Mehr über Dokumentenscansoftware erfahren
Was ist Dokumentenscansoftware?
Physische Scannergeräte gibt es schon seit Jahren, sie verarbeiten Papierdokumente mit gedrucktem oder geschriebenem Inhalt in digitale Dokumente. Diese Hardware hat lange Zeit Standarddrucker als notwendige Werkzeuge in einem Büro begleitet. Wenn Sie ein wichtiges Formular, eine Bewerbung oder einen Vertrag hatten, den Sie in seinem ursprünglichen Zustand speichern oder mit verschiedenen Benutzern teilen wollten, war dies die einzige wirkliche Lösung. Jetzt ermöglicht Ihnen Dokumentenscansoftware, diese Papierdaten mit einer Digitalkamera oder einem Smartphone in hochwertige Scans zu verarbeiten.
Sie möchten vielleicht immer noch einen physischen Dokumentenscanner verwenden, um Text auf traditionelle Weise zu scannen, aber für einen schnellen Dokumentenscan, egal wo Sie sich befinden, können Ihnen diese Tools helfen, ohne auf externe Geräte angewiesen zu sein. Sie können auch ein vollständiger Ersatz für Dateiscanner sein und bieten zusätzliche Funktionen wie Dateiverwaltung, Workflow-Unterstützung und Export in verschiedene Formate.
Wichtige Vorteile der Dokumentenscansoftware
- Nutzen Sie digitale Bildgebung anstelle von physischen Scannern
- Erstellen Sie vollständige, hochwertige digitale Dokumente
- Ermöglichen Sie das Speichern oder Exportieren von Scans in verschiedene Dateitypen
- Ermöglichen Sie Benutzern, schnelle, genaue Scans von Stapeldokumenten zu erstellen
Warum Dokumentenscansoftware verwenden?
Mit der Weiterentwicklung der Technologie verändern sich auch die Werkzeuge jedes Handwerks. Ihr Smartphone hat die Notwendigkeit für verschiedene Geräte ersetzt, von Festnetztelefonen bis hin zu Taschenrechnern und was auch immer die neuesten Apps perfektioniert haben. Dank Dokumentenscan-Tools benötigen Sie keinen sperrigen Bildscanner mehr, um schöne Scans wichtiger Papiere zu erhalten. Diese Apps können digitale Fotos von Papierdokumenten sauber in ordnungsgemäße „gescannte“ Bilder umwandeln, ohne dass Sie sich in der Nähe Ihrer Bürodruckerstation befinden müssen. Sie können die Dateien dann bequem speichern oder in das ideale Dateiformat exportieren und entweder für späteren Zugriff speichern oder mit den relevanten Parteien teilen. Von Verträgen bis hin zu Produkt-Barcodes können diese Tools für jeden in Ihrer Organisation hilfreich sein, der entweder Papierkram sendet oder empfängt.
Wer verwendet Dokumentenscansoftware?
Selbst in unserer zunehmend digitalen Welt sind Papierdokumente überall ein täglicher Bestandteil, von Bankschaltern bis hin zu Restaurantbüros. Wenn Ihr Unternehmen diese in digitale Form umwandeln möchte, während sie in ihrer beabsichtigten Form erhalten bleiben, könnten Sie von einem der Produkte in dieser Kategorie profitieren. Das gesagt, gibt es einige Abteilungen, die aufgrund des Volumens und der Bedeutung von Papierdokumenten in ihren allgemeinen Aufgaben eher von der Einführung dieser Technologien profitieren.
Personalabteilung — HR-Abteilungen sind gleichbedeutend mit Papierkram. An einem durchschnittlichen Tag werden diese Personen mit Papierkram von rechtlichen Dokumenten (z. B. Mitarbeiterverzichtserklärungen, Verträge) bis hin zu Lieferantenvereinbarungen zu tun haben. Wenn Ihr HR-Team auch am Rekrutierungsprozess beteiligt ist, können Materialien wie Lebensläufe, Angebotsbriefe und Neueinstellungsvereinbarungen hinzukommen. Anstatt den ganzen Tag am physischen Scanner zu stehen, kann ein qualitativ hochwertiges Dokumentenscanprogramm das Hochladen dieser Materialien schnell und schmerzlos machen, sie auf einer Speicherplatte organisieren und sie bei Bedarf innerhalb der Organisation weiterverteilen. Dies kann Stress reduzieren und erhebliche Zeitblöcke freigeben, während es hilft, Materialien dorthin zu bringen, wo sie in der richtigen digitalen Form sein müssen.
Zusätzlich zu traditionellem Papierkram können diese Tools Module für Ausweise und Pässe bieten, die bei der Einarbeitung und anderen Mitarbeiter- oder Kundenüberprüfungen nützlich sein können. Sie können auch bei Versicherungsansprüchen, Zertifikaten oder anderen verschiedenen Papieren, die ins Bild kommen können, helfen.
Buchhaltung — Egal wie groß Ihr Buchhaltungsteam ist, dieser Job kann eine überwältigende Anzahl von Papierakten beinhalten und eine immense Verantwortung in Bezug auf die Finanzen des Unternehmens tragen. Eine zuverlässige Buchhaltungssoftware Plattform wird von großem Vorteil sein, um den Überblick über Zahlen zu behalten und sicherzustellen, dass keine Details beim Ausgleichen von Budgets, Berechnen von Gewinnen, Bezahlen von Lieferanten und Verwalten von Gehältern übersehen werden. Mit einem Dokumentenscan-Tool können diese Personen durch Stapel von Rechnungen, Quittungen, unterschriebenen Schecks und anderen Finanzpapieren gehen und sie in digitale Dateien umwandeln. Von dort aus können die Zahlen extrahiert und in ihre jeweiligen Tabellenkalkulationen sortiert werden, und ordnungsgemäße Versionen können sicher als Aufzeichnungen gespeichert und bei Bedarf an verschiedene Mitarbeiter oder Kunden übertragen werden. Ob Sie ein wachsendes Startup oder ein Unternehmensteam sind, dies kann ein Segen für Ihr Buchhaltungsteam sein und Ihre Effizienz und Genauigkeit in allen Finanzangelegenheiten verbessern.
Vertrieb — Vom Abschluss von Geschäften bis hin zum Zusammenstellen von gewinnbringenden Angeboten, Vertriebsabteilungen haben jeden Tag mit geschäftskritischen Papierkram zu tun. Die digitale Transformation hat es diesen Teams ermöglicht, ihre Zahlen zu steigern und Geschäfte schneller als je zuvor abzuwickeln. Dies kann einen Engpass an Papieren verursachen und das Risiko erhöhen, zeitkritische Verträge oder andere Informationen falsch abzulegen. Mit einer Dokumentenscan-Anwendung können Vertriebsmitarbeiter abgeschlossene Papierkram oder solche, die überprüft und unterschrieben werden müssen, erfassen, speichern und teilen, egal wo sie sich befinden, sei es im Außendienst oder auf der Verkaufsfläche. Indem sie Stapel dieser Bilder in Rekordzeit in die Cloud laden, können Vertriebsmitarbeiter mehr Zeit mit Anrufen und bei Kundentreffen verbringen und weniger Zeit mit der Bearbeitung von Papierkram.
Software und Dienstleistungen im Zusammenhang mit Dokumentenscansoftware
Dokumentenerfassungssoftware — Dokumentenerfassungstools helfen bei der Extraktion von Informationen aus Ihren verschiedenen Dokumenten, sei es von Papier gescannt oder aus verschiedenen Quellen hoch- oder heruntergeladen. Wenn Sie Rechnungen von verschiedenen Lieferanten haben, können diese Anwendungen die relevantesten Daten extrahieren und dort verteilen, wo sie benötigt werden (z. B. Tabellenkalkulationssoftware, Buchhaltungssoftware). Intelligente Dokumentenerfassung kann Hand in Hand mit Dokumentenscansoftware arbeiten, um Textseiten in teilbare, umsetzbare Daten für Kollegen und Kunden zu verwandeln oder zur persönlichen Aufbewahrung und späteren Verwendung zu speichern. Diese Tools nutzen Technologien wie zonale OCR (optische Zeichenerkennung), um Daten aus den entsprechenden Feldern zu identifizieren und zu extrahieren. OCR-Technologie extrahiert nicht nur Informationen, sondern macht sie auch durchsuchbar und sortierbar.
Dateikonverter-Software — Wenn Sie Bilddateien von Geschäftsdokumenten haben, sei es durch Stapelscannen oder individuelle Uploads, ermöglichen Ihnen diese Apps, sie bei Bedarf in verschiedene Dateitypen zu konvertieren. Möglicherweise müssen Sie das Bild mit Benutzern teilen, die nicht dieselbe Software wie Sie verwenden, oder Dateien auf Websites hochladen, die bestimmte Dateierweiterungen nicht zulassen. Sie möchten vielleicht einfach mehrere Versionen Ihrer Papierdokumente für die spätere Verwendung. Diese Apps ermöglichen es Benutzern, Dateien mit bestimmten Dateierweiterungen in verschiedene Dateitypen zu konvertieren. Zusätzlich zu gescannten Bildern von Papierdokumenten können diese Tools mit Audiodateien, Videodateien, Fotos oder anderen Dokumenttypen arbeiten. Jedes Tool in dieser Kategorie verarbeitet einen bestimmten Dateityp in einen bestimmten sekundären Typ, sodass Sie möglicherweise mehrere Lösungen für unterschiedliche Ergebnisse basierend auf Ihren Bedürfnissen benötigen.
Dateispeicher- und Freigabesoftware — Sobald Sie Ihre Textdokumente verarbeitet haben, sei es mit digitalen Scanplattformen oder traditionellen Geräten, bieten diese Plattformen speicherbasierte oder Cloud-Speicher, damit Sie die Dateien nach Bedarf organisieren, darauf zugreifen und bearbeiten können. Diese Lösungen bieten Funktionen, die eine ideale Verwaltung dieser Dateien ermöglichen, einschließlich Benutzerberechtigungen, anpassbarer Ordner und einfacher Downloads durch Ihr beabsichtigtes Publikum – sei es bei der Zusammenarbeit mit Kollegen oder beim Teilen von Stapeldokumenten mit Kunden. Sie könnten Enterprise Content Management Software für eine robustere, intern fokussierte Verwaltung von Dokumenten in Betracht ziehen.
Mobile Formulare Automatisierungssoftware — Genauso wie Dokumentenscansoftware die mobile Erfassung und Verarbeitung von Papierformularen ermöglicht, erleichtert die mobile Formulare Automatisierungssoftware die Erstellung und Verteilung von Formularen mit mobilen Geräten. Diese Formulare können verwendet werden, um wertvolle, zeitnahe Daten oder Feedback von Mitarbeitern oder Kunden zu extrahieren, die bequem digital abgerufen oder übertragen und bei Bedarf gespeichert werden können. Formulare, die über diese Tools verteilt werden, können alles von Arbeitsaufträgen bis hin zu Kundenregistrierungsformularen umfassen und die gewonnenen Informationen mithilfe von Analysen in zeitnahe Erkenntnisse umwandeln. Diese Tools bieten, wie Dokumentenscanplattformen, Funktionen, die Ihrem Unternehmen helfen können, den Papierverbrauch zu reduzieren und gleichzeitig Stapelarbeiten zu beschleunigen.
PDF-Editor-Software — PDFs sind eine der häufigsten Dateitypen, die Sie antreffen werden, insbesondere wenn es um Rechnungen, Verträge, Lebensläufe und ähnliche Dokumente geht. Während Dokumentenscanprodukte Ihnen helfen können, Papierformulare schnell in scan-ähnliche PDFs hochzuladen, kann PDF-Editor-Software diese Dateien in bearbeitbare Dokumente umwandeln, sodass Sie sie nach Bedarf für verschiedene Zwecke ändern können. Wenn Sie eine Papierseite scannen, aber später ein fehlendes Stück Information entdecken, geben Ihnen diese Tools die Möglichkeit, dies zu beheben, ohne eine neue Version der Seite anzufordern oder Ihren Scan zu wiederholen. Sie können auch neue PDFs innerhalb dieser Plattformen erstellen, ein bestimmtes Dokument mit einem Passwort schützen oder ein bestimmtes PDF als vorgefüllte Vorlage für die spätere Verwendung verwenden.
