Mehr über Zeit- und Anwesenheitssoftware erfahren
Was ist Zeit- und Anwesenheitssoftware?
Die Zeiten manueller Stempelkartensysteme sind dank der Zeit- und Anwesenheitssoftware längst vorbei. Derzeit helfen Zeit- und Anwesenheitstools dabei, die erfassten Arbeitsstunden der Mitarbeiter, Abwesenheiten, Krankheitstage und Pausen zu überwachen, was dazu beiträgt, unnötige Arbeitskosten zu reduzieren, wie z.B. die Überbezahlung von Mitarbeitern, die tatsächlich nicht eingestempelt sind. Es hilft auch Unternehmen, die Einhaltung von Arbeitsvorschriften zu gewährleisten, indem es einen Nachweis der Anwesenheit liefert. All dies geschieht digital, was die Genauigkeit und Benutzerfreundlichkeit verbessert und gleichzeitig die Aufgaben der Gehaltsabrechnung und der Planung vereinfacht.
Die Zeit- und Anwesenheitssoftware bietet einige wichtige Funktionen. Eine der Kernfunktionen ist die Erfassung der Arbeitsstunden der Mitarbeiter. Mitarbeiter haben die Möglichkeit, sich ein- und auszustempeln, wenn ihre Arbeitsschicht beginnt und endet, und die Anzahl der Stunden zu protokollieren, die jeder zugewiesene Mitarbeiter täglich arbeitet. Diese Systeme können auch Pausen und Abwesenheiten von Mitarbeitern erfassen, wenn ein Mitarbeiter an einem geplanten Arbeitstag nicht einstempelt. Zusätzlich zur Erfassung von Abwesenheiten verfolgen diese Tools geplante freie Tage und bieten einen visuellen Zeitplan, den Manager und andere Mitarbeiter einsehen können, um zu sehen, welche Mitarbeiter an einem bestimmten Tag arbeiten werden und welche nicht.
Wichtige Vorteile der Zeit- und Anwesenheitssoftware
- Einfache und transparente Mitarbeiterplanung
- Verhinderung von Zeitdiebstahl
- Verbesserte Einhaltung von Vorschriften
- Weniger Fehler bei der Zeiterfassung
Warum Zeit- und Anwesenheitssoftware verwenden?
Die Zeit- und Anwesenheitssoftware hilft Unternehmen, abrechenbare Stunden korrekt zu erfassen. Dies erweist sich aus vielen Gründen als Vorteil:
Sichtbarkeit und Transparenz — Manager, die die Metriken innerhalb ihrer Lösung überwachen, können potenzielle Überstunden, Anwesenheitsprobleme und andere Unstimmigkeiten identifizieren, die normalerweise schwer zu erkennen wären. Mitarbeiter und Manager können auch sehen, welche Mitarbeiter an einem bestimmten Tag und zu einer bestimmten Zeit arbeiten sollen und wer in Zukunft plant, frei zu nehmen.
Arbeitskräftemetriken — Die Zeit- und Anwesenheitssoftware liefert wichtige Einblicke in die Leistung und die abrechenbaren Stunden, die jeder Mitarbeiter gearbeitet hat. Dies ist besonders hilfreich bei der Überprüfung der Mitarbeiterleistung und der Identifizierung erfolgreicher Mitarbeiter.
Verbesserte Genauigkeit der Gehaltsabrechnung — Indem Mitarbeiter ihre Stunden erfassen können, ist die Gehaltsabrechnung viel präziser. Mit Zeiterfassungsuhren stempeln Mitarbeiter ein, sobald sie mit der Arbeit beginnen, und aus, sobald sie die Arbeit beenden. Die abrechenbaren Stunden sind minutengenau, was eine Überbezahlung verhindert.
Wer nutzt Zeit- und Anwesenheitssoftware?
Die von der Zeit- und Anwesenheitssoftware gebotenen Vorteile richten sich hauptsächlich an Unternehmen, die stündlich bezahlte Mitarbeiter beschäftigen und deren abrechenbare Stunden erfassen müssen, um sie korrekt zu bezahlen. Auch Freiberufler und Personalabteilungen profitieren von der Zeit- und Anwesenheitssoftware. Freiberufler können ihre eigenen abrechenbaren Stunden erfassen, und Personalabteilungen können bezahlte Urlaubsanträge verfolgen.
Unternehmen mit stündlich bezahlten Mitarbeitern — Jedes Unternehmen, das ausschließlich stündlich bezahlte Mitarbeiter beschäftigt oder auch nur einige stündlich bezahlte Mitarbeiter beschäftigt, kann die Zeit- und Anwesenheitssoftware nutzen, um Mitarbeitern das Ein- und Ausstempeln, das Erfassen ihrer Stunden und das Planen von freien Tagen zu ermöglichen.
Unternehmen, die abrechenbare Stunden erfassen — Selbst wenn ein Unternehmen nur festangestellte Mitarbeiter beschäftigt, kann die Zeit- und Anwesenheitssoftware in einigen Fällen dennoch nützlich sein. Beispielsweise profitiert ein Unternehmen, das abrechenbare Stunden erfassen muss, um eine genaue Rechnung zu erstellen oder die auf ein Projekt verwendete Zeit zu verfolgen, von den Funktionen der Zeit- und Anwesenheitssoftware.
Freiberufler — Selbstständige profitieren stark von der Zeit- und Anwesenheitssoftware, da sie ihre primäre Methode zur Erfassung ihrer eigenen Arbeit und Gehaltsabrechnung darstellt. Während viele Freelance-Plattformen integrierte Zeiterfassungslösungen enthalten, entscheiden sich viele Freiberufler für Zeit- und Anwesenheitssoftware, um sicherzustellen, dass sie ihre Kunden genau erfassen und abrechnen.
Personalabteilungen — Personalabteilungen verlassen sich oft auf Zeit- und Anwesenheitssoftware, um bezahlte Urlaubsanträge und geplante freie Tage ihrer Mitarbeiter zu verfolgen. Diese Tools können planungsbezogene Aufgaben automatisieren, was für Unternehmen mit einer großen Belegschaft nützlich sein kann.
Funktionen der Zeit- und Anwesenheitssoftware
Die Zeit- und Anwesenheitssoftware bietet eine Vielzahl von Vorteilen, die sich auf Zeiterfassung, Planung und Nachverfolgung beziehen.
Zeiterfassung — Eines der Hauptmerkmale, das sich an Unternehmen mit stündlich bezahlten Mitarbeitern richtet, ist die Zeiterfassungsfunktion. Stündlich bezahlte Mitarbeiter können diese Funktion nutzen, um sich an einem geplanten Arbeitstag ein- und auszustempeln. Mitarbeiter stempeln zu Beginn und am Ende ihres geplanten Arbeitstages sowie für unbezahlte Pausen ein. Dies erfasst die genaue Anzahl der Stunden, die jeder Mitarbeiter täglich eingereicht hat. Viele Zeiterfassungsuhren erfordern ein Passwort oder eine Identitätsprüfung, bevor der Mitarbeiter ein- oder ausstempeln kann.
Zeiterfassung — Die Zeiterfassungsfunktion hebt hervor, wie viel Zeit ein Mitarbeiter mit einer bestimmten Aufgabe oder einem Projekt verbringt. Dies gibt Managern eine Vorstellung davon, wo Zeit aufgewendet wird und wie lange bestimmte Aufgaben dauern. Diese Funktion hilft auch Freiberuflern, die abrechenbaren Stunden für einen Job oder ein Projekt zu erfassen und zu bewerten.
Mitarbeiterfreizeit — Die Zeit- und Anwesenheitssoftware bietet Mitarbeitern die Möglichkeit, Urlaubsanträge einzureichen, die später von einem Manager oder einer Personalabteilung genehmigt werden können. Darüber hinaus ermöglicht diese Funktion Unternehmen, Urlaubsanträge zu verfolgen, um sich auf die Abwesenheit von Mitarbeitern vorzubereiten. Manager können auch die verfügbare Freizeit eines Mitarbeiters überprüfen und Anträge bei Bedarf annehmen oder ablehnen.
Planung — Neben der Zeiterfassungsfunktion können Unternehmen die für einen bestimmten Tag geplanten Mitarbeiter anzeigen. Unternehmen können diesen Zeitplan nutzen, um den Tag zu planen und Projekte und Aufgaben bestimmten Mitarbeitern zuzuweisen.
Berichte — Viele Tools bieten Berichtsfunktionen, die die Arbeitsstunden, Abwesenheiten und Verspätungen der Mitarbeiter hervorheben. Andere Berichte können finanzielle Zusammenfassungen und Urlaubszusammenfassungen enthalten. Diese Metriken können auch für das Leistungsmanagement verwendet werden.
Automatisierung — Eine nützliche Funktion, die Managern und Personalabteilungen hilft, ist die Automatisierungsfunktion. Die Automatisierung hilft, manuelle Aufgaben im Zusammenhang mit der Erfassung von Mitarbeiterstunden zu rationalisieren.
Trends im Zusammenhang mit Zeit- und Anwesenheitssoftware
Sicherheit ist ein Hauptanliegen bei der Zeit- und Anwesenheitssoftware, daher tendieren die Trends dazu, Situationen von Zeitdiebstahl zu verhindern, bei denen eine andere Person für einen Mitarbeiter einstempelt.
Verbesserte Identifikation — Um Sicherheit und Genauigkeit zu gewährleisten, lassen viele Plattformen Mitarbeiter mit biometrischen Systemen wie Fingerabdruckscannern oder Gesichtserkennung ein- und ausstempeln. Andere Plattformen können auch das Scannen physischer Identifikationskarten implementieren. Dieser Trend verhindert auch, dass andere Mitarbeiter oder Nicht-Mitarbeiter betrügerisch als ein anderer Mitarbeiter einstempeln.
Potenzielle Probleme mit Zeit- und Anwesenheitssoftware
Die potenziellen Probleme im Zusammenhang mit der Zeit- und Anwesenheitssoftware betreffen die Mitarbeiter, die die Software verwenden, und nicht die Software selbst. Arbeitgeber oder Administratoren sollten Vorfälle von Zeitdiebstahl und Anpassungen der Zeiterfassung ernst nehmen und die Konsequenzen den Mitarbeitern oder Nutzern klar kommunizieren.
Zeitdiebstahl — Ein Nachteil der Zeit- und Anwesenheitssoftware ist, dass es möglich ist, dass jemand für einen anderen Mitarbeiter einstempelt. Die meisten Tools bieten Passwortschutz oder erfordern mindestens eine Form der Identifikation, bevor der Mitarbeiter einstempeln kann. Verbesserte biometrische Sicherheit ist im Trend, was dazu beitragen wird, dieses Problem zu verbessern.
Anpassungen der Zeiterfassung — Es ist üblich, dass Mitarbeiter vergessen, ein- und auszustempeln. Unternehmen sollten darauf vorbereitet sein, gelegentlich die Arbeitsstunden der Mitarbeiter anzupassen, wenn dies passiert.
Software und Dienstleistungen im Zusammenhang mit Zeit- und Anwesenheitssoftware
Einige andere Tools funktionieren gut zusammen mit der Zeit- und Anwesenheitssoftware:
Workforce-Management-Software — Ähnlich wie die Zeit- und Anwesenheitssoftware hilft die Workforce-Management-Software Organisationen bei der Planung, Verwaltung und Verfolgung der Arbeit von Mitarbeitern, einschließlich Arbeitsanforderungen, Mitarbeiterplänen und bezahltem Urlaub. Darüber hinaus ermöglicht sie es den Nutzern, den Arbeitskräftebedarf vorherzusagen, Mitarbeiterpläne zu erstellen und zuzuweisen, die Anwesenheit zu verfolgen und über die Effizienz der Arbeitskräfte zu berichten.
Mitarbeiterplanungssoftware — Die Mitarbeiterplanung ist ein Aspekt der Zeit- und Anwesenheitssoftware, aber die Integration einer separaten Mitarbeiterplanungslösung kann den Nutzern zusätzliche Automatisierungsfunktionen und erweiterte Self-Service-Optionen bieten.
