Mehr über Kollaborative Whiteboard-Software erfahren
Was ist eine kollaborative Whiteboard-Software?
Kollaborative Whiteboard-Software, manchmal auch als digitale, Online- oder virtuelle Whiteboard-Software bezeichnet, bietet eine digitale Leinwand, die von mehreren Teilnehmern gleichzeitig bearbeitet werden kann. Kollaborative Whiteboards sind mit zahlreichen Funktionen ausgestattet, um die Fähigkeit eines Benutzers zu unterstützen, seine Ideen visuell darzustellen, einschließlich Pinsel, Farben, Formen, Bilder und Vorlagen. Diese Kollaborationstools sind unglaublich flexibel, und Unternehmen können sie leicht für eine Vielzahl von Zwecken nutzen. Beliebte Anwendungsfälle für diese Art von Software umfassen, sind aber nicht beschränkt auf, Projektmanagement, Workflow-Visualisierung, Sitzungsmanagement und Brainstorming-Sitzungen.
Was sind die häufigsten Funktionen von kollaborativer Whiteboard-Software?
Die folgenden sind einige Kernfunktionen innerhalb kollaborativer Whiteboard-Software, die Benutzern helfen können, gleichzeitig und aus der Ferne zusammenzuarbeiten:
Freihandzeichnen: Die Grundfunktion von kollaborativen Whiteboards ist die Fähigkeit der Benutzer, freihändig zu zeichnen. Die meisten digitalen Whiteboards ermöglichen es Benutzern, ihr Zeichenwerkzeug zu modifizieren, indem sie verschiedene Pinselbreiten, Texturen und Farben bereitstellen. Freihandzeichnen ist die Eckpfeilerfunktion innerhalb eines kollaborativen Whiteboards, und die meisten Unternehmen, die eines nutzen möchten, haben diese Funktion im Sinn, um die Echtzeit-Teamkollaboration zu erleichtern.
Vorgefertigte Assets: Die Mehrheit der kollaborativen Whiteboard-Lösungen bietet voreingestellte Assets, die Benutzer auf einer Leinwand verwenden können, einschließlich Formen, Bilder und Emojis. Vorgefertigte Assets sind hilfreich, um Benutzern zu ermöglichen, schnell eine Idee auf einer Leinwand darzustellen, ohne sie selbst zeichnen zu müssen.
Echtzeit-Chat: Einige kollaborative Whiteboards sind hauptsächlich dazu gedacht, die gleichzeitige Fernzusammenarbeit zu erleichtern, im Gegensatz zur Zusammenarbeit am selben Ort. Fernlösungen bieten oft einen Echtzeit-Live-Chat, auf den Teammitglieder zugreifen können, die dieselbe Leinwand verwenden. Dies ermöglicht es Remote-Teams, über Text zu kommunizieren, während sie das Whiteboard verwenden.
Kommentieren: Viele Teams nutzen kollaborative Whiteboard-Software, um asynchrone Zusammenarbeit zu erleichtern, da Whiteboards von mehreren Benutzern zu unterschiedlichen Zeiten bearbeitet werden können. Eine Funktion, die viele Online-Whiteboards bieten, um diesen Anwendungsfall zu unterstützen, ist die Kommentarfunktion für Benutzer. Virtuelle Whiteboards mit dieser Funktion geben Benutzern die Möglichkeit, Anmerkungen auf Teilen der Leinwand selbst zu hinterlassen, die ihre Teamkollegen später lesen können. Einige Whiteboards bieten eine Haftnotizfunktion, um dasselbe Ziel zu erreichen.
Vorlagen: Einige kollaborative Whiteboards kommen mit vorgefertigten Vorlagen für bestimmte Arten von Tabellen oder Diagrammen, einschließlich Mindmaps, Kanban-Boards und User-Story-Maps. Vorlagen sind nützlich, um den Rahmen für spezifische Brainstorming-Übungen oder Projektplanungstechniken bereitzustellen.
Bildschirmfreigabe: Einige digitale Whiteboards bieten auch Bildschirmfreigabefunktionen innerhalb ihres Angebots. Benutzer können diese Funktion nutzen, um Informationen aus einer App oder einem Browser mit ihren Teamkollegen zu teilen, ohne das Whiteboard zu verlassen. Bildschirmfreigabe und kollaboratives Whiteboarding können auch sekundäre Funktionen von Videokonferenzsoftware und visuellen Kollaborationsplattformen sein, sodass Käufer, die nach beiden Fähigkeiten suchen, auch dort potenzielle Lösungen finden können.
Was sind die Vorteile von kollaborativer Whiteboard-Software?
Kollaborative Whiteboards sind von Natur aus flexibel, was es Unternehmen ermöglicht, sie in vielen verschiedenen Kontexten zu nutzen. Digitale Whiteboards eignen sich gut, um verschiedene Arten der Zusammenarbeit zu unterstützen, sodass Unternehmen sie in verschiedenen Szenarien und Anwendungsfällen einsetzen können.
Flexible Echtzeit-Zusammenarbeit: Während viele Kollaborationstools die Echtzeit-Zusammenarbeit unterstützen, passen virtuelle Whiteboards einzigartig in eine Nische für flexible, offene Zusammenarbeit. Da es keinen strikten Anwendungsfall für Online-Whiteboards gibt, können Teams entscheiden, wie sie eines nutzen möchten, basierend auf dem Meeting-Typ oder der Aktivität.
Asynchrone Zusammenarbeit: Eine Schlüsselfunktion von Online-Whiteboards ist die Fähigkeit der Benutzer, Änderungen oder Aktualisierungen zu unterschiedlichen Zeiten vorzunehmen. Die Fähigkeit, effektiv asynchron zusammenzuarbeiten, ist nützlich für Teams mit unterschiedlichen Zeitplänen oder solche, die über mehrere Zeitzonen verteilt sind.
Visuelle Zusammenarbeit: Wenige Kollaborationstools bieten die Kapazität für visuelle Zusammenarbeit, die digitale Whiteboards bieten. Während viele Lösungen Teams über Text- oder Sprachkanäle verbinden, ermöglichen kollaborative Whiteboards Teams, ihre Ideen und Denkprozesse visuell darzustellen und aufzuzeichnen.
Wer nutzt kollaborative Whiteboard-Software?
Kollaborative Whiteboards haben keinen festen Anwendungsfall und sind daher äußerst flexibel. Potenziell könnte jede Art von Team eine Verwendung für ein digitales Whiteboard finden, sei es für Projektmanagement, Sitzungsmanagement oder zum Brainstorming. Es gibt jedoch einige Anwendungsfälle, in denen kollaborative Whiteboards besonders relevant sind.
Kreative Teams: Innerhalb eines Unternehmens ist der offensichtlichste Anwendungsfall für ein kollaboratives Whiteboard in kreativen Teams. Kreative Abteilungen, einschließlich Produktdesign, Benutzererfahrung und Marketingteams, bearbeiten bereits visuell kreative Aufgaben. Interaktive Whiteboards können ein effektives Werkzeug für die Projektplanung, das Erstellen von Mock-ups und User-Story-Maps sowie für visuelles Brainstorming sein.
Remote-Teams: Remote-Arbeit wird immer häufiger, und viele in der Belegschaft haben die Möglichkeit, teilweise oder vollständig remote zu arbeiten. Während Remote-Arbeit viele Vorteile mit sich bringt, kann die organische Zusammenarbeit zwischen Teams am selben Standort in einer virtuellen Umgebung schwer zu replizieren sein. Virtuelle Whiteboards unterstützen die Teamzusammenarbeit innerhalb von Remote-Teams, indem sie ihnen ermöglichen, visuell zusammenzuarbeiten. Viele Remote-Teams nutzen kollaborative Whiteboards auch als Raum, um Ideen auszutauschen und Updates zu geben, anstelle eines Büro-Pausenraums.
Klassenzimmer: Kollaborative Whiteboards können in physischen und virtuellen Klassenzimmern die Rolle eines physischen Whiteboards übernehmen. Physische Klassenzimmer können von einem digitalen Whiteboard profitieren, zu dem Schüler und Lehrer beitragen können und das für späteren Bezug gespeichert werden kann. Einige Präsenzklassen nutzen auch ein physisches digitales Whiteboard als Hardware-Analogon für ein traditionelles physisches Whiteboard. Remote-Klassenzimmer werden ebenfalls immer häufiger; interaktive Whiteboards können helfen, Schüler zu engagieren und einen gemeinsamen Raum zu bieten, um Ideen auszutauschen und für Klassenaktivitäten zu brainstormen.
Was sind die Alternativen zu kollaborativer Whiteboard-Software?
Alternativen zu kollaborativer Whiteboard-Software können diese Art von Software entweder teilweise oder vollständig ersetzen:
Diagrammsoftware: Diagrammtools sind den Online-Whiteboards in den bereitgestellten Funktionen sehr ähnlich. Allerdings konzentriert sich ersteres mehr speziell auf die Erstellung von Diagrammen, während Whiteboards mehr freie Ausdrucksmöglichkeiten bieten.
Mind-Mapping-Software: Mind-Mapping-Software ist speziell für die Erstellung von Mindmaps gedacht. Wie Diagrammsoftware unterstützen Mind-Mapping-Tools eine spezifische Art der visuellen Zusammenarbeit. Unternehmen sollten den Umfang und die Tiefe dessen, was sie in einem visuellen Kollaborationstool erstellen möchten, berücksichtigen, bevor sie sich für eine Softwarekategorie entscheiden.
Visuelle Kollaborationsplattformen: Visuelle Kollaborationsplattformen erweitern die Basisfunktionen von kollaborativen Whiteboards, indem sie integrierte Kommunikationskanäle und tiefere Integrationen mit anderen Softwarelösungen hinzufügen. Während visuelle Kollaborationsplattformen alle Funktionen eines digitalen Whiteboards bieten, suchen nicht alle Unternehmen nach der erweiterten Funktionalität, die eine visuelle Kollaborationsplattform bietet.
Videokonferenzsoftware: Wie visuelle Kollaborationsplattformen enthalten einige Videokonferenzsoftwarelösungen eine Whiteboard-Funktion innerhalb ihres Angebots. Da diese Whiteboards jedoch in größere Videokonferenzplattformen integriert sind, haben Benutzer möglicherweise nicht die Möglichkeit, auf sie zuzugreifen, es sei denn, sie befinden sich in einem Video-Chat. Darüber hinaus bieten diese integrierten Whiteboards möglicherweise nicht so umfangreiche Funktionen wie eigenständige Whiteboard-Lösungen.
Herausforderungen mit kollaborativer Whiteboard-Software
Softwarelösungen können mit ihren eigenen Herausforderungen kommen.
Erfordert einen soliden Implementierungsplan: Wie bereits erwähnt, sind kollaborative Whiteboards offen in ihrer Nutzung. Während dies ermöglicht, dass sie in vielen Kontexten und von verschiedenen Arten von Teams genutzt werden können, könnten Unternehmen ohne einen konkreten Implementierungsplan Kapital verschwenden. Ohne einen spezifischen Anwendungsfall könnten Mitarbeiter das Tool ganz aufgeben, wenn sie keinen persönlichen Nutzen dafür finden. Um dies zu vermeiden, sollten Unternehmen die Nutzung eines kollaborativen Whiteboards in ihre Prozesse und Workflows integrieren, um die Akzeptanz der Softwarelösung sicherzustellen.
Welche Unternehmen sollten kollaborative Whiteboard-Software kaufen?
Da kollaborative Whiteboards keinen festgelegten Anwendungsfall haben, könnte praktisch jedes Unternehmen oder Geschäft eine Verwendung dafür in ihren Prozessen finden. Es gibt spezifische Teams oder Arten von Unternehmen, die möglicherweise einen offensichtlicheren Bedarf an virtuellen Whiteboards haben, aber diese Lösungen sind in ihrer Natur so offen, dass Unternehmen leicht eine Verwendung dafür finden könnten.
Wie kauft man kollaborative Whiteboard-Software?
Anforderungserhebung (RFI/RFP) für kollaborative Whiteboard-Software
Während die Mehrheit der kollaborativen Whiteboard-Optionen die gleichen grundlegenden Funktionen bietet, gibt es dennoch einige Überlegungen, die Unternehmen bewerten sollten, wenn sie entscheiden, welche Produkte sie verfolgen sollten. Insbesondere sollten Unternehmen die folgenden Fragen spezifisch für kollaborative Whiteboards berücksichtigen:
- Suchen wir nach einem eigenständigen Tool oder sind wir offen für virtuelle Whiteboards, die in andere Lösungen wie Videokonferenzsoftware integriert sind?
- Könnten unsere Bedürfnisse mit einer fokussierteren Lösung wie einem Diagramm- oder Mind-Mapping-Tool erfüllt werden?
- Sind unsere Anforderungen so breit oder tief, dass unsere Bedürfnisse besser mit einer größeren visuellen Kollaborationsplattform erfüllt würden?
- Welche Schlüsselfunktionen sind für uns unverzichtbar außerhalb des Freihandzeichnens (Bildschirmfreigabe, vorgefertigte Vorlagen usw.)?
Abgesehen von diesen Fragen sollten Unternehmen auch allgemeine Software-Kaufüberlegungen wie die Anzahl der benötigten Lizenzen, Preisgestaltung und Zahlungsmodell bewerten.
Vergleichen Sie Produkte für kollaborative Whiteboard-Software
Erstellen Sie eine Longlist
Basierend auf der Anforderungserhebung müssen Unternehmen eine Liste von nicht mehr als 10 Produkten zusammenstellen, die qualifizieren. Die Nutzung von G2 ist eine großartige Möglichkeit, um einzugrenzen, welche Produkte in einer Kategorie den Anforderungen eines Unternehmens entsprechen. Benutzer können Produkte in einer Kategorie nach den bereitgestellten Funktionen, der Preisverfügbarkeit und der Unternehmensgröße der Rezensenten filtern.
Erstellen Sie eine Shortlist
Nachdem eine Longlist erstellt wurde, sollten Käufer eine Shortlist erstellen, um die Optionen des Unternehmens einzugrenzen. Eine Möglichkeit, damit zu beginnen, besteht darin, Optionen zu eliminieren, die außerhalb des Budgets liegen oder keine unverzichtbaren Funktionen bieten. Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um mit Anbietern Kontakt aufzunehmen und eine RFI zu senden, und ihre Antworten können die Optionen weiter eingrenzen, wenn Anbieter keine zufriedenstellenden Informationen bereitstellen oder anderweitig bestimmte Geschäftsanforderungen nicht erfüllen können.
Führen Sie Demos durch
Sobald ein Unternehmen eine Shortlist von Produkten hat, die seinen Anforderungen entsprechen, kann es beginnen, Softwareanbieter für Demos ihres Produkts zu kontaktieren. Demos bieten wichtige Einblicke in die Viabilität einer Softwarelösung innerhalb eines Unternehmens, daher müssen Käufer während der Demo Notizen machen und kritisch über die Stärken und Schwächen der Software nachdenken. Im Fall eines kollaborativen Whiteboards ist es entscheidend, die Benutzerfreundlichkeit des Produkts und eventuelle Einschränkungen des Produkts zu beachten (begrenzte Anzahl gespeicherter Boards, Admin-Kontrollen usw.).
Auswahl von kollaborativer Whiteboard-Software
Wählen Sie ein Auswahlteam
Ein Auswahlteam sollte mit einem Executive Sponsor beginnen, um die Unterstützung der Unternehmensleitung zu gewährleisten, und einem Projektmanager, der die Logistik des Software-Kaufprozesses übernimmt. Dieses Team sollte auch Fachexperten innerhalb der Organisation sowie diejenigen umfassen, die die Software im Rahmen ihrer Arbeit nutzen werden.
Für Organisationen, die kollaborative Whiteboards in einem Klassenzimmerkontext nutzen möchten, kann es hilfreich sein, sich auf Benutzerbewertungen von Schülern für ein Produkt zu stützen, um diese Perspektive zu informieren. Wenn möglich, kann es hilfreich sein, Schülern eine Demo eines Whiteboard-Produkts zu geben, um sicherzustellen, dass das Auswahlteam so viele Informationen wie möglich zur Verfügung hat.
Verhandlung
Bevor ein Vertrag unterzeichnet wird, ist es vorteilhaft zu prüfen, ob Rabatte verfügbar sind. Käufer müssen auch Zahlungsoptionen und Implementierungs- und Onboarding-Dienste während dieser Zeit erkunden.
Endgültige Entscheidung
Nachdem ein Unternehmen seine bevorzugte Whiteboard-Lösung gefunden hat, können die nächsten Schritte je nach Anbieter variieren. Einige Anbieter verlangen von ihren Kunden, dass sie einen Vertrag zusammen mit dem Kauf ihrer Lösung unterzeichnen. Viele kollaborative Whiteboards sind jedoch als leichte SaaS-Lösungen verfügbar, und viele dieser Produkte erfordern nicht, dass ein Kunde umfangreiche Papierarbeiten unterzeichnet. Tatsächlich sind einige Lösungen in diesem Bereich kostenlos als Browseranwendung oder Open-Source-Software verfügbar.
