar que tienen las calificaciones y experiencia para entregar el producto a tiempo y dentro del presupuesto. **Realizar demostraciones** Las demostraciones deben realizarse en vivo, no con presentaciones de diapositivas o capturas de pantalla. Los proveedores deben seguir un guion con escenarios creados por el comprador. Un ejemplo de un escenario sería mostrar cómo el sistema puede guardar copias de correos electrónicos, buscar correos electrónicos específicos basados en términos de la industria y recuperar el correo electrónico a tiempo. Los compradores deben tomar notas de la velocidad de transferencia de datos y el espacio utilizado para almacenar correos electrónicos, ya que no todas las opciones de compresión, transferencia de datos y almacenamiento son iguales. Todos los proveedores de archivos de correos electrónicos deben usar el mismo guion de demostración, y los compradores deben calificar cada criterio y escenario utilizando un sistema de calificación, como puntuaciones del uno al cinco (donde uno es la calificación más baja y cinco la más alta). Todos los miembros del equipo de selección que asistan a las demostraciones deben calificar la funcionalidad que se está demostrando. Los resultados pueden combinarse y analizarse para identificar las principales fortalezas y debilidades de cada producto.  #### Selección de Software de Archivado de Correos Electrónicos **Elegir un equipo de selección** Los gerentes de TI, auditores, abogados y algunos usuarios finales deben incluirse en el equipo de selección. Consultores externos y equipos de TI subcontratados también pueden proporcionar una perspectiva neutral o ayudar con la negociación.  **Negociación** Es comprensible que las empresas quieran reducir costos durante las negociaciones de precios, pero esto no debería suceder en detrimento de los usuarios. En su lugar, es preferible centrarse en obtener el mayor valor por el dinero. Un ejemplo es el soporte al cliente, que está incluido en el precio del software, pero generalmente está limitado a horas de trabajo y días laborables. Las empresas globales pueden requerir soporte 24/7 "follow-the-sun", lo que significa que los problemas pueden pasarse entre equipos en diferentes zonas horarias, para que los usuarios no tengan que esperar demasiado para una resolución.  La negociación también incluye términos legales y contractuales, así como acuerdos de nivel de servicio (SLAs). Un ejemplo es el tiempo de actividad en la nube, que garantiza que los productos de archivado SaaS estén operativos. La mayoría de los proveedores ofrecen un tiempo de actividad del 95% o más, pero incluso unas pocas horas al mes pueden ser muy disruptivas para las empresas reguladas en finanzas y salud. **Decisión final** La decisión final debe ser tomada por un equipo, no por una sola persona. También es esencial usar un enfoque estructurado y los datos recopilados durante las fases anteriores. Los sistemas de soporte de decisiones pueden priorizar requisitos, identificar las fortalezas y debilidades de cada producto y crear varios escenarios de compra.