Mejor Software de mensajería

¿Qué es el Software de Gestión de Mensajería?

¿Por qué usar Software de Mensajería?

El software de mensajería proporciona a las empresas de mensajería la tecnología y las herramientas necesarias para prosperar en una industria competitiva y mantener la satisfacción del cliente. El software de mensajería hace posible que las empresas de cualquier tipo optimicen y estandaricen los flujos de trabajo para que los gerentes y empleados no se queden en la estacada en ningún punto del ciclo de vida de la entrega de mensajería. El seguimiento GPS preciso y en tiempo real de la ruta de entrega de un mensajero y un portal fácil de usar para los clientes son dos beneficios que las empresas de mensajería esperan obtener al implementar el software de mensajería.

Algunos de los otros beneficios de usar software de mensajería incluyen:

• Gestión de inventario y cumplimiento en tiempo real
• Gestión financiera y contable eficiente y precisa
• Optimización de rutas y seguimiento de la entrega de paquetes, despachadores de mensajería y recibos
• Reducción de errores de programación y otros errores administrativos u operativos
• Cumplimiento de regulaciones de envío o cumplimiento

¿Quién usa el Software de Mensajería?

• Propietarios y gerentes de empresas de servicios de entrega
• Clientes de empresas de servicios de entrega
• Conductores de mensajería, ciclistas y otros despachadores
• Personal de cumplimiento de inventario

Características Comunes del Software de Mensajería

Al principio, el software de mensajería tiene una misión: optimizar las operaciones comerciales de un servicio de entrega de mensajería. Sin embargo, eso implica mucho, incluida la gestión efectiva de tu fuerza laboral, el cultivo y mantenimiento de la transparencia con tus clientes, y la capacidad de cumplir con tu promesa a los clientes de un nivel continuo de servicio alto.

Las características comunes del software de mensajería incluyen:

Seguimiento GPS — El seguimiento GPS es una característica crucial que viene de serie en el software de mensajería. Después de todo, con el seguimiento GPS, la planificación de rutas se optimiza, la actividad del mensajero se registra y la información del paquete del cliente se puede actualizar en tiempo real. El seguimiento GPS ayuda a optimizar las operaciones comerciales, asegura que tanto los mensajeros como los clientes sean transparentes entre sí y ofrece tranquilidad a los propietarios de negocios de mensajería.

Programación — La programación y despacho de mensajeros es crucial para un flujo de trabajo de entrega sin problemas. La programación automatizada reduce los errores operativos y minimiza los retrasos indeseables, mientras que finalmente ahorra dinero a las empresas de mensajería. Además, un programador efectivo beneficia el lado de la gestión de almacenes; la funcionalidad de programación puede asegurar que un paquete no se quede sin ser entregado, esperando que los informes y el papeleo se alineen.

Enrutamiento y Seguimiento de Pedidos — Relacionado tanto con la programación como con la funcionalidad de seguimiento GPS, el enrutamiento y seguimiento de pedidos aprovecha la tecnología basada en la ubicación para reducir o eliminar pedidos desordenados. El enrutamiento y seguimiento de pedidos también ayuda a las empresas de mensajería a rastrear datos a medida que el paquete avanza en su flujo de trabajo de entrega. El enrutamiento y seguimiento de pedidos también proporciona tanto a los mensajeros como a los clientes notificaciones automáticas de recogida y entrega.

Gestión Financiera — Las empresas de mensajería acumulan facturas y deben consolidar sus cuentas por cobrar de manera eficiente y efectiva, para no quedar atrapadas con documentos. El software de mensajería centraliza todos los aspectos del negocio de mensajería, asegurando que, por ejemplo, la confirmación de pedidos, las cuentas de clientes y la facturación estén todas integradas entre sí.

Mensajería Bidireccional — Esta característica facilita la comunicación entre los mensajeros y la oficina principal. Esta comunicación puede ocurrir a través de voz, texto o una plataforma de mensajería. Con la mensajería bidireccional, todas las partes pueden asegurarse de que están en la misma página con respecto a la ubicación y el tiempo de entrega del paquete. La comunicación efectiva beneficia tanto las operaciones internas como las orientadas al cliente.

Portal de Autoservicio para Clientes — Un portal de autoservicio ayuda a aumentar la satisfacción del cliente al promover la transparencia. Estos portales suelen existir como una aplicación web o móvil. Con el portal, los clientes pueden reservar trabajos en línea de manera conveniente y rastrear los movimientos de sus pedidos en tiempo real.

Tendencias Relacionadas con el Software de Mensajería

El software de mensajería toma algunas señales de la industria de la logística de la cadena de suministro. Por ejemplo, tanto las empresas de transporte como las de mensajería se benefician de soluciones que aprovechan la inteligencia artificial, y ambas necesitan averiguar cómo lidiar con las crecientes ineficiencias de la cadena de suministro. Ejemplos de esas ineficiencias incluyen: procesos de incorporación de conductores voluminosos, cumplimiento laborioso de regulaciones y políticas, y flujo de información inexacto entre proveedores y minoristas. Sin embargo, la industria de mensajería tiene sus propias tendencias específicas que están impactando las soluciones de software y las innovaciones que están haciendo su presencia conocida en el espacio.

A continuación se presentan algunas tendencias dentro del sector de mensajería.

Aplicaciones Móviles — El software de mensajería siempre se ha asegurado de integrarse con dispositivos móviles y teléfonos para rastrear y guiar mejor a sus mensajeros a lo largo de su ruta. Cada vez más, esa acomodación de dispositivos móviles se extiende a aplicaciones completas que esencialmente permiten a los mensajeros hacer todo su trabajo en la carretera. En lugar de solo seguimiento GPS, las aplicaciones móviles específicas de mensajería proporcionan a los mensajeros una base de datos en tiempo real de información de clientes, paquetes e inventario.

Crecimiento B2C — El ejemplo más destacado de servicios de entrega de mensajería hoy en día son los servicios de entrega bajo demanda, que tienen una inclinación muy de negocio a consumidor (B2C). (Piensa en los usuarios finales de un servicio de mensajería como DHL Express). El objetivo final de los servicios de entrega de mensajería es proporcionar al cliente la mejor experiencia posible. Tiene sentido, entonces, que con todas las innovaciones tecnológicas que la industria de mensajería adopta para volverse más rápida, más confiable y más precisa, el cliente final se beneficie.

Más Opciones y Elecciones para el Consumidor — El mayor atractivo para las empresas al elegir un servicio de mensajería sobre un servicio de entrega tradicional es la rapidez con la que pueden recibir un producto. El mayor obstáculo que los servicios de mensajería deben enfrentar son las promesas de envío el mismo día y en dos días de Amazon. Las empresas de mensajería deben poder proporcionar a sus clientes un control flexible y deseable sobre los métodos y tiempos de entrega para mantenerse al día con la competencia.

Problemas Potenciales con el Software de Mensajería

Si bien el software de mensajería promete optimizar y automatizar gran parte de las tareas manuales que consumen tiempo y eran propensas a errores clericales, el software de mensajería no resuelve todos los problemas. De hecho, incluso si una empresa de mensajería implementa una solución de gestión, es posible que no resuelvan problemas como un mal servicio de entrega, costos generales en aumento o competencia en la industria.

Problema de la Última Milla — El problema de la última milla existe en toda la industria de la cadena de suministro. Se refiere a las etapas finales de transportar un bien a su destino final. Esta última milla es el tramo más ineficiente de todo el viaje de envío y es un obstáculo que cualquier empresa de mensajería debe enfrentar. El software de mensajería puede ayudar a aliviar la ineficiencia a través de sus funcionalidades de programación y seguimiento, pero el problema de la última milla sigue siendo una preocupación principal para los mensajeros debido a su posible impacto en los costos y la satisfacción del cliente.

Automatización Administrativa — Como se mencionó antes, el software de mensajería centraliza y optimiza los procesos comerciales de mensajería. La optimización administrativa es un beneficio del software de mensajería, pero pueden surgir problemas si el software de mensajería implementado no automatiza tareas como el almacenamiento de recibos y facturas, el cumplimiento de regulaciones de envío y la coordinación de la fuerza laboral.

Comunicación de Entrega Precisa — El software de mensajería equipa a todos los jugadores para comunicarse entre sí a lo largo del ciclo de vida de la entrega, pero pueden surgir problemas debido a una comunicación inadecuada sobre el estado del paquete. Los métodos de comunicación del software, ya sea a través de un dispositivo portátil/móvil integrado o un portal web, deben ser fáciles de usar, fáciles de acceder y automatizados. Los usuarios del software de mensajería deben estar atentos a la mensajería y actualización automatizadas.

Software y Servicios Relacionados con el Software de Mensajería

Transporte — Los mensajeros normalmente usan métodos de transporte más pequeños y eficientes que los camiones, pero eso no significa que los camiones estén fuera de la ecuación. Si las empresas de mensajería recurren a los camiones, les convendría poder integrar su software de mensajería elegido con el software de transporte para gestionar mejor las operaciones diarias y aprovechar el sistema de registro sin papel del software de transporte.

Planificación de Rutas — El software de planificación de rutas mejora las operaciones de distribución al rastrear el rendimiento de la entrega, optimizar los horarios de entrega y aprovechar los datos GIS e históricos para descubrir rutas óptimas. El software de planificación de rutas puede existir como productos independientes y puede usarse dentro de las industrias de envío, transporte y servicios de campo, que es la misma intersección en la que se encuentran los mensajeros.

Gestión de Almacenes — Los mensajeros pueden necesitar visitar almacenes para recoger los paquetes que necesitan entregar, y se beneficiarán de aquellos almacenes que hayan implementado software de gestión de almacenes. El software de gestión de almacenes coordina los procesos y actividades que se llevan a cabo dentro de un almacén. El software de mensajería que se integra con soluciones de gestión de almacenes ayuda a las empresas de mensajería a asegurar la mejora del servicio al cliente, la productividad de la fuerza laboral, la gestión eficiente del inventario y la reducción de errores.

Código de Barras — El software de mensajería proporciona o se integra con dispositivos portátiles que facilitan el escaneo de códigos de barras para agilizar tanto la recogida como la entrega de artículos. El software de códigos de barras se integra con varios software de gestión de inventario, automatiza la entrada de datos después del escaneo y simplifica la generación de códigos de barras. Los códigos de barras son esenciales para rastrear con precisión la ubicación de los paquetes.

Control de Inventario — Rastrear adecuadamente el inventario es una tarea importante para las empresas de mensajería. Después de todo, si los mensajeros no tuvieran información sobre la disponibilidad de productos, ¿cómo podrían actualizar a los clientes sobre el estado de sus paquetes? El software de control de inventario ayuda a las empresas enfocadas en la producción a funcionar sin problemas; las empresas de mensajería no son una excepción.

Seguimiento de Paquetes — El software de seguimiento de paquetes optimiza el ciclo de vida de entrega de paquetes enviados a oficinas, edificios profesionales compartidos o edificios residenciales. Esos son los puntos finales para los mensajeros, lo que inicia el proceso de etiquetado y notificación a los destinatarios de los productos recibidos.