Beste UCaaS-Plattformen

UCaaS ist eine Art von Software as a Service (SaaS), die mehrere Kommunikationskanäle auf einer Plattform bereitstellt. UCaaS-Plattformen bieten robuste Kommunikationskanäle und Funktionen, die darauf abzielen, Effizienz und Produktivität in der internen und externen Kommunikation zu fördern. UCaaS-Plattformen umfassen Funktionen wie Instant Messaging, VoIP, Softphone (Software für Online-Telefonate), CRM, SMS und Videokonferenzen mit vielen anderen ausgewählten Kollaborationstools wie Bildschirmfreigabe, Whiteboarding und Dateifreigabe. UCaaS-Tools sind auch bemerkenswert, weil die von der Plattform bereitgestellten Funktionen auf mehreren Geräten verfügbar sind. Benutzer können die bereitgestellten Kommunikationstools problemlos von Desktops, Laptops, mobilen Geräten und proprietärer Hardware aus nutzen, wenn ein Dienst dies anbietet.

Unternehmen nutzen seit geraumer Zeit Unified Communications (UC)-Systeme, aber ältere Lösungen erfordern umfangreiche Hardwareeinrichtung und -wartung. Der IT-Support, der zur Wartung dieser On-Premises-Lösungen erforderlich war, war teuer und personalintensiv. UCaaS bringt Unified Communications-Systeme in die Zukunft, indem es alle Funktionen bietet, die Käufer in einem Dienst suchen, der bequem in der Cloud gehostet wird. Das Pay-as-you-go-Modell, das mit einer cloudbasierten Lösung einhergeht, hat die Kosten für Unified Communications gesenkt, was sie für Nicht-Unternehmen zugänglicher gemacht hat.

Wofür steht UCaaS?

UCaaS steht für Unified Communications as a Service.

Welche Arten von UCaaS-Plattformen gibt es?

Es gibt zwei Hauptunterscheidungen, die Käufer treffen können, wenn sie nach UCaaS-Produkten suchen – interne versus externe Nutzung und Anpassungsfähigkeit. Während einige UCaaS-Systeme sowohl für interne als auch externe Kommunikation verwendet werden können, sind viele spezifisch für interne oder externe Anwendungsfälle. Darüber hinaus wird die Anpassungsfähigkeit bestimmt, ob das betreffende UCaaS ein maßgeschneidertes, Single-Tenant-System (eine Plattform pro Benutzer) oder ein sofort einsatzbereites, Multi-Tenant-System (eine Plattform, die von mehreren Benutzern geteilt wird) ist.

Interne Nutzung: UCaaS-Produkte, die die interne Kommunikation unterstützen, bieten Team-Kollaborationstools wie Whiteboarding und Instant Messaging zusätzlich zu den VoIP- und Videokonferenzfunktionen, die Käufer erwarten. Intern ausgerichtete UCaaS-Produkte bieten Integrationen mit Content-Management-Lösungen, um den Bedarf an Dateifreigabe und -speicherung zu erleichtern. Viele UCaaS-Lösungen sind über mobile Anwendungen verfügbar, was sie zu einer praktischen Option für Teams macht.

Externe Nutzung: UCaaS für die externe Nutzung dient als Rückgrat für die Infrastruktur von Callcentern. Callcenter-Mitarbeiter haben mehrere Kommunikationskanäle zur Verfügung, wenn sie mit Kunden interagieren, und UCaaS-Systeme, die diesem Anwendungsfall entsprechen, bieten Integrationen mit Helpdesk-Software, um bei der Ticketbearbeitung und der Beschaffung von Kundeninformationen zu helfen.

Single-Tenant-Systeme: Ein Single-Tenant-System wird von einem UCaaS-Dienstanbieter für einen bestimmten Kunden entwickelt. Unternehmen können die Funktionen und Integrationen auswählen, die sie aus ihrem UCaaS benötigen, und sicherstellen, dass sie nur für die Funktionen bezahlen, die sie benötigen. Single-Tenant-Systeme sind eine großartige Option für Unternehmen mit spezifischen Anforderungen, wie bestimmten APIs oder weniger umfangreichen Angeboten für ein kleines Unternehmen. Single-Tenant-Systeme können potenziell sehr teuer sein. Ein UCaaS-Anbieter kann zusätzliche Gebühren erheben, um ein Tool mit allen Funktionen zu entwickeln, die ein Unternehmen wünscht. Wenn ein Unternehmen ein maßgeschneidertes Produkt auf Unternehmensebene möchte, kann es mit einem Preis rechnen, der diese Funktionalität entsprechend widerspiegelt.

Multi-Tenant-Systeme: Multi-Tenant-Systeme sind generalisierte, sofort einsatzbereite UCaaS-Produkte, die für die Nutzung durch mehrere Organisationen vorgesehen sind. Diese Angebote kommen so, wie sie sind, und haben vergleichsweise weniger Anpassungsoptionen für Unternehmen. Unternehmen, die nach einem UCaaS-System suchen, das sie einfach bereitstellen und warten können, können Geld sparen, indem sie sich für ein Multi-Tenant-System entscheiden, wenn sie keine spezifischen Integrationen oder APIs benötigen. 

Ein UCaaS-Produkt ist ein Bündel von Kommunikationskanälen, die in einem Angebot zusammengefasst sind, sodass die Funktionen eines typischen UCaaS-Produkts oft wie eine Liste von Punktlösungen aussehen. UCaaS-Produkte können sich darin unterscheiden, welche Kanäle sie bereitstellen und welche anderen Kollaborationstools sie bieten. Im Folgenden sind viele der beliebten Funktionen aufgeführt, die von UCaaS-Lösungen angeboten werden, aber diese Liste ist keineswegs erschöpfend.

Instant Messaging: Eine der grundlegenden Funktionen eines UCaaS ist 1:1- und Gruppen-Chat. Benutzer können sich entweder direkt Nachrichten senden oder Nachrichten an eine Gruppe senden, um die Echtzeit-Geschäftskommunikation und -kollaboration zu fördern.

VoIP-Konferenzen: Audiokonferenzen in UCaaS-Produkten werden über Voice over Internet Protocol (VoIP) bereitgestellt. Benutzer können auf VoIP-basierte Telefonsysteme oder Audiokonferenzen über andere Geräte zugreifen.

Videokonferenzen: Eine weitere stabile Funktion von UCaaS ist die videobasierte Konferenz. Die Audiokomponente des Videofeeds wird über VoIP-Telefonie gehostet. Videokonferenzen bieten oft eine Anrufaufzeichnungsfunktion, mit der Benutzer das Video speichern und mit anderen teilen können.

Bildschirmfreigabe: Jedes UCaaS, das Videokonferenzen bietet, wird auch Bildschirmfreigabe bieten. Benutzer können problemlos einen Live-Feed ihres Bildschirms oder eines bestimmten Programms teilen, was es zu einer großartigen Funktion für eine kollaborative Benutzererfahrung macht.

Dateifreigabe: Benutzer können Dateien über eine UCaaS-Plattform teilen. Einige UCaaS-Produkte werden die Dokumenten- und Inhaltsfreigabe durch direkte Integration mit Content-Management-Systemen optimieren.

Whiteboard: UCaaS-Produkte, die stark auf interne Zusammenarbeit setzen, bieten oft eine kollaborative Whiteboard-Software innerhalb der Plattform. Teams können das Whiteboard während persönlicher Meetings oder Webkonferenzen nutzen, was zur Optimierung von Arbeitsabläufen beitragen kann.

Anrufweiterleitung: Ein automatischer Assistent leitet Anrufe automatisch innerhalb eines Unternehmens weiter. Diese Art der Workflow-Automatisierung ist besonders nützlich für Unternehmen, die ein umfangreiches PBX-Telefonsystem benötigen.

Voicemail zu E-Mail: Ein Vorteil von UCaaS ist die einheitliche Natur der von der Plattform bereitgestellten Kommunikationskanäle. Benutzer können Voicemails per E-Mail erhalten, da Telefonanrufe über VoIP gehostet werden.

Voicemail-Transkription: Einige UCaaS-Lösungen können Voicemails in textbasierte Nachrichten transkribieren, die einfacher zu speichern und zu verfolgen sind als Audiodateien.

Andere Funktionen von UCaaS-Plattformen: CCaaS-Option, Konferenztranskripte, Mietflexibilität

Unternehmen finden oft Punktlösungen für jeden der Kommunikationskanäle, die sie abdecken möchten. Das bedeutet ein Produkt für VoIP-Telefondienste, ein weiteres für Geschäftsnachrichten und noch eines für Videokonferenzen. Das schließt auch nicht alle anderen Produktivitäts- und Kollaborationstools ein, die Teams in Verbindung mit diesen Kanälen verwenden. Eine UCaaS-Lösung bündelt all diese Kommunikationskanäle und Produktivitätstools in einem einzigen Angebot, was mehrere Vorteile bietet.

Einsparungen: Wenn ein Unternehmen alle seine Kommunikationskanäle mit Punktlösungen abdeckt, summieren sich die Kosten für Lizenzen und monatliche Zahlungen, insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen. Eine UCaaS-Lösung kann alle Kommunikationskanäle, intern und extern, in einer Plattform für ein Unternehmen bündeln, für die es bezahlt. Während der anfängliche Preis eines UCaaS-Produkts potenziell hoch sein könnte, könnten die Kosten gleich oder höher sein, wenn man über Monate oder Jahre hinweg für mehrere unterschiedliche Lösungen bezahlt. Darüber hinaus können UCaaS-Kunden eine Option wählen, die es ihnen ermöglicht, nur für die Kanäle und Funktionen zu bezahlen, die sie möchten, oder eine abgespeckte, sofort einsatzbereite Lösung, um ebenfalls Geld zu sparen.

Erhöhte Effizienz: Ein Problem bei Kommunikationssoftware als Punktlösung ist, dass es keine Garantie gibt, dass sie sich integrieren lassen. Ein Gespräch, das über Instant Messaging stattfindet, könnte eines sein, das besser über einen Video-Feed geführt wird. Wenn ein Team nur Punktlösungen zur Auswahl hat, muss es zu einer anderen Anwendung wechseln, um fortzufahren, was möglicherweise nicht einfach ist. Noch schlimmer, das Gespräch könnte ganz verschoben werden. Dies ist besonders notwendig für Vertriebs- oder Helpdesk-Mitarbeiter, die mit Kunden oder Klienten in einem Kanal sprechen und in einem anderen fortfahren müssen. Wenn Teams UCaaS verwenden, können sie zwischen verschiedenen Kommunikationstools wechseln, ohne die Anwendung selbst zu verlassen, Gespräche zu optimieren und sicherzustellen, dass Benutzer Zugang zu dem Kanal haben, den sie benötigen, wenn sie ihn benötigen.

Erhöhtes Kollaborationspotenzial: Während Unternehmen die Möglichkeit haben, Punktlösungen für Kommunikation und Zusammenarbeit zu verwenden, können diese Lösungen möglicherweise nicht integriert werden. Wenn sie es nicht tun, kann es problematisch sein, wenn Benutzer während eines Konferenzgesprächs oder einer Kollaborationssitzung mehrere Lösungen verwenden müssen. Zum Beispiel kann ein Remote-Team stark von einer UCaaS-Plattform profitieren, da sie es Benutzern ermöglicht, einen Videoanruf zu halten, während sie gleichzeitig Whiteboarding betreiben oder Inhalte in Echtzeit teilen. Die Möglichkeit, Kollaborationstools und Konferenzlösungen gleichzeitig zu nutzen, fördert fruchtbare Brainstorming-Sitzungen und bedeutungsvolle Gespräche.