Mehr über Mitarbeiterplanungssoftware erfahren
Was ist eine Mitarbeitereinsatzplanungssoftware?
Mitarbeitereinsatzplanungssoftware hilft Geschäftsinhabern, Managern und HR-Personal bei der Verwaltung von Mitarbeitereinsatzplänen. Diese Software automatisiert und optimiert den Prozess der Erstellung und Verfolgung von Mitarbeitereinsatzplänen. Sie bietet auch Kommunikationsfunktionen, die Echtzeitkommunikation über eine Vielzahl von Geräten wie iPhones, Android-Geräte, Tablets und Computer ermöglichen. Um die Mitarbeiter über den aktuellen Einsatzplan auf dem Laufenden zu halten, erhalten Manager und Mitarbeiter Textnachrichten, Push-Benachrichtigungen und E-Mails mit dem wöchentlichen Einsatzplan für alle Mitarbeiter.
Was sind die häufigsten Funktionen von Mitarbeitereinsatzplanungssoftware?
Mitarbeitereinsatzplanungssysteme bieten Unternehmen benutzerfreundliche Verwaltungslösungen, um die Einsatzplanung von Schichtarbeitern und stündlich beschäftigten Mitarbeitern zu optimieren.
Übersicht über den Mitarbeitereinsatzplan: Ähnlich einem Dashboard bietet die Übersicht einen transparenten Blick auf alle wöchentlichen, zweiwöchentlichen, monatlichen und nicht wiederkehrenden Schichten. Manager können die Schichten nach bestimmten Kriterien wie Mitarbeiterverfügbarkeit, Schichten, Standorten und Zeiten filtern. Diese Funktion bietet dem Management vollständige Transparenz über alle geplanten, besetzten, offenen oder unvollständigen Schichten. Auf diese Weise kann der Planungsprozess für die Schichtplanung durch den Planer des Unternehmens optimiert werden.
Einsatzplantemplates: Einsatzplantemplates bieten eine schnelle und benutzerfreundliche Lösung zur Planung von Mitarbeitern für wiederkehrende Schichten. Diese können oft einmal erstellt und zur Wiederverwendung gespeichert werden, wodurch die Zeit für die Erstellung wiederkehrender Pläne reduziert wird.
Kommunikation: Mitarbeitereinsatzplanungstools verbinden das Management und die Mitarbeiter über Kommunikationsfunktionen wie E-Mails, Instant Messaging oder mobile Anwendungen. Jeder Mitarbeiter oder Manager kann sich mit seinem mobilen Gerät verbinden und mit seinen Teammitgliedern kommunizieren, um Schichten zu übernehmen, Schichten zu planen, Schichtwechsel durchzuführen und mehr.
Schichtwechsel: Schichtwechselfunktionen ermöglichen es Mitarbeitern, verfügbare Schichten zu übernehmen oder mit ihren Kollegen zu tauschen, wenn sie krank sind oder aus anderen Gründen eine Schicht nicht wahrnehmen können.
Automatisierung von Schichtzuweisungen: Mitarbeitereinsatzplanungssoftware bietet Managern oft die Möglichkeit, Schichtzuweisungen zu automatisieren, um verfügbare Mitarbeiter mit offenen Schichten abzugleichen. Diese automatische Planungsfunktion kann jederzeit geändert werden, um Arbeitspläne zu verwalten und den Prozess der Zeiterfassung für Mitarbeiter zu optimieren.
Verwaltung von Abwesenheiten: Mitarbeitereinsatzplanungssysteme bieten Managern die Werkzeuge zur Verwaltung von Urlaubs- und Abwesenheitsanträgen der Mitarbeiter und zur Abdeckung von kurzfristigen Abwesenheiten.
Mitarbeiterprofile: Mitarbeiterprofile speichern relevante Informationen zu jedem Mitarbeiter, wie Kontaktdaten, Verfügbarkeit, Lizenzen und Zertifikate, Beschäftigungshistorie und Ausbildung.
Compliance: Mitarbeitereinsatzplanungstools helfen Unternehmen, die Einhaltung von Überstundenvorschriften bei der Erstellung von Einsatzplänen zu gewährleisten.
Berichterstattung und Analysen: Mitarbeitereinsatzplanungslösungen bieten Einblicke in Einsatz- und Zeiterfassungsdaten sowie Arbeitskosten. Sie helfen Unternehmen, KPIs zu quantifizieren, um die Leistung besser zu messen.
Arbeitsprognosen: Die Software nutzt historische Daten zur Mitarbeitereinsatzplanung, um den Bedarf an Einsatzplänen vorherzusagen. Diese Funktion antizipiert die Nachfrage und Arbeitskosten, um den Bedarf an Mitarbeitereinsatzplänen genau zu projizieren.
Integrationen: Mitarbeitereinsatzplanungssoftware integriert sich oft mit Lohnabrechnungssoftware, Kern-HR-Software und Zeiterfassungssoftware, um Zeit- und Gehaltsoperationen zu zentralisieren und zu optimieren.
Was sind die Vorteile von Mitarbeitereinsatzplanungssoftware?
Mitarbeitereinsatzplanungssysteme können helfen, Kosten zu senken und Personal von potenziell komplizierten Aufgaben im Personalmanagement zu entlasten. Mit dieser Software können Unternehmen administrative Aufgaben automatisieren, die sonst viel menschliches Kapital erfordern würden. Indem Manager von der manuellen Erstellung von Mitarbeitereinsatzplänen entlastet werden, ermöglicht die Planungssoftware ihnen, sich auf andere wichtige Aufgaben im Zusammenhang mit der Unternehmensführung zu konzentrieren. Sie gibt den Mitarbeitern auch die Möglichkeit, Schichten von überall aus zu überprüfen, zu verwalten oder zu wechseln, wodurch manuell erstellte Papierpläne überflüssig werden.
Optimiert die Verwaltung der Mitarbeitereinsatzplanung: Die Software hilft Unternehmen, dem Management und dem HR-Personal, die Prozesse der Mitarbeitereinsatzplanung zu optimieren, einschließlich der Erstellung von Plänen, der Zeiterfassung und der Kommunikation mit den Mitarbeitern. Sie nutzt eine Zeiterfassung, um den Mitarbeitern das einfache Ein- und Ausstempeln zu ermöglichen. Mitarbeitereinsatzplanungstools können auch offene Schichten klar anzeigen, wie sie durch die Planungsbedürfnisse des Unternehmens vorgegeben sind, die über die mobile App zugänglich sind.
Beseitigt Personalengpässe: Mitarbeitereinsatzplanungslösungen beseitigen Konflikte in Plänen, die durch menschliche Fehler entstehen könnten. Häufige Probleme sind die doppelte Buchung von Mitarbeitern für dieselbe Schicht und die Planung von Mitarbeitern, die nicht verfügbar sind. Diese Software kann solche Missverständnisse beseitigen.
Wer nutzt Mitarbeitereinsatzplanungssoftware?
Manager: Ein Manager eines Unternehmens, das regelmäßig stündlich oder in Schichten arbeitende Mitarbeiter beschäftigt, könnte mit Hilfe von Mitarbeitereinsatzplanungssoftware Schichten organisieren, umsetzen und zuweisen. Sie wären die Hauptadministratoren, die die Pläne wöchentlich nach Bedarf für das spezifische Unternehmen erstellen und Mitarbeiter Schichten zuweisen, wenn es keinen Schichtleiter gibt.
Schichtleiter: Schichtleiter sind oft dafür verantwortlich, bestimmte Mitarbeiter bestimmten Schichten und Stunden zuzuweisen. Sie arbeiten in Zusammenarbeit mit dem Manager, um die Pläne zuzuweisen und zu organisieren.
Stündlich oder in Schichten arbeitender Mitarbeiter: Ein stündlich beschäftigter Mitarbeiter oder Schichtarbeiter wäre dafür verantwortlich, seine Verfügbarkeit dem Manager oder Schichtleiter zu melden, damit diese die Pläne zuweisen können. Der Mitarbeiter würde dann den zugewiesenen Plan befolgen und die Stunden arbeiten, für die er eingeplant wurde. Wenn ein Mitarbeiter aus irgendeinem Grund eine Schicht nicht wahrnehmen kann, kann er über die Mitarbeitereinsatzplanungssoftware mit seinen Kollegen koordinieren, um jemanden zu finden, der seine Schicht übernimmt, und die Schicht einfach über die Software ändern.
Was sind die Alternativen zur Mitarbeitereinsatzplanungssoftware?
Alternativen zu einem Mitarbeitereinsatzplanungstool können diese Art von Software entweder teilweise oder vollständig ersetzen:
Tabellenkalkulationssoftware: Diese kann verwendet werden, um Daten in Diagrammen und Grafiken zu organisieren, zu katalogisieren und zu pflegen und kann speziell zur Erstellung von Einsatzplänen für Mitarbeiter angewendet werden. Obwohl dies im Vergleich zu Mitarbeitereinsatzplanungssoftware eine etwas veraltete Methode zur Erstellung von Plänen sein könnte, kann dies für Unternehmen mit begrenztem Budget eine gute Alternative sein.
Restaurant-Einsatzplanungssoftware: Diese branchenspezifische Software ist darauf ausgelegt, Restaurants und anderen Unternehmen der Lebensmittelindustrie bei der Organisation ihrer Mitarbeitereinsatzpläne zu helfen. Dies kann als Alternative zu allgemeineren Mitarbeitereinsatzplanungssystemen verwendet werden.
Medizinische Personaleinsatzplanungssoftware: Diese branchenspezifische Software automatisiert und optimiert den Prozess der Erstellung und Pflege von Einsatzplänen für medizinisches Personal. Dies ist ähnlich wie Mitarbeitereinsatzplanungssoftware, wird jedoch separat für den Zweck der medizinischen Personalplanung kategorisiert. Daher kann dies als Alternative zur Mitarbeitereinsatzplanungssoftware für gesundheitsbezogene Branchen verwendet werden.
Software im Zusammenhang mit Mitarbeitereinsatzplanung
Zeiterfassungssoftware: Mitarbeitereinsatzplanungslösungen können in Verbindung mit Zeiterfassungssoftware verwendet werden, um Zeit, die für Aufgaben, Projekte und andere arbeitsbezogene Aktivitäten aufgewendet wird, zu verfolgen, zu berichten und zu berechnen. Diese Lösungen exportieren Daten in Abrechnungstools und integrieren sich oft mit Buchhaltungs- oder Lohnabrechnungssoftware.
Workforce-Management-Software: Wenn Arbeitgeber ihre Arbeitskräfte optimieren möchten, können sie Workforce-Management-Software anstelle von oder zusätzlich zu Mitarbeitereinsatzplanungslösungen verwenden.
Kern-HR-Software: Kern-HR, auch bekannt als Human Resource Information Systems (HRIS), kann sich mit Mitarbeitereinsatzplanungssystemen integrieren, um Mitarbeiterprofilinformationen zu übertragen. Dies könnte Verfügbarkeit, Kontaktdaten, Lizenzen und Zertifikate, Beschäftigungshistorie und Ausbildung umfassen, um nur einige zu nennen.
Lohnabrechnungssoftware: Mitarbeitereinsatzplanungssoftware bietet Lohnabrechnungsintegrationen, um den Prozess der Berechnung von Mitarbeitergehaltsinformationen zu optimieren. Lohnabrechnungssoftware stellt sicher, dass Mitarbeiter pünktlich und genau basierend auf den erstellten Mitarbeitereinsatzplänen und der geleisteten Arbeitszeit bezahlt werden.
Herausforderungen mit Mitarbeitereinsatzplanungssoftware
Übermäßige Überstunden: Wenn keine Schutzmaßnahmen für die Nutzung von Überstunden getroffen werden, könnten Unternehmen auf eine Zunahme von Überstunden bei einigen Mitarbeitern stoßen. Wenn Unternehmen besorgt darüber sind, sollten sie sicherstellen, dass die Mitarbeitereinsatzplanungslösung Schutzmaßnahmen gegen übermäßige Überstunden bietet.
Schichtwechsel: Einige Mitarbeiter werden die Freiheit genießen, ihre eigenen Pläne zu verwalten und die Möglichkeit zu haben, Schichten zu tauschen, wenn dies möglich ist. Andere Mitarbeiter könnten Schichten vergessen, die getauscht wurden, oder Schichten tauschen, die sie technisch nicht qualifiziert sind zu arbeiten, was zu einer geringeren Produktivität führt.
Last-Minute-Planung: Obwohl die Prognosefunktionen in der Mitarbeitereinsatzplanungssoftware den Prozess der Erstellung von Plänen erleichtern sollten, sollten Manager nicht bis zur letzten Minute warten, um Schichtpläne zu erstellen. Arbeitgeber, Manager und Mitarbeiter werden alle von einem klaren Plan profitieren, der rechtzeitig erstellt wird, und alle Last-Minute-Änderungen werden viel einfacher zu handhaben sein als die Erstellung eines Plans im Handumdrehen.
Schichtverwirrung: Obwohl Mitarbeitereinsatzplanungstools den gesamten Prozess optimieren, sollten Manager alle Pläne im Auge behalten, um sicherzustellen, dass es keine Last-Minute-Probleme oder Konflikte aufgrund von Schichtwechseln oder anderen Änderungen gibt. Nur weil die Software einen Kanal für ständige Kommunikation bietet, bedeutet das nicht, dass Manager davon ausgehen sollten, dass Mitarbeiter keinen Fehler machen, wenn sie Schichten tauschen oder für einen anderen Kollegen einspringen.
Welche Unternehmen sollten Mitarbeitereinsatzplanungssoftware kaufen?
Obwohl Mitarbeitereinsatzplanungslösungen von Unternehmen jeder Größe genutzt werden können, werden sie typischerweise von Organisationen eingesetzt, die auf stündlich und Teilzeit beschäftigte Mitarbeiter in Branchen wie Gastgewerbe, Fertigung, Medizin, Callcenter und Einzelhandel angewiesen sind.
Wie kauft man Mitarbeitereinsatzplanungssoftware?
Anforderungserhebung (RFI/RFP) für Mitarbeitereinsatzplanungssoftware
Es gibt viele potenzielle Anforderungen zu berücksichtigen, wenn man sich entscheidet, Mitarbeitereinsatzplanungssoftware in einem Unternehmen oder in einer bestimmten Abteilung zu kaufen und zu implementieren. Abhängig von der Branche und dem spezifischen Unternehmen sollten Käufer die Größe des Teams, das Einkaufsbudget und die spezifische Funktionalität der Software berücksichtigen, wenn sie eine Liste von Anforderungen entwickeln.
Das erste, was ein Unternehmen herausfinden muss, ist, wie viele Mitarbeiter die Software nutzen müssten, sowohl um sicherzustellen, dass das gewählte Produkt alle Mitarbeiter unterstützen kann, als auch um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie viel es kosten wird, da die Kosten vieler Produkte je nach Anzahl der Benutzer variieren, die der Käufer unterstützen muss. Ein weiterer Aspekt ist, welche Funktionen der Planungssoftware für das Unternehmen am wichtigsten wären. Neben der grundlegenden Planungsfunktionalität sollten Käufer überlegen, ob andere Funktionen wie Schichtwechsel, Messaging, Analyseberichte und mobile Kompatibilität wichtig sind.
Schließlich sollten Käufer ein Budget im Kopf haben, wenn sie in ein Mitarbeitereinsatzplanungssystem investieren möchten. Wenn das Unternehmen erwägt, in andere HR-Software zu investieren, um seine Belegschaft zu verwalten, könnte es notwendig sein, eine günstigere Mitarbeitereinsatzplanungslösung in Betracht zu ziehen.
Vergleich von Mitarbeitereinsatzplanungssoftware-Produkten
Erstellen Sie eine Longlist
Eine erste Liste potenzieller Mitarbeitereinsatzplanungslösungen sollte alle Produkte enthalten, die die grundlegenden Funktionsanforderungen des Unternehmens erfüllen. Zu diesem Zeitpunkt sollten Käufer nur versuchen, ein Gefühl für die Optionen zu bekommen, die zumindest die wesentlichen Bedürfnisse erfüllen, wie die einfache Planung und Verfolgung von Mitarbeiterschichten und die effiziente Kommunikation zwischen dem Manager und dem Mitarbeiter zu erleichtern.
Erstellen Sie eine Shortlist
Nachdem eine Longlist erstellt wurde, ist es an der Zeit, jedes Produkt genauer zu betrachten, um festzustellen, ob es den Bedürfnissen der Mitarbeiter und Manager des Unternehmens entspricht. Dies sollte die Bewertung zusätzlicher Funktionen jedes Produkts über die als wesentlich identifizierten hinaus umfassen, um festzustellen, ob diese zusätzliche Funktionalität den Prozess der Erstellung und Weitergabe von Mitarbeitereinsatzplänen weiter automatisieren würde.
Führen Sie Demos durch
Wenn es an der Zeit ist, Verkäufer für eine Demo zu kontaktieren, sollten Käufer ein Gefühl für die Funktionen jedes Produkts haben und bereit sein, zu bewerten, wie gut diese Funktionen funktionieren. Ein wichtiger Aspekt, der während der Demo für die Mitarbeitereinsatzplanung zu berücksichtigen ist, ist die Zugänglichkeit, da Mitarbeiter und Manager die Pläne bei Bedarf ändern und aktualisieren müssen, unabhängig von der Zeit, dem Ort oder dem verwendeten Gerät. Ein weiterer Aspekt, der zu berücksichtigen ist, ist die Benutzerfreundlichkeit, da die Plattform von den meisten Mitarbeitern des Unternehmens genutzt wird.
Auswahl der Mitarbeitereinsatzplanungssoftware
Wählen Sie ein Auswahlteam
Bei der Auswahl einer Mitarbeitereinsatzplanungssoftware ist es wichtig, alle relevanten Interessengruppen einzubeziehen, die das Produkt nutzen könnten, um sicherzustellen, dass die Software die Bedürfnisse aller erfüllt. Dazu gehören wahrscheinlich Arbeitgeber oder Manager, die für die Erstellung der Pläne für ihre Mitarbeiter verantwortlich wären, oder speziell Schichtmanager, da sie Teams verwalten. Es ist möglich, dass Schichtleiter Teil des Auswahlprozesses sind, aber da Manager eher die Implementierer der Software wären, liegt die Entscheidung über die Mitglieder des Auswahlteams in ihrem Ermessen.
Verhandlung
Nachdem man sich auf ein bevorzugtes Produkt konzentriert hat, ist es an der Zeit, ein Preispaket zu verhandeln. Käufer müssen das Preismodell der Software berücksichtigen, z. B. ob der Verkäufer eine feste monatliche Gebühr erhebt oder, häufiger, eine Gebühr basierend auf der Anzahl der Benutzer, die das Produkt nutzen würden. Käufer können auch verhandeln, um mehr Benutzer zum Paket hinzuzufügen, um den spezifischen Bedürfnissen ihres Unternehmens gerecht zu werden. Außerdem kann der Käufer in Betracht ziehen, einen Rabatt im Austausch für mehrjährige Verträge zu verhandeln.
Endgültige Entscheidung
Die endgültige Entscheidung wird höchstwahrscheinlich vom Managementteam getroffen, insbesondere von den Schichtmanagern, da sie die Hauptnutzer der Mitarbeitereinsatzplanungssoftware sind. Allerdings sollten auch die Mitarbeiter berücksichtigt werden, da letztendlich entschieden werden muss, ob diese Software den Prozess der Mitarbeitereinsatzplanung optimieren und automatisieren würde.
Was kostet Mitarbeitereinsatzplanungssoftware?
Die Kosten für Mitarbeitereinsatzplanungssysteme können je nach Kaufart variieren. Das am häufigsten verwendete Preismodell der Verkäufer ist pro Benutzer oder Mitarbeiter pro Monat. Einige Produkte haben kostenlose Versionen der Software in Form einer Testversion mit Einschränkungen bei den Benutzern oder erlauben nur grundlegende Funktionen der Mitarbeitereinsatzplanung. Im Allgemeinen sollte der Käufer darauf vorbereitet sein, etwa 2 bis 4 US-Dollar pro Benutzer oder Mitarbeiter für Mitarbeitereinsatzplanungssoftware basierend auf durchschnittlichen geschätzten Kosten zu zahlen. Normalerweise werden diese Kosten monatlich bezahlt, obwohl einige Software möglicherweise Jahrespläne haben.
Return on Investment (ROI)
Bei der Betrachtung des ROI für Mitarbeitereinsatzplanungssoftware sollten Unternehmen berücksichtigen, wie viel Zeit sie sparen und wie viel Geld sie durch die Automatisierung des Prozesses der Planung von Mitarbeitern für Schichten verdienen. Zeit wird für den Manager oder Schichtleiter gespart, da sie anstatt Stunden damit zu verbringen, jede Woche manuell Pläne für ihre stündlich beschäftigten Mitarbeiter zu erstellen, automatisiert wird und innerhalb von Minuten abgeschlossen werden kann. Die Zeit, die Manager sparen, kann produktiver für andere Aufgaben im Zusammenhang mit der Unternehmensführung genutzt werden.
