Mehr über Aufgabenverwaltungssoftware erfahren
Was ist Aufgabenmanagement-Software?
Aufgabenmanagement-Software ist eine effektive Möglichkeit für Unternehmen, übergeordnete Ziele in eine Reihe von Einzelaufgaben umzustrukturieren. Dies ermöglicht es Unternehmen, monatliche und jährliche Ziele in tägliche und wöchentliche Aufgaben zu unterteilen, was den Mitarbeitern hilft, sicherzustellen, dass sie täglich zu den wichtigsten Leistungsindikatoren beitragen.
Aufgabenmanager können wertvolle Daten aus der Aufgabenmanagement-Software extrahieren, da sie anzeigt, wie lange es dauert, bestimmte Aufgaben zu erledigen und wie viele Ressourcen benötigt werden. Dies ermöglicht es Aufgabenmanagern, genauer zu budgetieren und zu prognostizieren, was die Effektivität zukünftiger Projekte verbessern kann.
Warum Aufgabenmanagement-Software verwenden?
Aufgabenmanagement-Software kann die Effizienz Ihres Unternehmens drastisch verbessern. Mitarbeiter, die ihre täglichen Aufgaben innerhalb eines Projektzentrums visualisieren können, bleiben bei ihrer Arbeit auf Kurs und übernehmen Verantwortung für Fristen. Aufgabenmanagement-Software kann den Mitarbeitern auch Zeit sparen, indem alle relevanten Dokumente und Dateien innerhalb jeder Aufgabe angehängt werden, sodass die Mitarbeiter keine Zeit mit der Suche danach verbringen müssen.
Abgesehen davon, dass sie viel Zeit spart, kann Aufgabenmanagement-Software auch die Mitarbeiter eines Unternehmens glücklich machen. Durch die Analyse, wie lange bestimmte Aufgaben dauern, können Aufgabenmanager besser einschätzen, wie viel die Mitarbeiter bewältigen können. Auf diese Weise können sie Aufgaben gleichmäßig unter den Mitarbeitern verteilen. So fühlt sich kein Mitarbeiter überfordert, und jeder Mitarbeiter übernimmt nur so viel, wie er bewältigen kann.
Wer nutzt Aufgabenmanagement-Software?
Aufgabenmanager und Projektmanager — Aufgabenmanagement-Software ist für jeden Aufgabenmanager, der in einem Team arbeitet, von Vorteil. Die Software ermöglicht es ihnen, Aufgaben zu erstellen und zuzuweisen, Fälligkeitstermine und Erinnerungen festzulegen und Prioritätsstufen für Aufgaben festzulegen. In größerem Maßstab werden Projektmanager Aufgabenmanagement-Software verwenden, um langfristige Projekte in tägliche und wöchentliche Aufgaben zu unterteilen. Dies hilft, die Projektarbeit für die Mitarbeiter überschaubarer zu machen.
Mitarbeiter — Mitarbeiter in allen Teams profitieren von der Nutzung von Aufgabenmanagement-Software. Egal, ob Sie ein Mitarbeiter im Ingenieurwesen oder im Vertrieb sind, es ist wertvoll, Ihre täglichen Aufgaben zu visualisieren und sicherzustellen, dass Sie auf Kurs bleiben. Mitarbeiter innerhalb eines Teams können auch an bestimmten Aufgaben innerhalb der Software zusammenarbeiten, was helfen kann, Hindernisse zu überwinden, die die Mitarbeiter daran hindern könnten, eine Aufgabe zu erledigen.
Teammanager — Teammanager können Daten aus jeder Aufgabe extrahieren und analysieren, wie lange es dauert und wie viele Ressourcen benötigt werden, um jede Aufgabe zu erledigen. Sie können diese Daten dann nutzen, um die Gesamteffizienz ihrer Mitarbeiter kontinuierlich zu verbessern.
Funktionen der Aufgabenmanagement-Software
Innerhalb der Aufgabenmanagement-Software gibt es eine Vielzahl von Aufgabenmanagement-Tools, die es Ihnen ermöglichen, die Effizienz von Aufgaben und Projekten zu optimieren. Einige Aufgabenmanagement-Apps konzentrieren sich mehr auf bestimmte Funktionen als auf andere, daher sollten Sie die Bedürfnisse Ihres Unternehmens bewerten, bevor Sie sich für eine Aufgabenmanagement-Lösung entscheiden.
Aufgabenerstellung und -zuweisung — Funktionen zur Aufgabenerstellung und -zuweisung ermöglichen es Benutzern, Aufgabenlisten für einzelne Benutzer mit Details und Fälligkeitsterminen zu erstellen. Dies ist die Hauptfunktion der Aufgabenmanagement-Software, da sie Unternehmen hilft, Fristen einzuhalten, To-Do-Listen zu erstellen und Prioritätsstufen für bestimmte Aufgaben festzulegen.
E-Mail-Benachrichtigungen — Da Aufgabenmanagement-Software mit einer Flut von Aufgaben überladen werden kann, können Mitarbeiter manchmal bestimmte Aufgaben übersehen, die unter anderen Aufgaben begraben sein könnten. Aus diesem Grund enthält die Aufgabenmanagement-Software E-Mail-Benachrichtigungsfunktionen, die Sie zu Beginn jedes Tages daran erinnern, welche Aufgaben eine hohe Priorität haben und bis zum Ende des Tages erledigt werden müssen.
Kollaborative Projektplanung — Aufgabenmanagement-Software ermöglicht es mehreren Benutzern, bei der Planung und Ausführung eines Projekts zusammenzuarbeiten. Diese Funktion umfasst einen Kommentarbereich, in dem Benutzer ihre Ideen teilen und die Kommunikation zu bestimmten Projekten verbessern können. Benutzer können auch eine Upload-Funktion nutzen, bei der Medien hochgeladen, mit Projekten oder Aufgaben verknüpft, diskutiert und kommentiert werden können.
Baselining/KPIs — Aufgabenmanagement-Software ermöglicht es Benutzern, innerhalb der Software Leistungskennzahlen festzulegen und zu verfolgen. Diese Funktion ermöglicht es Benutzern, Leistungskennzahlen oder Basisbewertungen während eines Projektlebenszyklus oder über mehrere Projekte hinweg zu verfolgen. Leistungskennzahlen stellen sicher, dass die zugewiesenen Aufgaben zum Gesamterfolg des Unternehmens beitragen.
Kanban-Boards — Aufgabenmanagement-Software hilft Benutzern, das gesamte Projekt mit einem Projektmanagement-Tool namens Kanban-Board zu visualisieren. Ein Kanban-Board visualisiert Projekte mit Meilensteinen, Fälligkeitsterminen, Ergebnissen und Abhängigkeiten. Dies bietet den Benutzern eine bessere visuelle Darstellung, wie sie im Laufe eines Projekts vorankommen, was sicherstellt, dass sie das Projekt abschließen.
Portfoliomanagement — Aufgabenmanagement-Software enthält oft Funktionen, die bei der Portfolio-Koordination und Budgetierung helfen. Die Portfolio-Koordination ermöglicht es Benutzern, Projekte zu organisieren, zu priorisieren, zu bewerten und zu bewerten, um den Fortschritt und die Initiativen Ihres Unternehmens besser zu verstehen. Dies hilft Unternehmen, die Ziele und Metriken im Auge zu behalten, die sie erreichen wollen. Die Portfolio-Budgetierung ermöglicht es Benutzern, Budgets zwischen Abteilungen und Projekten zuzuweisen und Benutzern zu erlauben, Anteile für ihre Projekte zu kontrollieren.
Ressourcenmanagement — Ressourcenmanagement-Funktionen helfen bei der Gesamtverwaltung von Zeit und Ressourcen, die für bestimmte Aufgaben verwendet werden. Die Funktion ermöglicht es Benutzern, eine Ressourcendatenbank zu pflegen, die Beschäftigungsdetails, Fähigkeiten und Verfügbarkeit enthält. Dies bietet eine bessere visuelle Darstellung, welche Teammitglieder für bestimmte Aufgaben eingesetzt werden können. Benutzer können auch die Arbeitsbelastungskapazität überwachen und Ressourcenauslastungen verfolgen, um die Arbeitsstunden Ihrer Belegschaft am effektivsten zu nutzen. Das Ressourcenmanagement umfasst auch eine Zeiterfassungsfunktion, bei der Benutzer den Aufwand mit Aufgaben in Verbindung bringen können, einschließlich geplanter versus tatsächlicher Zeitzuweisung, und globale oder spezifische Stundensätze für Vertragsarbeiten oder den Wert interner Arbeitsstunden festlegen können.
Mobiler Zugriff — Mobiler Zugriff bietet eine mobile App oder eine mobiloptimierte Website, um Projekte und Aufgaben unterwegs zu verwalten. Dies hilft Mitarbeitern, ihre Aufgaben im Auge zu behalten, auch wenn sie ohne Computer reisen oder ins Büro pendeln. Die Möglichkeit, Ihre Aufgaben unterwegs zu sehen, ist eine großartige Möglichkeit, sich der Menge an Arbeit bewusst zu sein, die Sie innerhalb eines Projekts erledigen müssen.
Trends im Zusammenhang mit Aufgabenmanagement-Software
Agiles Aufgabenmanagement — In den letzten Jahren haben sich viele Unternehmen dafür entschieden, eine Reihe von kurzfristigen Zielen anstelle von wenigen großen langfristigen Zielen zu setzen. Aufgabenmanager werden eine Vielzahl von Aufgaben zuweisen, die in zweiwöchigen Zeiträumen abgeschlossen werden sollen, die als Sprints bezeichnet werden. Diese Methode des Aufgabenmanagements wird als agiles Aufgabenmanagement bezeichnet und ermöglicht eine schnelle Abwicklung von Projekten. Das Endziel des agilen Aufgabenmanagements ist es, die Produktion zu steigern, da die Mitarbeiter eher auf bestimmte Aufgaben für einen Zeitraum von zwei Wochen konzentriert bleiben, als über Monate hinweg.
KI und Aufgabenmanagement — Ein großer Trend im Aufgabenmanagement ist die Integration von künstlicher Intelligenz. Künstliche Intelligenz kann Zeitpläne je nach eingegebener Aufgabe berechnen. Sie kann auch helfen, die Effizienz und Defizite bestimmter Mitarbeiter bei bestimmten Aufgaben zu bestimmen, was helfen kann, zu beurteilen, welche Mitarbeiter hinterherhinken.
Potenzielle Probleme mit Aufgabenmanagement-Software
Mikromanagement — Aufgabenmanager können Ziele zuweisen, die dazu führen, dass sich die Mitarbeiter auf bestimmte Bereiche übermäßig konzentrieren. Dies kann dazu führen, dass Teams andere Ziele vergessen und nicht in der Lage sind, Prioritäten mitten in einer Aufgabe zu ändern.
Keine effektiven Ziele setzen — Die Hauptfunktion eines Aufgabenmanagers besteht darin, Aufgaben zuzuweisen. Das gesagt, sie könnten den Druck verspüren, Aufgaben nur um der Zuweisung willen zuzuweisen. Dies kann dazu führen, dass Aufgabenmanager keine Ziele setzen, die direkt zu den wichtigsten Leistungsindikatoren und dem Gesamterfolg des Unternehmens beitragen. Der beste Weg, dieses Problem zu lindern, besteht darin, dass Aufgabenmanager regelmäßig mit Managementpositionen zusammentreffen, die verstehen, welche Aufgaben am wichtigsten sind, um sie zu erledigen.
Software und Dienstleistungen im Zusammenhang mit Aufgabenmanagement-Software
Projektmanagement-Software — Projektmanagement-Software unterstützt Mitarbeiter, Administratoren und Teams bei der Verwaltung von Teamzielen und langfristigen Projekten. Aufgabenmanagement-Software bezieht sich auf Projektmanagement-Software, indem sie einfach individuelle Bemühungen umreißt, Komponenten innerhalb eines Projekts aufschlüsselt, Fälligkeitstermine festlegt und Selbstmanagement ermöglicht. Die Kombination dieser beiden Softwarelösungen zusammen sorgt für einen effizienteren Arbeitsplatz in allen Teams eines Unternehmens.
Zeiterfassungssoftware — Zeiterfassungssoftware (Zeitmanagement-Software) ermöglicht es Mitarbeitern, die aufgewendete Zeit für Projekte, Aufgaben und andere Ergebnisse entweder passiv oder manuell zu verfolgen. Zeiterfassungssoftware erhöht die Produktivität der Mitarbeiter, da sie Verantwortlichkeit ermöglicht, hilft, herauszufinden, welche Aktivitäten oder Ereignisse Zeit verschwenden, und alle Zeitdaten an einem Ort hält. Es macht Sinn, Zeiterfassungssoftware in Aufgabenmanagement-Software zu integrieren, damit Mitarbeiter alle Daten zu ihrer Aufgabe an einem zentralen Ort visualisieren können.
Geschäftsprozessmanagement-Software — Geschäftsprozessmanagement (BPM) Software hilft dabei, Prozesse zu definieren, zu automatisieren und zu berichten, die darauf abzielen, die Fähigkeit eines Unternehmens zu optimieren, Unternehmensziele zu erreichen. Dies ergänzt Aufgabenmanagement-Software, indem es die Prozesse klar definiert, die die übergeordneten Ziele eines Unternehmens umfassen. Dies hilft Unternehmen bei der Workflow-Verwaltung und macht Geschäftsprozesse effizienter.
