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Besuchermanagement-Software verfolgt und verwaltet Besucher, die ein Büro eines Unternehmens betreten und verlassen. Diese Tools sind darauf ausgelegt, den Anmeldeprozess für Besucher nahtloser zu gestalten, was wiederum die allgemeine Besuchererfahrung verbessern kann. Einige Lösungen bieten Selbstanmeldung für Besucher an. Andere werden von Mitarbeitern verwaltet, was ihnen die Möglichkeit gibt, Ressourcen wie Zugangskarten und Schlüssel zu verwalten. Besuchermanagement-Software hat typischerweise die Fähigkeit, den notwendigen Mitarbeiter zu benachrichtigen, dass der Besucher eingetroffen ist. Diese Software kann auch spezifische Informationen über den Aufenthaltsort der Besucher im Gebäude dokumentieren und sammeln. Insgesamt sind diese Lösungen darauf ausgelegt, die Gebäudesicherheit zu erhöhen und die Einrichtungen und Mitarbeiter zu schützen.
Hauptvorteile der Besuchermanagement-Software
Besuchermanagement-Software bietet ihren Nutzern eine Reihe von Vorteilen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf die folgenden:
Verbesserte Bürosicherheit — Eine Besuchermanagement-Softwarelösung kann das bestehende Sicherheitssystem eines Gebäudes verbessern. Diese Lösungen erfordern, dass sich alle Besucher anmelden, was die notwendige Partei benachrichtigt, wenn jemand das Büro betritt und verlässt.
Vereinfachter Besucher-Check-in-Prozess — Es ist nicht mehr notwendig, dass das Gebäudepersonal manuell Ausweiskarten überprüft oder das Büro anruft, um sie darüber zu informieren, dass ein Besucher eingetroffen ist. Diese Lösungen ermöglichen es, Führerscheine oder andere Formen der Identifikation direkt in die Plattform zu scannen. Sie können auch den notwendigen Mitarbeiter benachrichtigen, dass ihr Besucher eingetroffen ist.
Zuverlässige Informationen — Besuchermanagement-Software speichert Informationen über ein- und ausgehende Besucher. Sollte es jemals einen Notfall im Gebäude geben, können die Behörden die Software überprüfen, um genau zu sehen, wer das Büro besucht hat.
Besuchermanagement-Software kann von jedem Unternehmen genutzt werden, das regelmäßig Besucher erwartet. Die folgenden Unternehmen sind nur einige, die von Besuchermanagement-Software profitieren können.
Unternehmensbüros — Große Bürogebäude beherbergen typischerweise mehrere Büros. Diese Büros haben regelmäßig Besucher, sei es, dass Kunden zu einem Meeting kommen oder Kandidaten für Vorstellungsgespräche. Diese Lösungen können Besuchern helfen, das richtige Büro zu finden, um ihren Termin pünktlich wahrzunehmen.
Universitätsgelände — Einige Campusbereiche können auf Mitarbeiter und Fakultätsmitglieder beschränkt sein. Besuchermanagement-Software stellt sicher, dass nur autorisierte Fakultätsmitglieder und Mitarbeiter Zugang zu diesen Bereichen auf dem Universitätsgelände haben.
Grund- und weiterführende Schulen — K–12-Schulen verlangen typischerweise, dass ihre Besucher beim Betreten der Schule Ausweise tragen. Besuchermanagement-Software kann helfen, diese Ausweise zu verwalten.
Da alle Besuchermanagement-Software dasselbe Ziel hat, unterscheiden sich die verschiedenen Arten von Lösungen nicht wesentlich. Benutzer können auf zwei verschiedene Optionen stoßen, wie diese Software verwaltet wird.
Selbstbedienungs-Besuchermanagement — Diese Art von Besuchermanagement-Software ermöglicht es Besuchern, sich selbst anzumelden. Besucher können ihre Informationen auf dem Gerät eingeben, und sobald diese übermittelt sind, sendet die Software eine Benachrichtigung an den Mitarbeiter, der den Besucher erwartet.
Von Mitarbeitern verwaltetes Besuchermanagement — Diese Lösungen werden von Mitgliedern des Gebäudepersonals verwaltet. Das Gebäudepersonal kann Besucher einchecken und schnell alle notwendigen Identifikationsformen scannen. Das Personal kann dann den Mitarbeiter anrufen, der den Besucher erwartet, um ihn darüber zu informieren, dass er eingetroffen ist.
Die folgenden Funktionen sind häufig in Besuchermanagement-Software zu finden:
Besuchermanagement und Berichterstattung — Dies ist wohl die wertvollste Funktion dieser Art von Software. Diese Funktion speichert Informationen über Besucher in Ihrem Büro, wie die genaue Zeit, zu der sie das Büro betreten, sowie die genaue Dauer des Besuchs. Diese Daten können verwendet werden, um den genauen Standort bestimmter Besucher zu verfolgen und Berichte über den Besucherfluss zu erstellen.
Selbst-Check-in — Dies ermöglicht es Besuchern, sich selbst einzuchecken, anstatt sich beim Gebäudepersonal einchecken zu müssen. Die Besuchermanagement-Lösung ist typischerweise auf einem Tablet-Kiosk eingerichtet und erfordert, dass sie Informationen wie ihren Namen, ihre E-Mail und den Zweck des Besuchs eingeben.
Benachrichtigungen — Sobald ein Besucher mit der Software eingecheckt ist, kann sie den Mitarbeiter benachrichtigen, der den Besucher erwartet, dass er eingetroffen ist.
Voranmeldung — Unternehmen können diese Software nutzen, um ihre Gäste voranzumelden. Mit diesen Tools können Unternehmen ihren Besuchern E-Mails senden, um die notwendigen Informationen vor ihrem Besuch zu sammeln.
Die folgenden Trends sind in der Besuchermanagement-Softwarebranche im Aufschwung.
Erhöhte Selbstbedienung — Dank Technologien wie QR-Codes entwickelt sich die Besuchermanagement-Software weiter, um mehr Selbstbedienungsoptionen zu bieten. Mit diesen Fortschritten müssen Rezeptionisten und anderes Gebäudepersonal nicht mehr mehrere Schritte durchführen, um einen einzelnen Besucher einzuchecken. Das Personal kann sogar mehrere Gebäude über Videoanzeigen und Netzwerkanbindungen verwalten, dank der Selbstbedienungs-Besuchermanagement-Software.
Breitere Palette von Identifikationsoptionen — Besuchern Anmeldeinformationen bereitzustellen, ist entscheidend für einen Arbeitsplatz, der einen konstanten Besucherstrom erlebt. Besuchermanagement-Software entwickelt sich weiter und beginnt, Besuchern mehr Arten von Anmeldeinformationen bereitzustellen. Dies kann mobile Anmeldeinformationen, QR-Codes oder das typische Besucherausweis umfassen. Dies beschleunigt den Check-in-Prozess, da Besucher vor ihrem Besuch vorab überprüft wurden.
Wie bei jeder Art von Technologie kann Besuchermanagement-Software mit Problemen verbunden sein. Die folgenden sind einige potenzielle Probleme, mit denen ein Unternehmen bei der Verwendung von Besuchermanagement-Software konfrontiert sein könnte.
Kosten — Während das Verfolgen von Besuchern mit Stift und Papier zeitaufwendig ist und potenziell zu menschlichen Fehlern führen kann, ist es unglaublich günstig. Besuchermanagement-Software kann sehr teuer sein, insbesondere für Unternehmen in Unternehmensgröße. Einige Lösungen erfordern die Integration von Hardware, wie Kameras, Führerscheinscanner, Visitenkartenscanner und möglicherweise mehr.
Sensible Informationen können kompliziert zu schützen sein — Besucherdaten sind oft ziemlich sensibel. Erforderliche Informationen können von E-Mail-Adressen bis zu Führerscheinnummern reichen. Wenn die von Ihnen gewählte Lösung cloudbasiert ist, muss sie verschlüsselt werden, um die Identitäten Ihrer Besucher zu schützen. Diese verschlüsselten Daten müssen auch gesichert werden. Und natürlich ist Ihr Unternehmen dafür verantwortlich, die Informationen der Besucher zu schützen.
Die meisten Softwarelösungen müssen mit anderen Softwarekategorien integriert werden, um sicherzustellen, dass sie ihre Fähigkeiten optimal nutzen. Die folgenden Lösungen können typischerweise in Verbindung mit Besuchermanagement-Software arbeiten.
Backup-Software — Diese Tools bieten Schutz für die Daten eines Unternehmens, indem sie diese Daten von Servern, Datenbanken, Computern und jedem anderen Gerät kopieren. Im Falle eines Benutzerfehlers, einer Katastrophe oder eines anderen Problems stellt dies sicher, dass Unternehmen weiterhin auf ihre wertvollen Daten zugreifen können. Backup-Software kann in Verbindung mit Besuchermanagement-Software arbeiten, um sicherzustellen, dass die Informationen der Besucher immer geschützt sind.
Datensicherheitssoftware — Eine weitere Möglichkeit, wie Unternehmen die Daten ihrer Besucher schützen können, besteht darin, sicherzustellen, dass sie sicher sind. Datensicherheitssoftware schützt und verschlüsselt Daten, Verzeichnisse und Systeme vor Bedrohungen, Hacks und allgemeinen Systemausfällen. Diese Lösungen können in Besuchermanagement-Software integriert werden, um sicherzustellen, dass sensible Daten immer sicher sind.