# Wird die Installation von Dokumentenmanagement-Software den Betrieb stören?

Wie werde ich die Zeit finden, Dokumentenmanagement-Software zu installieren und zu implementieren? Ich habe viele Papierakten.

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Obwohl das Scannen aller vorhandenen Papierdokumente einer Organisation entmutigend erscheinen mag, müssen die über Jahre im Büro angesammelten Papiere nicht auf einmal gescannt werden. Es ist viel wichtiger, einen Plan und eine Dauer für das Scannen und Hochladen zu haben, als alle Papierakten auf einmal zu scannen.

Die kurze Antwort für Unternehmen, die keine Zeitarbeitskräfte einstellen, um Dokumente hochzuladen und zu scannen, lautet ja. Wenn eine Organisation eine alte Dokumentenmanagementlösung loswird und sie durch ein neueres, funktionaleres Modell ersetzt, kann der Datenkonvertierungsprozess nur einen Tag dauern.

Wenn eine Organisation völlig neu in der Dokumentenmanagement-Software ist und sich entscheidet, Zeitarbeitskräfte einzustellen, um Dokumente in das System zu scannen und hochzuladen, kann der Installations- und Fahrplanprozess nur eine Woche dauern. Der Fortschritt bei der Implementierung erfordert auch ein Protokoll mit Anreizen für Mitarbeiter, alle neuen Dateien entsprechend in das DMS zu scannen und hochzuladen.

„Störung“ ist ein subjektiver Begriff, und obwohl der anfängliche 1- bis 2-tägige Scanprozess, zusammen mit der Schulung und Implementierung, zu Zeitverlusten führen wird, wird diese Zeit im Laufe der Wochen, Monate, Jahre und Jahrzehnte der Effizienz, die nach der Installation folgen, mehr als wettgemacht.

Die Jahre der Effizienz, Kostenreduktion und nachhaltigen Büroverwaltung werden die mit dem Installationsprozess verbundenen Störungen in den Schatten stellen, insbesondere wie in Fallstudien zur Dokumentenverwaltung beschrieben. Dokumente sind zugänglicher, Workflows werden automatisiert, um verantwortungsorientierte Prozesse zu schaffen, und was bis zu 80 % der Informationen des Unternehmens in einem unverwalteten Zustand war, wird abrufbar, identifizierbar, nutzbar, zugänglich und vor allem—einfach.

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- Author title: Vice President, Marketing & Communications at eFileCabinet




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