Beste eDiscovery-Tools
Software für elektronische Entdeckung (eDiscovery) ermöglicht die Überprüfung elektronischer Dokumente und Informationen zur Verwendung während eines Rechtsstreits. Anwaltskanzleien und Rechtsabteilungen von Unternehmen nutzen eDiscovery-Plattformen, um alle möglichen Dateien und zugehörigen Metadaten zu sammeln, Informationen außerhalb des rechtlichen Rahmens herauszufiltern und dann einzelne Dokumente zu überprüfen, um deren Relevanz für den Fall zu bestimmen. Dies wird durch eine Vorladung für digitale Informationen an relevante Parteien eingeleitet, die die Arten von Dateien, berücksichtigte Daten, relevante Inhalte und andere Bestimmungen spezifiziert. Viele eDiscovery-Produkte integrieren sich mit Datenbank-, Dateispeicher- oder Backup-Systemen, um Import- und Datenerfassungsprozesse zu optimieren, sowie mit anderen Fallmanagement-Tools, um diese Daten mit allen anderen Informationen zu spezifischen Fällen zu gruppieren.
Um in die eDiscovery-Kategorie aufgenommen zu werden, muss ein Produkt:
Datenfiles von Unternehmen und Einzelpersonen, die an laufenden Gerichtsverfahren beteiligt sind, sammeln und aufteilen Dokumente nach Bedarf basierend auf Benutzereinstellungen filtern und sortieren, um relevante Datenpunkte für den Fall zu extrahierenVorgestellte eDiscovery-Software auf einen Blick
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Ein wöchentlicher Überblick über aufstrebende Stars, neue Markteinführungen und worüber alle sprechen.
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Everlaw nutzt fortschrittliche Technologie, um komplexe rechtliche Herausforderungen zu lösen. Die kollaborative, cloudbasierte Software für Rechtsstreitigkeiten und Untersuchungen befähigt Anwaltskan
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Mehr über eDiscovery-Software erfahren
Was ist eDiscovery-Software?
eDiscovery-Software, oder elektronische Entdeckungssoftware, verwaltet den Entdeckungsprozess für elektronische Informationen vor zivil- oder strafrechtlichen Verfahren. eDiscovery-Tools identifizieren, sammeln und produzieren elektronisch gespeicherte Informationen (ESI) zur Verwendung in einem Gerichtsverfahren oder einer Untersuchung. Zu den häufigen Merkmalen von eDiscovery-Lösungen gehören rechtliche Sperren, frühe Fallbewertung, Dokumentensammlung, Dokumentenproduktion, Dokumentenverarbeitung und Dokumentenüberprüfung. Robuste Lösungen bieten Analytik- und Datenvisualisierungstools, um Rechtsteams bei der Datenanalyse zu unterstützen.
eDiscovery-Lösungen durchsuchen und sammeln Dokumente und Daten, exportieren und analysieren Informationen schnell, teilen Dateien mit Kollegen und Kunden, integrieren sich mit anderen Softwaretools, um Prozesse zu optimieren, und gewährleisten die Sicherheit von Dateien und Daten.
Die eDiscovery-Branche, einschließlich eDiscovery-Dienstleistungen, hat in den letzten Jahren stark zugenommen. Der Anstieg der Beliebtheit ist auf mehrere Gründe zurückzuführen, wobei die beiden Hauptgründe die Verbesserung der Technologie, die eDiscovery-Lösungen antreibt, und die Zunahme der digital gespeicherten Dokumente sind. eDiscovery-Lösungen sparen Anwaltskanzleien und Rechtsabteilungen Zeit und Geld, indem sie den Arbeitsablauf der Rechtsteams für ESI optimieren, der weit über E-Mails hinausgeht und Dutzende von Arten zulässiger Dokumente umfasst. Die wichtigsten Anwendungsfälle umfassen straf- und zivilrechtliche Verfahren, interne Untersuchungen aufgrund von behördlicher Aufsicht, Anfragen nach öffentlichen Informationen und die Aufrechterhaltung des Datenschutzes (insbesondere relevant angesichts der DSGVO und des gestiegenen Fokus auf Datenschutz).
Die Technologie basiert auf optischer Zeichenerkennung (OCR) und prädiktiver Kodierung, was sich auf den Prozess der Anwendung bezieht, durch einen Teil der Dokumente nach relevanten Informationen zu suchen, basierend auf Benutzereingaben, und eine Entscheidung darüber zu treffen, was qualifiziert. Der Anstieg der prädiktiven Kodierung, die künstliche Intelligenz (KI) in den eDiscovery-Arbeitsablauf integriert, hat den Nutzen von eDiscovery-Anwendungen verbessert und zu einer breiteren Akzeptanz geführt.
Es gibt mehrere Anwendungsfälle für eDiscovery-Software, wobei die wichtigsten wie folgt sind:
Rechtliche Sperre: eDiscovery kann rechtliche Sperren von Benutzern verfolgen und prüfbare Spuren erstellen.
Frühe Fallbewertung: Die frühen Phasen eines Falls sind entscheidend für die Gestaltung der zukünftigen Entwicklung von Gerichtsverfahren. eDiscovery-Tools geben dem Rechtsteam die Möglichkeit, große Mengen unstrukturierter Daten zu organisieren, zu kennzeichnen und zu priorisieren.
Entdeckungsprojekte: eDiscovery-Lösungen sorgen dafür, dass die Entdeckungsphase so schmerzlos wie möglich verläuft, während die Dokumentensicherheit und Compliance gewahrt bleibt.
Interne Untersuchungen: eDiscovery-Software kann von Rechtsteams in internen Untersuchungsszenarien verwendet werden, um so viele Informationen wie möglich zu sammeln und zu verarbeiten, ohne aufdringlich zu sein. Rechts-, Compliance- und HR-Teams können die Software nutzen, um relevante Dokumente zu sammeln, die den Kern eines Streits betreffen.
Drittsubpoenas: eDiscovery-Software kann Unternehmen dabei helfen, schnell und einfach auf Regierungs- und Drittsubpoenas zu reagieren. Diese Lösungen sammeln relevante Dokumente und übermitteln sie an die erforderlichen Parteien.
Dokumentenproduktion: Diese Lösungen erstellen Dokumente in verschiedenen Formaten, organisieren relevante Dateien und erstellen Privilegienprotokolle, sodass die Dokumentenproduktion für Rechtsteams schnell und einfach ist.
Was sind die häufigsten Merkmale von eDiscovery-Software?
Die folgenden sind einige Kernmerkmale innerhalb von eDiscovery-Software, die Benutzern helfen können:
Dokumentensammlung: eDiscovery-Software sammelt Dokumente aus verschiedenen Datenquellen und erstellt dabei eine prüfbare Spur.
Datenverarbeitung: Die Software verarbeitet elektronische Dokumente und extrahiert relevante Informationen durch Metadaten-Kombination, native Anwendungsabbildung und Domänenparsing. Der Benutzer füttert die Daten in die Engine, und die Anwendung verarbeitet sie, um sie für die rechtliche Überprüfung vorzubereiten.
Dokumentenüberprüfung: eDiscovery-Software prozessiert Dokumente und extrahiert relevante Informationen durch Metadaten-Kombination, native Anwendungsabbildung und Domänenparsing.
Berechtigter Zugriff: Die Lösung isoliert und schützt privilegierte oder passwortgeschützte Dokumente, um nur den notwendigen Zugriff zu ermöglichen.
Projektanalytik: Es analysiert Entdeckungsprojekte und erstellt Datenvisualisierungen basierend auf verfügbaren Projektinformationen. Diese Tools können helfen, Entdeckungsprojekte zu analysieren und Datenvisualisierungen zu erstellen, um Rechtsexperten ein besseres Verständnis dafür zu geben, was die Daten aussagen.
Rechtliche Sperre: eDiscovery-Software automatisiert den Prozess der Erhaltung von ESI, die für erwartete Rechtsstreitigkeiten relevant ist.
Dokumentenproduktion: Die Dokumentenproduktion ist ein Schlüsselmerkmal von eDiscovery-Software. Rechtsexperten richten ihre Anwendung so ein, dass sie relevante Dokumente anhand von Schlüsselindikatoren wie bestimmten Wörtern oder Phrasen durchsucht und auswählt. eDiscovery-Tools heben die relevanten ESI hervor und bereiten sie für den rechtlichen Prozess nach der Entdeckung vor.
Unterstützte Überprüfung: Durch die Nutzung der unterstützten Überprüfungsfunktion einer eDiscovery-Plattform können Rechtsexperten die Genauigkeit der Dokumentenüberprüfung verbessern und sicherstellen, dass sie keine relevanten Informationen übersehen.
Fall-Dynamik und Transkripte: Einige eDiscovery-Plattformen bieten Benutzern Tools, die Falldokumente speichern und Verbindungen zwischen verschiedenen Rechtsdokumenten herstellen. Transkripte können mit unterschiedlichen Falldokumenten verknüpft werden, und neue Informationen können hinzugefügt und analysiert werden, während sich der Fall entwickelt.
Automatische Erkennung privilegierter Materialien: eDiscovery-Software durchsucht in der Regel relevante ESI, um privilegierte Dokumente zu identifizieren und zu kennzeichnen, damit das Team keine Zeit mit ihnen verschwendet.
Einige eDiscovery-Lösungen umfassen auch:
Benutzerberichte: Die Lösung verfolgt und berichtet über die Aktivitäten der Prüfer für bestimmte Projekte.
Projektvorlagen: Die Software bietet Vorlagen für verschiedene Projekttypen.
Automatisierte Überprüfung: eDiscovery-Software nutzt maschinelles Lernen, um Dokumente automatisch zu überprüfen und zu analysieren.
Datenvisualisierung: Bestimmte eDiscovery-Lösungen enthalten Datenvisualisierungstools, die Rechtsexperten helfen, die Informationen und die Geschichte, die von bestimmten Datensätzen präsentiert werden, zu verstehen.
Echtzeit-Kette des Besitzes: Diese Funktion bezieht sich auf die prüfbare Spur digitaler Fingerabdrücke, die von der eDiscovery-Anwendung auf Rechtsdokumenten hinterlassen werden.
Was sind die Vorteile von eDiscovery-Software?
Optimierung des Entdeckungsprozesses: Rechtsexperten nutzen eDiscovery-Software, um den Entdeckungsprozess zu optimieren. Was früher ein mühsamer Prozess war, bei dem Tausende von Dokumenten von Hand durchforstet werden mussten, wurde durch die Einführung von KI-gestützter eDiscovery-Software erheblich verbessert. Die Mehrheit der Anwaltskanzleien verlagert die Prozessführung, insbesondere eDiscovery-Aktivitäten, ins Haus. Diese Verschiebung bedeutet eine Zunahme der Arbeitsbelastung für interne Rechtsteams und damit einen erhöhten Bedarf an effizienten Prozessen und Automatisierung.
Kosten- und Zeitersparnis: Ein Hauptgrund für die Verwendung von eDiscovery-Software ist die Zeit- und Kosteneinsparung während des Entdeckungsprozesses. Diese Lösungen ermöglichen es Anwaltskanzleien, Zeit zu sparen, indem sie gleichzeitige Stichwortsuchen an mehreren Orten, automatische Duplikatsuche von Suchergebnissen, berechtigungsbasierte Filterung von Suchergebnissen, Indizierung, Abruf von nicht indizierten Elementen, automatisierte Schwärzung und Archivierung von Dokumenten bieten. Da die Menge an ESI in die Höhe geschossen ist, haben die Entdeckungskosten entsprechend reagiert. KI-gestützte eDiscovery-Lösungen haben dazu beigetragen, die Kosten niedrig zu halten, während die Genauigkeit und Effizienz der Datensammlung verbessert wurde.
Die Implementierung von eDiscovery-Software spart Rechtsteams Zeit und ermöglicht es ihnen, die mit der Dokumentenüberprüfung, der frühen Fallbewertung und allen entdeckungsbezogenen Aufgaben verbundenen Kosten zu senken. Der Mythos, dass manuelle, menschliche Dokumentenüberprüfung genauer ist als computerunterstützte Überprüfung, scheint ausgestorben zu sein, da Berge von empirischen Beweisen die unglaubliche Genauigkeit von eDiscovery-Lösungen bei der Identifizierung relevanter Dokumente belegen und die Unterstützung vernünftiger Beobachter beseitigt haben. Mehrere Studien wurden durchgeführt, die die Genauigkeit der menschlichen Dokumentenüberprüfung und der automatisierten Dokumentenüberprüfung vergleichen, und die automatisierten Systeme übertrafen die von Menschen erzeugten Zahlen leicht.
Wer nutzt eDiscovery-Software?
Rechtsexperten nutzen eDiscovery-Software. Da sich eDiscovery-Software verbessert, wird es für interne Rechtsteams einfacher, diese Plattformen zu nutzen, anstatt externe eDiscovery-Firmen zu beauftragen.
Anwaltskanzleien: Anwälte und Paralegals in Anwaltskanzleien sind die beiden größten Benutzergruppen von eDiscovery-Software. Anwälte interagieren möglicherweise nicht so direkt mit diesen Lösungen, aber sie verlassen sich auf die Informationen, die gewonnen, organisiert und in einem verdaulichen Format präsentiert werden.
Rechtsabteilungen: Interne Unternehmensrechtsabteilungen sind die andere große Benutzergruppe für eDiscovery-Lösungen. Diese Teams nutzen die Software, um Untersuchungen, Rechtsstreitigkeiten und Prüfungen zu verwalten. Rechtsabteilungen können relevante Daten, die von eDiscovery-Tools gesammelt wurden, registrieren, hochladen, normalisieren, analysieren, bewerten, teilen und speichern, um bei ihren Prüfungen und Untersuchungen zu helfen.
Software im Zusammenhang mit eDiscovery-Software
Verwandte Lösungen, die zusammen mit eDiscovery-Software verwendet werden können, umfassen:
Software für das Management von Rechtspraktiken: eDiscovery-Lösungen integrieren sich oft mit Software für das Management von Rechtspraktiken, die Anwaltskanzleien eine umfassende Lösung für Fälle mit eDiscovery bietet.
Software für das Management von Rechtsfällen: Lösungen für das Management von Rechtsfällen, auch bekannt als Fallmanagementlösungen, verwalten Rechtsfälle für Anwaltskanzleien und Rechtsabteilungen. eDiscovery-Tools integrieren sich oft mit Software für das Management von Rechtsfällen.
Herausforderungen mit eDiscovery-Software
Softwarelösungen können ihre eigenen Herausforderungen mit sich bringen.
Richtige Integrationen: Damit ein eDiscovery-Tool so nützlich wie möglich ist, muss es sich mit einer Vielzahl von Quellen integrieren und Daten von ihnen sammeln können. Microsoft Office 365 ist die häufigste Integration, da historisch gesehen die meisten ESI E-Mails waren, aber da die Arten von rechtlich zulässigen Dokumenten zunehmen, müssen eDiscovery-Lösungen in der Lage sein, Daten von ihnen zu sammeln.
Sensible Daten: eDiscovery-Tools befassen sich mit dem Management sensibler Daten, daher sollten die Sicherheitsstandards robust sein. Datensicherheit, insbesondere in Cloud-Umgebungen, in denen die Verantwortung für die Sicherheit bei den dort tätigen Anbietern liegt, ist besonders wichtig in einer Zeit zunehmender Cyberangriffe.
Welche Unternehmen sollten eDiscovery-Software kaufen?
Anwaltskanzleien, Unternehmen mit Rechtsabteilungen und Regierungen könnten alle von der Anschaffung von eDiscovery-Software profitieren.
Unternehmen: Unternehmensrechtsabteilungen, die eDiscovery-Lösungen implementieren, können diese Tools nutzen, um Streitigkeiten und Untersuchungen intern zu bearbeiten sowie die Datensammlung zu beschleunigen.
Anwaltskanzleien: Anwaltskanzleien, groß und klein, können von der Einführung von eDiscovery-Software profitieren. Mit diesen Tools können sie Entdeckungsarbeiten intern verlagern und diesen Anteil der abrechenbaren Stunden für die Dokumentenüberprüfung behalten.
Regierungsorganisationen: Regierungsbehörden, die eDiscovery-Tools implementieren, können Anfragen nach Aufzeichnungen schneller und einfacher bearbeiten sowie mit Rechtsstreitigkeiten und der notwendigen Dokumentenüberprüfung und -produktion umgehen.
Wie kauft man eDiscovery-Software?
Anforderungserhebung (RFI/RFP) für eDiscovery-Software
Um eine geeignete Longlist potenzieller eDiscovery-Tools zu erstellen, muss der potenzielle Käufer bestimmen, wie viele Angelegenheiten und wie viele Daten pro Angelegenheit er voraussichtlich bearbeiten wird. Preisstrukturen variieren je nach Anbieter, daher ist es ein guter Ausgangspunkt, sicherzustellen, dass Käufer Anbieter mit Strukturen eliminieren, die unerschwinglich teuer wären. Der Käufer sollte auch das Funktionsangebot des Anbieters und die Robustheit der zugrunde liegenden Technologie betrachten. Wenn das Produkt alle Funktionsanforderungen erfüllt und im Preisrahmen liegt, kann es auf die Liste gesetzt werden.
Der potenzielle Käufer sollte auch die Anzahl der Benutzer und deren Vertrautheit mit ähnlichen Lösungen bewerten. Werden sie in der Lage sein, eine Lösung mit robusten Analysetools und umfassenden Funktionen zu nutzen? Oder sind sie besser für ein einfaches Tool geeignet, um die anfängliche Dokumentensammlung zu sammeln und zu reduzieren? Sobald ein Käufer die Priorität seiner Anforderungen bestimmt hat, kann er mit der Erstellung einer Longlist von Auswahlmöglichkeiten fortfahren.
Vergleich von eDiscovery-Softwareprodukten
Erstellen Sie eine Longlist
Potenzielle Käufer sollten alle Produkte ausschließen, von denen sie wissen, dass sie die grundlegenden Kriterien, die sie während der Anforderungserhebung zusammengestellt haben, nicht erfüllen. Sie sollten eine standardisierte Liste von Fragen basierend auf diesen Anforderungen erstellen, die sie den Anbietern während der ersten Gespräche stellen können.
Erstellen Sie eine Shortlist
Potenzielle Käufer sollten RFIs versenden und die Antworten betrachten, um eine Shortlist zu erstellen. Forschungsberichte und Benutzerbewertungen sind eine großartige Möglichkeit, Lösungen zu überprüfen, die es auf die Shortlist schaffen und vielversprechend aussehen.
Führen Sie Demos durch
Nur Anbieter, die es auf die Shortlist möglicher Lösungen schaffen, sollten um Demos gebeten werden. Potenzielle Käufer sollten um Live-Demos bitten und mit einem bestimmten Szenario oder einer Liste von Szenarien, die typisch für ihr Geschäft sind, hineingehen, um die Effektivität der Systeme zu demonstrieren. Wenn die Preisgestaltung nicht transparent ist, sollte die Anwaltskanzlei oder das Unternehmen nach Preisdetails fragen.
Auswahl von eDiscovery-Software
Wählen Sie ein Auswahlteam
Die tatsächlichen Benutzer der Software sollten in das Auswahlteam einbezogen werden, um die Benutzerfreundlichkeit zu bewerten. Ein Mitglied des Finanzteams sollte, wenn möglich, beitreten, und ein technischer Leiter sollte dem Team beitreten, um sich mit spezifischen Fragen zu Systemintegrationen und Sicherheit zu befassen.
Verhandlung
Der Verhandlungsprozess wird zwischen dem Käufer und einigen Anbietern aus der Shortlist stattfinden. Der Preis wird in dieser Phase wichtig sein, und Entscheidungsträger werden den potenziellen Return on Investment (ROI) angesichts der durch die Lösung gebotenen Kosten- und Zeitersparnisse sowie der erwarteten Anzahl von Angelegenheiten pro Jahr abwägen. Die endgültige Entscheidung basiert in der Regel auf den verfügbaren Daten und Informationen, die aus dem Kaufprozess gewonnen wurden, und wird vom Auswahlteam getroffen.
Was kostet eDiscovery-Software?
eDiscovery-Lösungen variieren stark in ihrer Preisgestaltung. Einige Anbieter verwenden ein Pay-as-you-go, nutzungsbasiertes Modell, während einige ihr Produkt mit einem Pay-per-Matter-Modell und andere mit einem zeitbasierten Abonnementmodell bepreisen. Die traditionelle Methode der Preisgestaltung von Unternehmen, die eDiscovery-Dienstleistungen anbieten, ist die Einzelpostenpreisgestaltung, bei der der Kunde für jede Dienstleistung auf der A-la-carte-Speisekarte zahlt.
Return on Investment (ROI)
Es gibt einige Möglichkeiten, den ROI einer eDiscovery-Lösung zu berechnen. Eine Möglichkeit besteht darin, die Reduzierung der Entdeckungsdaten zu berechnen, indem man die Dokumentenüberprüfungsrate und die Stundensätze externer Prüfer betrachtet. Dann müssen Käufer die Duplikatsrate der Lösung und die Reduzierung der überprüfbaren Dokumente nach der frühen Fallbewertung (ECA) und der zusätzlichen Reduzierung, die die eDiscovery-Lösung vornimmt, berücksichtigen. Der nächste Schritt besteht darin, den Betrag, der für die Dokumentenüberprüfung nach der eDiscovery-Reduzierung erforderlich ist, von dem Betrag abzuziehen, der ohne jegliche Reduzierung erforderlich gewesen wäre, und dann hat der Käufer eine solide Schätzung der Kosteneinsparungen. Teams können den ROI in Bezug auf die pro Angelegenheit gesparte Zeit betrachten, die sonst für unnötige Dokumentenüberprüfungen aufgewendet worden wäre.
Trends in der eDiscovery-Software
Die Rechtsbranche hat in den letzten Jahren eine weit verbreitete Einführung von eDiscovery-Software erlebt, was dazu geführt hat, dass viele Anwaltskanzleien und Abteilungen ihren eDiscovery-Prozess intern verlagern.
Cloud-basierte Lösungen
Wie in den meisten Branchen wechseln Anbieter von On-Premises-Software zu cloudbasierten Lösungen. eDiscovery ist keine Ausnahme, und die Tatsache, dass die Operationen jetzt in der Cloud stattfinden, bedeutet, dass es einfacher denn je ist, die Anzahl der Integrationen mit verwandten Dokumentenspeichersystemen oder Fallmanagementlösungen zu erweitern.
KI-gesteuerte Entdeckung
Verbesserungen in der KI haben die Funktionalität von eDiscovery erweitert. KI macht eDiscovery schneller und genauer, liefert mehr ROI für Benutzer und bietet mehr datengesteuerte Einblicke in relevante Dokumente.
Analytik und Datenvisualisierung
Ein weiterer Trend im eDiscovery-Bereich sind Lösungen, die robustere Analytik- und Datenvisualisierungstools bieten. Rechtsexperten möchten, dass Dokumente überprüft und analysiert werden, suchen jedoch nach zusätzlichen Datenvisualisierungsfunktionen, um die gefundenen Informationen auf einer tieferen Ebene zu verstehen.
