Mehr über Mitarbeiterüberwachungssoftware erfahren
Was ist Mitarbeiterüberwachungssoftware?
Mitarbeiterüberwachung wird allgemein als eine Methode definiert, um Mitarbeiter zu beobachten und ihre Aktivitäten zu verfolgen. Diese Software hilft dabei, Mitarbeiterinformationen zu sammeln, einschließlich aller Benutzeraktivitäten beim Zugriff auf ein Unternehmensnetzwerk, Aktivitäten von Remote-Mitarbeitern oder wenn sie das Unternehmen außerhalb des Büros repräsentieren, wie zum Beispiel bei einem Kunden vor Ort. Die Mitarbeiterüberwachung hilft Arbeitgebern, geschriebene und empfangene E-Mails, andere elektronische Kommunikation, Anwendungsnutzungsgewohnheiten, einzelne Tastenanschläge, Internet-Browserverlauf, Netzwerk-Anmelde- oder Abmeldezeiten, auf USB-Laufwerke kopierte Dateien, ihren physischen Standort (für Remote-Mitarbeiter) und die Produktivität der Mitarbeiter zu verfolgen. Die Mitarbeiterüberwachung ist Teil eines größeren Überwachungssystems, das als Enterprise Management Systems (EMS) bezeichnet wird und die Überwachung verschiedener Arten von Tracking oder Überwachung innerhalb einer Organisation umfasst.
Welche Arten von Mitarbeiterüberwachungssoftware gibt es?
Geräteüberwachung: Telefone und Computer können von Managern überwacht werden, um Mitarbeiteranrufe, E-Mails und allgemeine Internetnutzung zu verfolgen. Funktionen wie URL-Blockierung können verhindern, dass Mitarbeiter Zeit auf Websites verbringen, die in einem Arbeitsumfeld nicht angemessen sind.
Überwachung der Kundeninteraktion: Kundeninteraktionen können überwacht werden, um sicherzustellen, dass der Mitarbeiter korrekt und effizient mit Kunden kommuniziert. Manager können Erkenntnisse nutzen, um zu sehen, wo ein Mitarbeiter Verbesserungen benötigt, wenn er mit einem Kunden am Telefon oder per Textnachricht spricht.
Warum Mitarbeiterüberwachungssoftware verwenden?
Mitarbeiterüberwachungssoftware ermöglicht es Unternehmen, die Qualität der Arbeit eines Mitarbeiters und die Zeit, die ein Mitarbeiter mit Arbeiten verbringt, zu verfolgen. Berichte heben die produktivsten Mitarbeiter hervor und helfen Unternehmen, die Produktivität aller in ihrer Belegschaft zu visualisieren. Die Überwachung beleuchtet nicht nur Mitarbeiter, die Schwierigkeiten haben, sich auf die Arbeit zu konzentrieren, sondern zeigt auch, wer die besten Leistungsträger sind.
Produktivitätseinblicke: Durch das Beobachten und Verwalten, wie ein Mitarbeiter seine Zeit verbringt, können Manager die Leistung und die während der Arbeitszeit verschwendete Zeit messen.
Projektschwerpunkt-Einblicke: Wenn Manager wissen, auf welches Projekt sich ein Mitarbeiter konzentriert, können sie die Gelegenheit nutzen, den Fokus des Mitarbeiters bei Bedarf zu ändern. Wenn ein Manager beispielsweise bemerkt, dass ein Mitarbeiter eine Aufgabe einer anderen mit einem näheren Fälligkeitsdatum vorzieht, kann der Manager den Mitarbeiter ansprechen und ihn bitten, sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren, die sofortige Aufmerksamkeit erfordert. Viele Arten von Mitarbeiterüberwachungssoftware können in Projektmanagement-Softwarelösungen integriert werden, um diesen Prozess zu optimieren.
Sicherheitseinblicke: Die Mitarbeiterüberwachung eröffnet die Möglichkeit, sicherheitsrelevante Probleme im Zusammenhang mit Mitarbeitern zu verhindern und zu verfolgen. Wenn das Netzwerk eines Unternehmens kompromittiert wird, kann die Überwachung von E-Mails und Internetnutzung aufzeigen, wo und wann ein Sicherheitsverstoß aufgetreten ist. Darüber hinaus können Telefonanrufe überwacht werden, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter keine sensiblen Informationen weitergeben oder von Kunden annehmen.
Transparenz der Belegschaft: Insgesamt bietet die Mitarbeiterüberwachung zusätzliche Transparenz für Managementteams. Die Überwachung bietet einen Überblick über die Gesamtproduktivität und die Hindernisse, denen Mitarbeiter gegenüberstehen, und ermöglicht Raum für Produktivitätsverbesserungen.
Was sind die häufigsten Funktionen von Mitarbeiterüberwachungssoftware?
Anrufüberwachung: Die Anrufüberwachung ermöglicht es Arbeitgebern, Mitarbeitertelefonate zu protokollieren und mitzuhören. Anrufe werden analysiert, um sicherzustellen, dass sie den Unternehmensstandards entsprechen.
E-Mail-Überwachung: Die E-Mail-Überwachung ermöglicht es Arbeitgebern, die E-Mail-Aktivitäten der Mitarbeiter zu protokollieren. Interne und externe Kommunikation kann analysiert werden, um sicherzustellen, dass der Mitarbeiter angemessene Lieferungen sendet und in einer Weise kommuniziert, die den Unternehmensstandards entspricht.
Internetnutzungsüberwachung: Die Webüberwachung ermöglicht es Arbeitgebern, zu beobachten, welche Webseiten Mitarbeiter besuchen und wie lange. Dies gibt zusätzliche Einblicke, wo die meiste Zeit verbracht wird und ob ein Mitarbeiter übermäßig viel Zeit auf Websites verbringt, die nicht arbeitsbezogen sind.
Screenshots: Screenshots bieten zusätzlichen Kontext zur Internetüberwachung. Arbeitgeber haben Zugriff auf Echtzeitansichten des Computerbildschirms eines Mitarbeiters. Screenshots geben zusätzliche Einblicke, ob die von einem Mitarbeiter besuchte Webseite in einem Arbeitsumfeld angemessen ist.
Zeiterfassung: Arbeitgeber können sehen, wie lange ein Mitarbeiter an einem bestimmten Projekt oder einer Webseite arbeitet, und so die Effizienz der Aufgaben messen.
Aufgabenverfolgung: Arbeitgeber können visualisieren, auf welche Aufgabe sich der Mitarbeiter konzentriert, was es Managern ermöglicht, einzugreifen und Aufgabenänderungen mit dem Mitarbeiter zu kommunizieren.
Standortverfolgung: Die Software integriert GPS-Funktionen, um den Aufenthaltsort von Mitarbeitern zu verfolgen und zu überwachen. Dies ist vor allem nützlich, wenn es um die Lieferung und Abholung von Unternehmensgütern geht.
Benachrichtigungen: Diese Funktion benachrichtigt den Arbeitgeber, wenn kritische Protokolle und gesicherte Bereiche verletzt werden.
Verhaltensanalysen: Mitarbeiterüberwachungssysteme konzentrieren sich auch auf Verhaltensmetriken. Dies hilft Arbeitgebern, Remote-Teams besser zu überwachen und sich auf Mitarbeiter zu konzentrieren, die zusätzliche Schulungen oder Anleitung benötigen.
Was sind die Vorteile von Mitarbeiterüberwachungssoftware?
Verschwendung eliminieren: Die Beseitigung von Verschwendung ist die Kernfunktion von Mitarbeiterüberwachungssoftware. Mitarbeiterüberwachungssoftware hilft, die Produktivität zu steigern, wobei es im Wesentlichen darum geht, dass Mitarbeiter sich an bewährte Praktiken halten und das tun, wofür sie bezahlt werden.
Effektives Management: Die mit dieser Software gesammelten Daten helfen beim Aufbau eines effizienteren Teams, indem sie die Stärken und Schwächen der Mitarbeiter hervorheben. Dies führt zu mehr Sichtbarkeit für Arbeitgeber und gibt ihnen die Möglichkeit, Aufgaben effizienter zu delegieren.
Produktivität der Mitarbeiter steigern: Da Mitarbeiter kontinuierlich überwacht werden, werden sie sich ihrer Handlungen und Arbeit bewusst. Dies hilft auch den Arbeitgebern, Prozessfehler zu erkennen und zu beheben, wodurch die Produktivität gesteigert wird.
Sicherheit erhöhen: Mitarbeiterüberwachungssoftware ermöglicht es Benutzern, gespeicherte Dokumente, installierte Anwendungen, besuchte Websites und gesendete Nachrichten auf Firmeneigentum wie Computern und mobilen Geräten zu überwachen. Sie überwacht Geschäftsdaten, Kontoinformationen und Kundendaten. Dies kann Unternehmen vor Insider-Bedrohungen, Sicherheitsverletzungen und verdächtigem Verhalten schützen.
Teamleistung verbessern: Die Überprüfung der Mitarbeiteraktivitäten hilft, Mitarbeiter zu identifizieren, die die Erwartungen des Unternehmens nicht erfüllen. Der Zugriff auf Daten wie Anmelde- und Abmeldezeiten, die Gesamtzeit, die für einzelne Aufgaben aufgewendet wird, usw., ermöglicht es Unternehmen, die Produktivität der Mitarbeiter effizient zu untersuchen.
Wer nutzt Mitarbeiterüberwachungssoftware?
Alle Arten von Managementpositionen profitieren davon, ihre Mitarbeiter zu überwachen. Der vorteilhafteste Aspekt der Überwachung ist die umfassende Produktivitätsberichterstattung, die Managern eine Vorstellung davon gibt, wie ihr Team bei täglichen Aufgaben abschneidet. Dieses Wissen ermöglicht es Managern, Aufgaben basierend auf dem Leistungsniveau jedes Mitarbeiters zuzuweisen, herauszufinden, bei welchen Aufgaben bestimmte Teammitglieder glänzen, und potenzielle Zeitverschwendung oder Produktivitätsblockaden während der Arbeitszeit zu bestimmen.
Software im Zusammenhang mit Mitarbeiterüberwachungssoftware
Zeiterfassungssoftware: Zeiterfassungssoftware ermöglicht es Arbeitern, die aufgewendete Zeit für Projekte, Aufgaben und andere Lieferungen entweder passiv oder manuell zu verfolgen.
Contact Center Workforce Software: Contact Center Workforce Software ermöglicht es Unternehmen, die Zeitpläne, Aktivitäten und Leistungen ihrer Callcenter-Mitarbeiter zu verwalten.
Insider Threat Management (ITM) Software: ITM-Software ist eine Benutzeraktivitätsüberwachungssoftware, die Unternehmen dabei hilft, interne Benutzer daran zu hindern, böswillige oder nachlässige Handlungen innerhalb von Systemen vorzunehmen, wie z. B. das Zugreifen, Kopieren, Entfernen, Manipulieren oder Zerstören von Unternehmensdaten oder anderen Vermögenswerten ohne Erlaubnis.
Herausforderungen mit Mitarbeiterüberwachungssoftware
Niedrigere Mitarbeitermoral: Im Allgemeinen mögen es Menschen nicht, beobachtet zu werden. Es vermittelt nicht nur ein Gefühl des Misstrauens, sondern senkt auch die Moral und wird als invasiv angesehen. Wenn ein Mitarbeiter sich nur während der Arbeitszeit auf die Arbeit konzentrieren darf, trägt dies oft zu einem Burnout der Mitarbeiter bei, was zu hohen Fluktuationsraten führt. Mitarbeiter sollten nicht als Maschinen betrachtet werden, die während ihrer gesamten Arbeitszeit auf die Arbeit fokussiert sein müssen. Es ist wichtig, dass Manager ein angemessenes Gleichgewicht bei der Überwachung der Mitarbeiter finden und sicherstellen, dass sie nicht entmutigt werden.
Rechtliche Probleme: Es ist wichtig, die Zustimmung der Mitarbeiter zur Überwachung einzuholen. Darüber hinaus haben einige Staaten spezifische Datenschutzgesetze, die vor der Implementierung einer Lösung überprüft werden sollten. Beispielsweise verlangt das kalifornische Gesetz, dass Arbeitgeber angeben, ob sie die arbeitsbezogenen Anrufe eines Mitarbeiters aufzeichnen. Unternehmen mit Mitarbeitern im Ausland müssen auch die Datenschutzgesetze anderer Länder berücksichtigen. Viele Länder in Europa haben beispielsweise strengere E-Mail-Überwachungsgesetze.
Irreführende Berichterstattung: In vielen Fällen können Websites, die als unangemessen für die Arbeit angesehen werden, für den Mitarbeiter notwendig sein, um sie zu besuchen. Beispielsweise wird ein Social-Media-Spezialist soziale Medien-Websites in seinen Berichten zur Nutzung der Mitarbeiterüberwachung haben. Manager müssen unterscheiden, welche Websites wirklich arbeitsbezogen sind und welche Websites zur Zeitverschwendung bei der Arbeit beitragen können.
Wie kauft man Mitarbeiterüberwachungssoftware?
Bevor Arbeitgeber eine Mitarbeiterüberwachungssoftware auswählen, sollten sie herausfinden, was genau überwacht werden muss und wie tiefgehend. Arbeitgeber müssen auch mehrere Faktoren berücksichtigen, bevor sie sich für eine Mitarbeiterüberwachungslösung entscheiden, wie die Größe der Belegschaft (remote und im Büro) und das Gesamtbudget. Arbeitgeber mit einer Callcenter-Belegschaft möchten möglicherweise eine Lösung mit Telefonüberwachung in Betracht ziehen. Arbeitgeber mit einer Remote-Belegschaft möchten möglicherweise eine umfassende Lösung mit Internetnutzungsverfolgung. Vor allem sollten Arbeitgeber überlegen, wie genau sie Mitarbeiter überwachen und sicherstellen, dass die Mitarbeiter mit der gewählten Lösung einverstanden sind.
Anforderungserhebung (RFI/RFP) für Mitarbeiterüberwachungssoftware
Egal, ob ein Unternehmen zum ersten Mal Mitarbeiterüberwachungssoftware kauft oder sein aktuelles System ersetzen möchte, G2.com kann ihnen bei der Auswahl helfen. Der erste Schritt besteht darin, eine Liste von Anforderungen zu definieren, die das Produkt erfüllen muss, damit das Unternehmen am produktivsten ist. Diese Anforderungen helfen Käufern, die Liste der in Betracht zu ziehenden Produkte einzugrenzen.
Zuerst sollten Käufer den Bedarf an Mitarbeiterüberwachungssoftware bewerten und bestimmen, welche Funktionalität für das Unternehmen am nützlichsten sein wird.
- Wird es den Mitarbeitern helfen, produktiver zu sein?
- Wird es dem Unternehmen helfen, Haftungen zu vermeiden?
- Wird es in der Lage sein, Geschäftsprobleme zu erkennen, bevor sie sich entwickeln?
Vergleich von Mitarbeiterüberwachungssoftware-Produkten
Erstellen Sie eine Longlist
Die Bewertung von Anbietern sollte mit einer Longlist beginnen, die dabei hilft, festzustellen, ob eine bestimmte Lösung geeignet ist. Mit einer Longlist erstellt man eine breite Liste von Tools, die mit den Unternehmenszielen übereinstimmen. Damit es ein faires Spielfeld gibt, ist es wichtig, jedem Verkäufer die gleichen Fragen zu stellen.
Erstellen Sie eine Shortlist
Als nächstes sollte eine Reduzierung stattfinden. Durch gezielte Fragen, Demos und Tests kann man von einer Longlist zu einer Shortlist gelangen. Obwohl dies für jedes Unternehmen und jeden Anwendungsfall unterschiedlich sein wird, sind drei bis fünf Produkte in der Regel eine gute Anzahl. Mit dieser Liste in der Hand können Unternehmen eine Matrix erstellen, um die Funktionen und Preise der verschiedenen Lösungen zu vergleichen.
Demos durchführen
Um sicherzustellen, dass der Vergleich gründlich ist, sollte der Benutzer jede Lösung auf der Shortlist mit dem gleichen Anwendungsfall und Datensätzen vorführen. Dies ermöglicht es dem Unternehmen, gleichwertig zu bewerten und zu sehen, wie sich jeder Anbieter im Vergleich zur Konkurrenz schlägt.
Auswahl von Mitarbeiterüberwachungssoftware
Wählen Sie ein Auswahlteam
Bevor Sie beginnen, ist es wichtig, ein Gewinnerteam zu erstellen, das während des gesamten Prozesses zusammenarbeitet, von der Identifizierung von Schmerzpunkten bis zur Implementierung. Das Software-Auswahlteam sollte aus Mitgliedern der Organisation bestehen, die das richtige Interesse, die Fähigkeiten und die Zeit haben, an diesem Prozess teilzunehmen. Ein guter Ausgangspunkt ist es, drei bis fünf Personen zu haben, die Rollen wie den Hauptentscheidungsträger, Projektmanager, Prozessverantwortlichen, Systemverantwortlichen oder Fachleute für Personalfragen sowie einen technischen Leiter, IT-Administrator oder Sicherheitsadministrator ausfüllen. In kleineren Unternehmen kann das Anbieterauswahlteam kleiner sein, mit weniger Teilnehmern, die mehrere Aufgaben übernehmen und mehr Verantwortung tragen.
Verhandlung
Nur weil etwas auf der Preisseite eines Unternehmens steht, bedeutet das nicht, dass es festgelegt ist (obwohl einige Unternehmen nicht nachgeben werden). Es ist wichtig, ein Gespräch über Preisgestaltung und Lizenzierung zu eröffnen. Beispielsweise könnte der Anbieter bereit sein, einen Rabatt für mehrjährige Verträge oder für die Empfehlung des Produkts an andere zu gewähren.
Endgültige Entscheidung
Nach dieser Phase und bevor man sich vollständig engagiert, wird empfohlen, einen Testlauf oder ein Pilotprogramm durchzuführen, um die Akzeptanz mit einer kleinen Benutzergruppe zu testen. Wenn das Tool gut genutzt und gut angenommen wird, kann der Käufer sicher sein, dass die Auswahl korrekt war. Wenn nicht, könnte es an der Zeit sein, zum Reißbrett zurückzukehren.
Trends in der Mitarbeiterüberwachungssoftware
Mitarbeiter-Wellness-Tracking: Unternehmen können einen technologischen Schritt in Richtung Sicherstellung des Mitarbeiter-Wellness mit Aktivitätstrackern machen. Oft in Form eines Armbands messen Aktivitätstracker die Herzfrequenz, Fitness und Schlafmuster eines Mitarbeiters. Während dies keinen Einblick in die Effizienz am Arbeitsplatz bietet, ermöglicht es Arbeitgebern, ihren Mitarbeitern ein Wellness-Programm anzubieten, um gesunde Gewohnheiten zu fördern.
Biometrische smarte Sensoren: Obwohl selten aufgrund rechtlicher Probleme, entscheiden sich einige Arbeitgeber für einen persönlicheren Überwachungsansatz mit intelligenten Schlüsselanhängern. Diese Sensoren (typischerweise in Schlüsselanhänger-Badges) messen, wie oft ein Mitarbeiter seinen Platz verlässt, wie oft er seine Stimme erhebt und wo sich der Mitarbeiter genau im Büro befindet.
