Mehr über Dokumentenerstellungssoftware erfahren
Was ist Dokumentenerstellungssoftware?
Cloud-basierte Dokumentenerstellungstools können mit jedem geteilt, angesehen und angepasst werden, mit dem ein Benutzer zusammenarbeiten möchte. Zusätzlich beinhalten die Tools Zugriffseinstellungen, sodass nur Benutzer mit Berechtigungen bestimmte Dokumente einsehen können. Cloud-basierte Tools bieten Benutzern auch jederzeit und überall Zugriff auf Dokumente, vorausgesetzt, man hat Internetzugang. In einigen Fällen erlauben Dokumentenerstellungstools Offline-Anpassungen – obwohl diese Bearbeitungen erst gespeichert werden, wenn der Internetzugang wiederhergestellt ist – was besonders hilfreich für Reisende ist, die nicht leicht auf das Internet zugreifen können.
Zusätzlich zu den Vorteilen der Zugänglichkeit ermöglicht Dokumentenerstellungssoftware eine bessere Organisation. In vielen Fällen bietet die Software ein Repository, um alle erstellten Dokumente zu speichern und zu verwalten. Ein solches Repository existiert in der Regel auf einem Laufwerk, das leicht mit einem Team geteilt werden kann. Wenn ein ganzes Team Zugriff auf die erstellten Dokumente hat, können sie spezifische Projekte leichter finden und besser mit Teammitgliedern zusammenarbeiten.
Hauptvorteile der Dokumentenerstellungssoftware
- Bietet eine einfache Lösung für die Zusammenarbeit
- Konfiguriert Einstellungen leicht, um konsistente Formatierungsstandards zu formalisieren und die Privatsphäre zu gewährleisten
- Erleichtert das Teilen und Verwalten gespeicherter Dokumente
Warum Dokumentenerstellungssoftware verwenden?
Für Unternehmen besteht der Hauptvorteil einer Dokumentenerstellungslösung in der Zusammenarbeit an schriftlichen oder visuellen Projekten. Dokumentenerstellungssoftware kann kollaborative Projekte erheblich vereinfachen, indem sie die Speicherung, Organisation und Bearbeitung aller projektbezogenen Dokumentationen erleichtert. Dieser Vorteil kann sowohl in Situationen spürbar sein, in denen mehrere Teammitglieder gleichermaßen zu einem Projekt beitragen müssen, als auch wenn ein einzelnes Dokument vor der Veröffentlichung eine zweite Meinung benötigt.
Darüber hinaus bietet Dokumentenerstellungssoftware eine nahtlose Lösung für Autoren. Nehmen wir zum Beispiel freiberufliche Autoren oder Teammitglieder, die remote arbeiten: Anstatt endlos Inhalte per E-Mail hin und her zu senden, können sie ihre geschriebenen Inhalte einfach auf einem gemeinsamen Laufwerk des Unternehmens einreichen. Sobald der Inhalt auf dem Laufwerk vorhanden ist, kann er leicht mit anderen Teammitgliedern und Managern geteilt werden und nahtlos in bestehende Prozesse und Arbeitsabläufe integriert werden.
Wer nutzt Dokumentenerstellungssoftware?
Schriftliche und visuelle Inhalte sind überall, unabhängig von der Branche, sodass alle Unternehmen und Freiberufler einen Anwendungsfall für Dokumentenerstellungssoftware haben. Dokumentenerstellungstools sind am häufigsten in Branchen zu finden, die Inhalte veröffentlichen oder teilen, wie Marketing, Medien und Bildung. Darüber hinaus nutzen Finanzdienstleistungsunternehmen, Anwaltskanzleien und andere Unternehmen Dokumentenerstellungstools zur Erstellung von Dokumenten. Zum Beispiel könnte ein Kreditgeber einen Dokumentengenerator verwenden, um schnell und einfach einen Kreditvertrag zu erstellen. Der kollaborative Aspekt hilft, Teams bei Einzelprojekten zu verbinden, unterstützt bei Dateikonvertierungen und bietet eine einfache Textverarbeitungslösung, weshalb die Software in allen Branchen beliebt ist.
Arten von Dokumentenerstellungssoftware
Es gibt einige verschiedene Dokumentenerstellungstools:
Textverarbeitung — Wenn das Ziel darin besteht, Wörter auf die Seite zu bringen, ist ein Textverarbeitungsprogramm Ihr bevorzugtes Dokumentenerstellungstool. Ob es sich um einen Bericht, Vertrag oder sogar um Brainstorming-Notizen handelt, Textverarbeitungsprogramme bieten eine Vielzahl von Ressourcen, um den Schreibprozess zu erleichtern. Zum Beispiel helfen Wort- und Seitenzählungen, die häufige Funktionen von Textverarbeitungsprogrammen sind, dem Benutzer, die gesetzten Aufgaben- oder Parameterziele im Auge zu behalten.
PDF-Ersteller/Editor — PDF-Editoren helfen beim Erstellen, Bearbeiten und Konvertieren von PDFs. PDF-Editoren sind nützlich in Situationen, in denen Text geschwärzt werden muss oder wenn Sie den Text eines Dokuments durchsuchbar machen müssen.
Funktionen der Dokumentenerstellungssoftware
Trotz ihrer scheinbaren Einfachheit ist Dokumentenerstellungssoftware mit Funktionen ausgestattet, die den Prozess des Schreibens von Dokumenten optimieren. Die meisten Produkte in diesem Bereich verfügen über die gleichen grundlegenden Funktionen, aber viele cloudbasierte Lösungen können aufgrund ihrer synchronisierbaren Natur zusätzliche kollaborative Funktionen bieten.
Textverarbeitung — Alle Dokumentenerstellungslösungen dienen als Textverarbeitung. Der Hauptanwendungsfall einer Dokumentenerstellungslösung besteht darin, Benutzern das Eingeben, Bearbeiten und Formatieren von Text zu ermöglichen.
Grammatik- und Rechtschreibprüfung — Die Mehrheit der Dokumentenerstellungslösungen bietet eine integrierte Grammatik- und Rechtschreibprüfung. Wörter, die entweder falsch geschrieben oder grammatikalisch falsch verwendet werden, werden hervorgehoben, damit Benutzer sie überprüfen und Änderungen vornehmen können. Grammatik- und Rechtschreibprüfungen bieten oft auch eine empfohlene Korrektur, die die potenziell korrekte Schreibweise oder Verwendung eines Wortes vorschlägt.
Schriftmodifikatoren — Dokumentenerstellungssoftware kann Dutzende von vorinstallierten Schriftarten zur Auswahl bieten. Für lokale Lösungen können Benutzer auch Schriftarten online herunterladen und nach der Installation innerhalb der Software verwenden. Benutzer haben auch die Möglichkeit, Text fett, kursiv und unterstrichen zu formatieren, und einige Optionen erlauben es Benutzern auch, die Textfarbe zu ändern und Abschnitte hervorzuheben.
Speichern und speichern — Benutzer können ihre Dokumente innerhalb der Dokumentenerstellungssoftware speichern und speichern. Lokale Lösungen erlauben es Benutzern, ihre Dokumente zu benennen und zu entscheiden, wo auf ihrer Festplatte sie das Dokument speichern möchten. Cloudbasierte Lösungen integrieren sich oft in ein Content-Management-System, um gespeicherte Dokumente zu speichern. Alle gespeicherten Dokumente können später wieder geöffnet werden, damit Benutzer weiter schreiben oder sie bearbeiten können.
Dokumentenformatierung — Dokumentenerstellungstools ermöglichen es Benutzern, alle Aspekte eines Dokuments zu ändern, einschließlich Ränder, Kopf- und Fußzeilen, Zeilenabstand und Einrückung.
Vorlagen — Dokumentenformate können als Vorlage für die wiederholte Verwendung gespeichert werden. Viele Dokumentenerstellungstools bieten auch vorgefertigte Vorlagen für Dokumente wie Lebensläufe, Rechtsformulare, Briefe und Broschüren.
Bilder einfügen — Dokumentenerstellungstools können Bilder aus lokalem Speicher oder aus der Cloud, je nach Lösung, in Dokumente einfügen. Einige Lösungen können sogar Bilder wie Diagramme oder Grafiken aus anderer Software wie Tabellenkalkulationen ziehen, wenn Integrationen bereitgestellt werden.
Dateitypen — Die meisten Dokumentenerstellungstools erlauben es Benutzern, ihre Dokumente als verschiedene Dateitypen zu speichern oder herunterzuladen, einschließlich PDF, einfacher Textdateien und Rich-Text-Dateien.
Zusätzliche Funktionen der Dokumentenerstellung
Kollaborative Bearbeitung — Da cloudbasierte Dokumentenerstellungslösungen über Geräte hinweg synchronisiert werden können, erlauben die meisten mehreren Benutzern, ein Dokument gleichzeitig zu bearbeiten. Benutzer können Änderungen und Ergänzungen in Echtzeit sehen (und sehen, wer sie vornimmt). Cloudbasierte Lösungen erlauben es Benutzern auch, alle zu sehen, die das Dokument zu einem bestimmten Zeitpunkt ansehen, auch wenn sie keine Ergänzungen zum Dokument selbst vornehmen.
Änderungsvorschläge — Cloudbasierte Lösungen erlauben es Benutzern, Dokumente mit anderen zu teilen, damit sie ihre Arbeit Korrektur lesen können. Korrekturleser haben die Möglichkeit, Änderungen vorzuschlagen, anstatt das Dokument direkt zu bearbeiten. Diese vorgeschlagenen Änderungen können dann entweder vom Dokumenteneigentümer oder von der Person, der der Eigentümer die Erlaubnis erteilt, genehmigt werden. Sobald Änderungen genehmigt sind, wird die empfohlene Änderung auf das Originaldokument angewendet.
Teilen — Während Dokumente, die mit lokalen Dokumentenerstellungslösungen erstellt wurden, an eine Nachricht angehängt werden müssen, um sie zu teilen, können diejenigen, die mit cloudbasierten Lösungen erstellt wurden, einfach einen Link teilen, der den Benutzer zum Dokument führt. Der Eigentümer des Dokuments kann pro Dokument oder Benutzer unterschiedliche Berechtigungen festlegen, wie z.B. nur anzeigen oder anderen erlauben, Änderungen vorzunehmen.
Trends im Zusammenhang mit Dokumentenerstellungssoftware
Da Dokumentenerstellungstools in kollaborativen Umgebungen immer beliebter werden, gibt es mehr Raum für digitale Transformation:
Soziale Integration — Viele Dokumentenerstellungslösungen bieten Verbindungen zu sozialen Medien-Websites wie Facebook und Twitter, was die Zusammenarbeit und Speicherfunktionen verbessert. Zum Beispiel erlauben einige cloudbasierte Tools Benutzern, eine Datei sofort über soziale Medien zu teilen.
Mehr cloudbasierte Plattformen — Es gibt zahlreiche Vorteile, ein cloudbasiertes Dokumentenerstellungstool zu nutzen, wie z.B. die einfache Zusammenarbeit, Verantwortlichkeit und Projektmanagement. Aufgrund dessen sind immer mehr Menschen daran interessiert, cloudbasierte Dokumentenerstellungstools zu verwenden. Da Unternehmen auf diesen Wandel reagieren, werden cloudbasierte Lösungen immer zahlreicher und weiterentwickelt.
Potenzielle Probleme mit Dokumentenerstellungssoftware
Potentiell teuer — Während einige Computer mit einem vorinstallierten lokalen Dokumentenerstellungstool geliefert werden, müssen diejenigen, die dies nicht tun, eine Lizenz für eine lokale Lösung erwerben, wenn sie eine möchten. Lokale Lösungen können ohne Rabatte wie Gutscheine oder kostenlose Lizenzen durch Schulen, Universitäten oder Arbeitgeber teuer sein. Während kostenlose lokale Dokumentenerstellungslösungen verfügbar sind, haben Markenoptionen, die manchmal von Schulen oder Arbeitsplätzen verlangt werden, einen hohen Preis.
Während beliebte cloudbasierte Dokumentenerstellungslösungen ein kostenloses Basisprodukt anbieten, müssen Unternehmen, die Speicherplatz benötigen, der sie aufnehmen kann, möglicherweise extra bezahlen. Während die Nutzung der Dokumentenerstellungssoftware in der Regel kostenlos ist, kann der begleitende Cloud-Speicherplatz teuer sein.
Software und Dienstleistungen im Zusammenhang mit Dokumentenerstellungssoftware
Es gibt mehrere andere Softwareoptionen, die Dokumentenerstellungstools ergänzen:
Tabellenkalkulationssoftware — Ähnlich wie Dokumentenerstellungssoftware organisiert, katalogisiert und verwaltet Tabellenkalkulationssoftware Daten, jedoch in Form einer Tabelle. Die Daten innerhalb der Tabelle können dann in Diagramme und Grafiken umgewandelt werden. Tabellenkalkulationssoftware bietet auch Kollaborationsfunktionen, die denen in Dokumentenerstellungssoftware ähneln.
Präsentationssoftware — Präsentationssoftware ermöglicht es Benutzern, interaktive, folienbasierte Präsentationen mit benutzerdefinierten oder vorgefertigten Vorlagen zu erstellen. Ähnlich wie Dokumentenerstellungstools ermöglicht Präsentationssoftware Benutzern, visuelle Dokumente auf kollaborative Weise zu erstellen.
Office-Suiten — Dokumentenerstellungssoftware wird manchmal in einem größeren Paket von Office-Tools gebündelt, das auch Präsentationssoftware und Tabellenkalkulationssoftware enthält. Benutzer profitieren davon, dass die Software im gebündelten Office-Paket miteinander integriert ist, sodass Benutzer Informationen leicht von einer in die andere ziehen können. Zum Beispiel kann ein Dokumentenerstellungstool, das mit einer Tabellenkalkulationssoftware integriert ist, Diagramme und Grafiken daraus ziehen und sie einem Textdokument hinzufügen, ohne dass der Benutzer die Software verlassen muss.
Dokumentengenerierungssoftware — Dokumentengenerierungssoftware ähnelt der Dokumentenerstellungssoftware, da beide sich mit der Erstellung textbasierter Dokumente befassen. Dokumentengenerierungssoftware wird jedoch speziell für Dokumente verwendet, die Daten aus einer externen Quelle ziehen und zur Erstellung eines Formulars verwenden müssen. Während Dokumentenerstellungstools in nicht routinemäßigen Fällen verwendet werden können, würden Unternehmen, die einen optimierten Workflow zwischen Daten- und Formularerstellung benötigen, ihre Bedürfnisse am besten mit einer Dokumentengenerierungslösung erfüllen.
PDF-Editor-Software — Während Dokumentenerstellungstools ein Dokument normalerweise als PDF speichern können, können nur wenige PDFs selbst bearbeiten. Wenn Benutzer keinen Zugriff auf eine Nicht-PDF-Version eines Dokuments haben, können sie keine Änderungen daran vornehmen, indem sie nur eine Dokumentenerstellungslösung verwenden. Stattdessen müssen Benutzer auf einen PDF-Editor zurückgreifen, wenn sie Änderungen an einer PDF-Datei vornehmen möchten.
