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Microsoft Purview Records Management ist eine umfassende Lösung, die Organisationen dabei unterstützt, ihre regulatorischen, rechtlichen und geschäftskritischen Aufzeichnungen innerhalb der Microsoft 365-Umgebung zu verwalten. Durch die Nutzung dieses Systems können Organisationen rechtliche Verpflichtungen erfüllen, die Einhaltung von Vorschriften nachweisen und die betriebliche Effizienz durch die systematische Entsorgung von nicht mehr benötigten Elementen verbessern. Hauptmerkmale und Funktionalitäten: - Aufbewahrungsbezeichnungen: Erstellen und konfigurieren Sie Aufbewahrungsbezeichnungen, um Elemente als Aufzeichnungen zu kennzeichnen. Diese Bezeichnungen können manuell von Benutzern oder automatisch basierend auf bestimmten Kriterien wie sensiblen Informationen, Schlüsselwörtern oder Inhaltstypen angewendet werden. - Aktenplanverwaltung: Entwickeln und verwalten Sie einen Aktenplan, um Aufbewahrungsbezeichnungen zu organisieren, wobei bestehende Aufbewahrungspläne importiert oder neue erstellt werden können, um den Anforderungen der Organisation gerecht zu werden. - Ereignisbasierte Aufbewahrung: Initiieren Sie Aufbewahrungszeiträume basierend auf bestimmten Ereignissen, um sicherzustellen, dass Aufzeichnungen nach bedeutenden Vorkommnissen für die entsprechende Dauer aufbewahrt werden. - Entsorgungsüberprüfungen: Implementieren Sie Entsorgungsüberprüfungen, um die Löschung von Aufzeichnungen am Ende ihrer Aufbewahrungszeiträume zu validieren und zu genehmigen, wobei ein Nachweis der Entsorgung erbracht und die Einhaltung von regulatorischen Anforderungen sichergestellt wird. - Automatisierte Klassifizierung: Nutzen Sie automatisierte Richtlinien, um Daten in großem Maßstab basierend auf Dateieigenschaften, dem Vorhandensein sensibler Daten oder maschinellem Lernen zu klassifizieren und zu verwalten, wodurch der manuelle Aufwand reduziert und die Genauigkeit erhöht wird. Primärer Wert und gelöstes Problem: Microsoft Purview Records Management adressiert das kritische Bedürfnis von Organisationen, ihre Aufzeichnungen systematisch über ihren gesamten Lebenszyklus zu verwalten. Durch die Bereitstellung von Werkzeugen zum Kennzeichnen, Klassifizieren, Aufbewahren und Entsorgen von Aufzeichnungen stellt es sicher, dass Organisationen gesetzliche und regulatorische Anforderungen erfüllen, Risiken im Zusammenhang mit der Datenaufbewahrung mindern und die betriebliche Effizienz verbessern können. Die automatisierten Funktionen der Lösung reduzieren den manuellen Arbeitsaufwand, minimieren menschliche Fehler und bieten einen nachvollziehbaren Prozess für das Records Management, wodurch die allgemeine Datenverwaltung und Compliance-Haltung verbessert wird.

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