El software de gestión de colecciones ayuda a museos, galerías de arte y otras empresas con grandes colecciones de objetos de arte o antigüedades a monitorear y mantener dichas colecciones. Para un museo o galería de arte, es importante tener un registro de cada pieza en la colección que contenga su ubicación y otra información pertinente, como cómo fue obtenida o su estado de conservación o restauración. El software de gestión de colecciones permite a estas instituciones digitalizar registros, lo que facilita mucho la búsqueda de información sobre objetos específicos rápidamente y actualizar esa información cuando sea necesario. El software de gestión de colecciones puede ser utilizado por curadores, conservadores, archivistas, investigadores y administradores para realizar sus tareas diarias que ayudan a mantener toda la colección de una institución.
El software de gestión de colecciones se utiliza a menudo junto con el software de gestión de museos o el software de gestión de galerías, dependiendo de la institución. Los museos también pueden usar software para organizaciones sin fines de lucro basado en admisiones o software de gestión de donantes para apoyar las operaciones diarias. Las galerías o casas de subastas pueden usar software de subastas para subastas de arte o antigüedades. El software de gestión de activos digitales (DAM) ayuda a cualquier institución a mantener una colección puramente digital de imágenes, archivos de video o archivos de audio.
Para calificar para la inclusión en la categoría de Gestión de Colecciones, un producto debe:
Crear registros para cada objeto en la colección
Proporcionar un medio para buscar y actualizar registros fácilmente
Rastrear los esfuerzos de conservación y restauración
Permitir a los usuarios catalogar objetos como deseen
