Más Información Sobre Suites ERP de Educación
¿Qué son las Suites ERP para Educación?
Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) fueron desarrollados originalmente para ayudar a las grandes empresas manufactureras a gestionar sus negocios. En los últimos años, la industria de la educación ha recurrido cada vez más a su propia versión de software ERP, proporcionando a las instituciones educativas la tecnología para ayudarlas a maximizar la eficiencia a medida que sus demandas diarias se han vuelto más complejas.
Las suites ERP para educación son sistemas integrados con módulos que gestionan las funciones de "back office" de una escuela, colegio o universidad. Dado que las suites ERP generalmente se ocupan de la gestión de recursos, esto significa que la mayoría de los sistemas incluyen módulos centrales para automatizar tareas diarias en los departamentos de finanzas y recursos humanos de la institución. Pero estos sistemas a menudo incluyen funcionalidades para gestionar una variedad de otros procesos manejados por los administradores educativos, incluyendo admisiones, pagos de tarifas estudiantiles, transporte, programación y planificación curricular. Los sistemas ERP para educación pueden ayudar a los administradores a organizar los volúmenes de datos que estos sistemas recopilan sobre las operaciones de su institución y utilizar herramientas de análisis para entender cómo hacer que sus procesos sean más eficientes y efectivos.
Beneficios Clave de las Suites ERP para Educación
- Mejorar la precisión y accesibilidad de los datos
- Automatizar tareas empresariales complejas y que consumen mucho tiempo
- Optimizar la comunicación y el intercambio de datos entre departamentos
- Utilizar análisis de datos avanzados para optimizar operaciones
- Aumentar la inscripción y retención con experiencias estudiantiles más personalizadas
¿Por qué Usar Suites ERP para Educación?
Las suites ERP para educación pueden ser herramientas transformadoras para cualquier escuela, distrito o universidad que busque mejorar la gestión de las prácticas empresariales de la organización.
Optimizar el intercambio de datos entre departamentos — Las suites ERP diseñadas para la educación pueden ayudar a las instituciones a reducir su dependencia de procesos manuales para registrar y compartir datos importantes sobre sus procesos empresariales diarios. Depender de registros en papel para gestionar documentos de finanzas y recursos humanos significa que los datos son menos accesibles para otros departamentos, por lo que diferentes partes de la organización pueden estar trabajando con conjuntos de datos incompletos o inconsistentes. Incluso si la escuela ha digitalizado sus registros, si esos datos están ubicados en diferentes sistemas que no "se comunican" entre sí, el aislamiento de esos datos podría causar problemas. Las suites ERP para educación están diseñadas con la integración en mente, por lo que los administradores pueden estar seguros de que están viendo los datos más actualizados, sin importar el departamento. Facilitar el intercambio de datos también puede fomentar una mayor colaboración entre departamentos en proyectos e iniciativas, especialmente en grandes colegios y universidades con miles de empleados y estudiantes.
Identificar áreas para mejorar el rendimiento — Las instituciones pueden recopilar montañas de datos sobre sus operaciones, pero esa información es inútil a menos que los líderes escolares tengan una forma de compilarla y convertirla en ideas accionables. La naturaleza interconectada de las suites ERP significa que los datos de la institución sobre finanzas, empleados y estudiantes se alojan en un solo sistema, proporcionando una gran nube de datos que puede ser explotada para obtener ideas. Los desarrolladores de suites ERP para educación están incorporando cada vez más funciones de análisis en sus productos para que los administradores puedan entender mejor cómo está funcionando su institución. Estos datos a menudo pueden personalizarse dependiendo del rol de la persona que los visualiza. Por ejemplo, un líder de una escuela K–12 podría crear paneles de finanzas compilados a partir de los datos de múltiples departamentos, identificando potencialmente áreas que podrían ser objeto de ahorros de costos. Un administrador en una universidad podría analizar tendencias en admisiones y matrículas estudiantiles para informar mejor su estrategia de reclutamiento para el próximo ciclo de admisiones. Con análisis específicamente diseñados para las necesidades de las instituciones educativas, los datos recopilados por las suites ERP para educación pueden hacerse más valiosos.
Automatizar tareas empresariales — Los recursos en muchas instituciones educativas están muy limitados, por lo que mejorar la eficiencia es un punto de venta importante para las suites ERP para educación. Los productos ERP integrados para educación tienen herramientas de automatización integradas que permiten a los administradores realizar tareas rutinarias más rápidamente. Estas tareas automatizadas varían, dependiendo de qué departamento esté utilizando el software. Un administrador de recursos humanos podría automatizar tareas típicas como procesar la nómina o actualizar los registros de empleados. Los consejeros académicos podrían realizar una auditoría de progreso de grado para determinar rápidamente qué clases ha tomado un estudiante y cuáles aún necesita. Las facturas estudiantiles podrían enviarse automáticamente a intervalos personalizados y los pagos aceptarse a través de un portal de autoservicio en línea.
¿Quién Usa las Suites ERP para Educación?
Las suites ERP para educación son a menudo sistemas expansivos e interconectados que pueden tocar casi todos los aspectos de una institución, por lo que pueden ser utilizados por una variedad de personal escolar. Sin embargo, con mayor frecuencia, son utilizados por administradores que manejan las funciones de back office que mantienen en orden las operaciones diarias de la institución.
Profesionales de recursos humanos — Los administradores de recursos humanos utilizan los módulos de recursos humanos de las suites ERP para gestionar la información de los empleados, almacenar registros, rastrear ausencias, procesar la nómina y gestionar evaluaciones de empleados.
Profesionales de finanzas — Contadores y otros empleados del departamento de finanzas utilizan los módulos de finanzas de las suites ERP para llevar un registro de los gastos e ingresos. Las herramientas de presupuestación también permiten a los empleados de finanzas desarrollar proyecciones presupuestarias basadas en datos de múltiples departamentos.
Liderazgo institucional — Los administradores de alto nivel utilizan las suites ERP para obtener una visión global de las operaciones de su institución. Las herramientas de análisis les permiten obtener ideas sobre cómo está funcionando la institución en diferentes áreas y tomar decisiones estratégicas basadas en esos datos.
Tipos de Suites ERP para Educación
K–12 vs. educación superior — Algunas suites ERP para educación están más orientadas al mercado de educación K–12, ofreciendo características que podrían usarse más a menudo en una escuela primaria o secundaria, como un portal en línea para que los padres verifiquen las calificaciones de un estudiante. Otros productos de suites ERP están dirigidos a instituciones de educación superior, ofreciendo funcionalidades que son más relevantes para esas instituciones (gestión de ayuda financiera o asesoramiento académico, planificación de grados para estudiantes, etc.).
Productos todo en uno vs. sistemas modulares — Los proveedores de suites ERP para educación a veces venden sus productos de manera modular, por lo que un cliente podría comprar toda la suite o solo un componente de ella. Por ejemplo, una institución que ya tiene un sistema de recursos humanos que desea seguir utilizando podría comprar solo el módulo de finanzas y contabilidad de un proveedor de software ERP. En otros casos, las suites ERP para educación se venden como un paquete único, por lo que cuando compras la suite obtienes todos los módulos incluidos en ella.
Características de las Suites ERP para Educación
Finanzas y contabilidad — Las suites ERP para educación contienen módulos o productos para gestionar las finanzas de una institución. Estas herramientas generalmente incluyen la capacidad de gestionar el libro mayor, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, compras, presupuestación y otras funciones del departamento de finanzas.
Módulo de recursos humanos — Un porcentaje significativo del presupuesto de una organización se dedica a su capital humano, por lo que las suites ERP generalmente ayudan a las organizaciones a gestionar a sus empleados. Tareas comunes de recursos humanos como mantener registros de empleados, registrar ausencias de empleados y solicitudes de tiempo libre, rastrear asignaciones de trabajo y procesar la nómina generalmente están incluidas. Estos productos también pueden tener más características específicas de recursos humanos para la educación, como realizar evaluaciones de maestros o profesores y mantener registros de las credenciales académicas y profesionales de un empleado.
Cuentas de usuario — No todos los empleados necesariamente necesitan acceso a cada parte de una suite ERP. Algunas suites permiten a los administradores controlar a qué módulos de una suite tiene acceso un usuario determinado, por lo que a un asesor académico se le puede negar el permiso para revisar registros de recursos humanos.
Análisis — Las herramientas de análisis integradas dan a los administradores la capacidad de utilizar los datos recopilados por el sistema ERP para identificar tendencias emergentes, analizar cambios demográficos o predecir resultados futuros. Los paneles de análisis muestran los datos compilados en formatos gráficos que pueden ilustrar mejor el rendimiento de la institución en un área determinada. Los administradores pueden usar esas ideas para guiar decisiones estratégicas o establecer prioridades.
Informes — Las instituciones educativas a menudo están sujetas a supervisión por parte de agencias reguladoras y deben informar periódicamente sobre temas como el currículo, la ayuda financiera y los resultados estudiantiles. Las funciones de informes en las suites ERP para educación pueden compilar informes preconfigurados que están listos para entregar a las agencias correspondientes, reduciendo el tiempo y esfuerzo que lleva compilar los datos manualmente. Las herramientas de informes también pueden usarse para generar informes sobre admisiones, recaudación de fondos, marketing u otros temas para discusión y toma de decisiones internas.
Integraciones — La mayoría de las suites ERP para educación tienen un sistema de información estudiantil integrado o se integran con un SIS para que la información como las matrículas estudiantiles pueda vincularse con el rendimiento empresarial de la institución. Otros productos con los que los ERP para educación típicamente se integran incluyen software de asesoramiento, software de gestión de ayuda financiera y software de admisiones y matrículas.
Facturación y pagos de tarifas — Las facturas pueden generarse automáticamente y enviarse a estudiantes o padres, quienes pueden tener la opción de pagar utilizando un portal de pago en línea.
Compatibilidad con dispositivos móviles — Los sistemas ERP para educación pueden ofrecer aplicaciones móviles que pueden expandir el acceso a los datos del sistema. Por ejemplo, un empleado podría usar la aplicación para verificar su cheque de pago o estado de beneficios. Los estudiantes y padres pueden tener su propia versión de la aplicación para realizar pagos o revisar las finanzas de un estudiante.
Inicio de sesión único — Los sistemas que ofrecen funcionalidad SSO permiten a los usuarios iniciar sesión con un solo clic, incluso si están accediendo a múltiples sistemas.
Tendencias Relacionadas con las Suites ERP para Educación
Aumento de análisis, IA y modelado predictivo — A medida que la matrícula en colegios y universidades ha disminuido a nivel nacional, la presión sobre los administradores de educación superior para atraer y retener estudiantes calificados se ha vuelto aún más intensa. Las herramientas de análisis avanzadas que vienen con un número creciente de suites ERP para educación ofrecen una solución potencial, brindando a los líderes educativos nuevas ideas sobre los datos que recopilan sobre las operaciones de su institución. Las herramientas de análisis podrían desarrollar un informe sobre las campañas de reclutamiento más recientes de la escuela y cuán efectivo fue el marketing para involucrar a los estudiantes potenciales y aumentar los ingresos por matrícula, por ejemplo. Los análisis financieros podrían ayudar a los administradores a analizar el rendimiento de la institución y determinar dónde podrían ser útiles las inversiones o recortes. Las herramientas más avanzadas están incorporando inteligencia artificial y modelado predictivo para determinar qué estudiantes podrían estar en peligro de fracasar, permitiendo a los asesores académicos contactar proactivamente y ofrecer apoyo.
Cambio a la nube — Mientras que muchas empresas se han trasladado a la computación en la nube, muchas instituciones educativas han sido lentas en adoptar ese modelo. Muchos sistemas heredados en instituciones educativas están instalados en las instalaciones, posiblemente en servidores gestionados por los administradores de TI de la universidad. Mover los datos a suites ERP basadas en la nube da a los administradores una mayor flexibilidad para aumentar la capacidad de sus sistemas para gestionar la demanda, como durante los períodos de registro cuando muchos estudiantes intentan inscribirse en clases al mismo tiempo. Los sistemas basados en la nube también hacen que los datos de la institución sean más accesibles entre departamentos porque esos datos pueden ser accedidos desde cualquier lugar. Esa mayor flexibilidad y agilidad permite a las grandes instituciones adaptarse a las necesidades cambiantes de los estudiantes. También hay beneficios potenciales de seguridad al tener los datos de la institución gestionados 24/7 en servidores que se actualizan con frecuencia, en lugar de depender de los empleados de TI internos de una institución, que probablemente tienen muchas otras responsabilidades relacionadas con la tecnología en el campus.
Problemas Potenciales con las Suites ERP para Educación
Integraciones ineficaces — Una de las principales razones por las que las organizaciones recurren a una suite ERP es porque las diferentes funciones o módulos dentro de esa suite funcionan sin problemas juntos. Sin embargo, si una institución quiere adoptar una suite ERP para educación—mientras también retiene parte de su software heredado—es importante que los administradores verifiquen que su software existente funcionará con el nuevo sistema. Por ejemplo, una universidad podría tener software de contabilidad que su personal quiere seguir utilizando, mientras también agrega módulos de un sistema ERP para asesoramiento académico, recursos humanos y gestión de información estudiantil. Antes de dar el paso con el ERP, sería importante verificar que el nuevo sistema se integrará con el sistema de contabilidad existente. De lo contrario, los empleados en esos diferentes departamentos pueden estar viendo diferentes conjuntos de datos o verse obligados a ingresar la misma información dos veces en dos sistemas diferentes, creando ineficiencias y un mayor potencial de errores. Incluso si los líderes escolares están comprando una sola suite ERP para educación interconectada, deben verificar que los componentes del sistema compartirán información de una manera que les ayude a lograr los objetivos de su institución.
Seguridad de datos — Proteger los datos de una institución ya no puede ser una idea de último momento, ya que los ataques cibernéticos cada vez más apuntan a escuelas y universidades. Cuando los sistemas esenciales de una organización están todos interconectados, como lo están con las suites ERP para educación, es aún más importante construir defensas sólidas contra posibles brechas. Un ataque de ransomware que derribe el software de finanzas y recursos humanos de una organización, por ejemplo, perjudicaría seriamente la capacidad de la organización para llevar a cabo negocios diarios. Los administradores deben hacer preguntas difíciles sobre cómo el proveedor de su suite ERP basada en la nube está asegurando la seguridad de sus datos. Para las instituciones que alojan los datos de su suite ERP en servidores locales, los gerentes de TI deben asegurarse de tener el software de seguridad adecuado y capacitaciones para el personal en su lugar para proteger sus valiosos datos.
Software y Servicios Relacionados con las Suites ERP para Educación
Sistemas de información estudiantil — Algunas suites ERP para educación tienen un SIS integrado para gestionar datos estudiantiles, calificaciones, currículo y matrículas. En algunos casos, la suite ERP se centra únicamente en funciones empresariales y una institución necesitará usar un SIS externo que se integre con los módulos empresariales.
Software de finanzas y contabilidad para educación — Estos productos gestionan y automatizan procesos financieros esenciales para una institución educativa, incluyendo el libro mayor, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, compras y presupuestación. Las suites ERP para educación generalmente incluyen un componente financiero, pero algunas organizaciones pueden optar por usar un producto de finanzas o contabilidad diferente junto con una suite ERP.
Software de recursos humanos para educación — Las suites ERP para educación pueden incluir un módulo de recursos humanos para gestionar la nómina, ausencias de empleados, registros de personal, evaluaciones y otras necesidades de capital humano. Algunas organizaciones pueden usar software de recursos humanos de propósito general que se integre con su suite ERP.
