Mehr über Bildungs-ERP-Suiten erfahren
Was sind Education ERP Suites?
Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme wurden ursprünglich entwickelt, um großen Fertigungsunternehmen bei der Führung ihrer Geschäfte zu helfen. In den letzten Jahren hat sich die Bildungsbranche zunehmend ihrer eigenen Version von ERP-Software zugewandt, um Bildungseinrichtungen die Technologie zu bieten, die ihnen hilft, die Effizienz zu maximieren, da ihre täglichen Anforderungen komplexer geworden sind.
Education ERP Suites sind integrierte Systeme mit Modulen, die die „Backoffice“-Funktionen einer Schule, eines Colleges oder einer Universität verwalten. Da ERP-Suites im Allgemeinen darauf abzielen, Ressourcen zu verwalten, beinhalten die meisten Systeme Kernmodule zur Automatisierung täglicher Aufgaben in den Finanz- und Personalabteilungen der Institution. Diese Systeme bieten jedoch oft auch Funktionen zur Verwaltung einer Vielzahl anderer Prozesse, die von Bildungsadministratoren gehandhabt werden, einschließlich Zulassungen, Studentenbeitragszahlungen, Transport, Zeitplanung und Lehrplanplanung. Education ERP-Systeme können Administratoren dabei helfen, die Datenmengen zu organisieren, die diese Systeme über die Abläufe ihrer Institution sammeln, und Analysetools zu nutzen, um zu verstehen, wie ihre Prozesse effizienter und effektiver gestaltet werden können.
Wichtige Vorteile von Education ERP Suites
- Verbesserung der Datengenauigkeit und Zugänglichkeit
- Automatisierung komplexer und zeitaufwändiger Geschäftstätigkeiten
- Optimierung der abteilungsübergreifenden Kommunikation und des Datenaustauschs
- Nutzung fortschrittlicher Datenanalysen zur Optimierung der Abläufe
- Steigerung der Einschreibung und Bindung durch personalisierte Studentenerfahrungen
Warum Education ERP Suites verwenden?
Education ERP Suites können transformative Werkzeuge für jede Schule, jeden Bezirk oder jede Universität sein, die die Verwaltung der Geschäftspraktiken der Organisation verbessern möchten.
Optimierung des Datenaustauschs zwischen Abteilungen — ERP-Suites, die für den Bildungsbereich entwickelt wurden, können Institutionen dabei helfen, ihre Abhängigkeit von manuellen Prozessen zur Aufzeichnung und zum Austausch wichtiger Daten über ihre täglichen Geschäftsprozesse zu reduzieren. Die Abhängigkeit von Papierunterlagen zur Verwaltung von Finanz- und HR-Dokumenten bedeutet, dass Daten für andere Abteilungen weniger zugänglich sind, sodass verschiedene Teile der Organisation möglicherweise mit unvollständigen oder inkonsistenten Datensätzen arbeiten. Selbst wenn die Schule ihre Unterlagen digitalisiert hat, könnte die Isolierung dieser Daten, wenn sie sich auf verschiedenen Systemen befinden, die nicht miteinander „kommunizieren“, Probleme verursachen. Education ERP Suites sind mit Blick auf Integration konzipiert, sodass Administratoren sicher sein können, dass sie die aktuellsten Daten sehen, unabhängig von der Abteilung. Die Erleichterung des Datenaustauschs kann auch eine größere abteilungsübergreifende Zusammenarbeit bei Projekten und Initiativen fördern, insbesondere an großen Colleges und Universitäten mit Tausenden von Mitarbeitern und Studenten.
Identifizierung von Bereichen zur Leistungsverbesserung — Institutionen können Berge von Daten über ihre Abläufe sammeln, aber diese Informationen sind nutzlos, es sei denn, die Schulleiter haben eine Möglichkeit, sie zu sammeln und in umsetzbare Erkenntnisse zu verwandeln. Die vernetzte Natur von ERP-Suites bedeutet, dass die Daten der Institution über Finanzen, Mitarbeiter und Studenten in einem einzigen System gespeichert sind, was eine große Datenwolke bietet, die für Erkenntnisse genutzt werden kann. Entwickler von Education ERP Suites integrieren zunehmend Analysefunktionen in ihre Produkte, damit Administratoren besser verstehen können, wie ihre Institution abschneidet. Diese Daten können oft je nach Rolle der Person, die die Daten ansieht, angepasst werden. Zum Beispiel könnte ein Leiter einer K–12-Schule Finanz-Dashboards erstellen, die aus den Daten mehrerer Abteilungen zusammengestellt sind, um potenzielle Bereiche zu identifizieren, die für Kosteneinsparungen in Frage kommen. Ein Administrator an einer Universität könnte Trends bei Studentenaufnahmen und -einschreibungen analysieren, um ihre Rekrutierungsstrategie für den nächsten Zulassungszyklus besser zu informieren. Mit Analysen, die speziell für die Bedürfnisse von Bildungseinrichtungen entwickelt wurden, können die von Education ERP Suites gesammelten Daten wertvoller gemacht werden.
Automatisierung von Geschäftstätigkeiten — Die Ressourcen vieler Bildungseinrichtungen sind knapp, daher ist die Verbesserung der Effizienz ein wichtiger Verkaufsargument für Education ERP Suites. Integrierte ERP-Produkte für den Bildungsbereich verfügen über integrierte Automatisierungstools, die es Administratoren ermöglichen, Routineaufgaben schneller zu erledigen. Diese automatisierten Aufgaben variieren je nach Abteilung, die die Software verwendet. Ein HR-Administrator könnte typische Aufgaben wie die Gehaltsabrechnung oder die Aktualisierung von Mitarbeiterunterlagen automatisieren. Akademische Berater könnten einen Studienfortschrittsbericht durchführen, um schnell festzustellen, welche Kurse ein Student belegt hat und welche er noch benötigt. Studentenrechnungen könnten automatisch in benutzerdefinierten Intervallen versendet und Zahlungen über ein Online-Self-Service-Portal akzeptiert werden.
Wer nutzt Education ERP Suites?
Education ERP Suites sind oft umfangreiche, miteinander verbundene Systeme, die nahezu jeden Aspekt einer Institution berühren können, sodass sie von einer Vielzahl von Schulpersonal genutzt werden können. Meistens werden sie jedoch von Administratoren verwendet, die die Backoffice-Funktionen verwalten, die den täglichen Betrieb der Institution in Ordnung halten.
Personalverantwortliche — HR-Administratoren nutzen die HR-Module von ERP-Suites, um Mitarbeiterinformationen zu verwalten, Aufzeichnungen zu speichern, Abwesenheiten zu verfolgen, Gehaltsabrechnungen zu verarbeiten und Mitarbeiterbewertungen zu verwalten.
Finanzfachleute — Buchhalter und andere Mitarbeiter der Finanzabteilung nutzen die Finanzmodule von ERP-Suites, um Ausgaben und Einnahmen im Auge zu behalten. Budgetierungstools ermöglichen es den Finanzmitarbeitern auch, Budgetprognosen basierend auf Daten aus mehreren Abteilungen zu entwickeln.
Institutionsleitung — Hochrangige Administratoren nutzen ERP-Suites, um einen globalen Überblick über die Abläufe ihrer Institution zu erhalten. Analysetools ermöglichen es ihnen, Einblicke in die Leistung der Institution in verschiedenen Bereichen zu gewinnen und strategische Entscheidungen auf der Grundlage dieser Daten zu treffen.
Arten von Education ERP Suites
K–12 vs. Hochschulbildung — Einige Education ERP Suites sind stärker auf den K–12-Bildungsmarkt ausgerichtet und bieten Funktionen, die möglicherweise häufiger an einer Grund- oder Sekundarschule verwendet werden, wie z. B. ein Online-Portal für Eltern, um die Noten eines Schülers zu überprüfen. Andere ERP-Suite-Produkte richten sich an Hochschulbildungseinrichtungen und bieten Funktionen, die für diese Institutionen relevanter sind (Verwaltung von Finanzhilfen oder akademische Beratung, Studienplanung für Studenten usw.).
All-in-One-Produkte vs. modulare Systeme — Anbieter von Education ERP Suites verkaufen ihre Produkte manchmal modular, sodass ein Kunde die gesamte Suite oder nur eine Komponente davon kaufen kann. Beispielsweise könnte eine Institution, die bereits ein HR-System hat, das sie weiter verwenden möchte, nur das Finanz- und Buchhaltungsmodul von einem ERP-Softwareanbieter kaufen. In anderen Fällen werden Education ERP Suites als Einzelpaket verkauft, sodass beim Kauf der Suite alle darin enthaltenen Module enthalten sind.
Funktionen von Education ERP Suites
Finanzen und Buchhaltung — ERP-Suites für den Bildungsbereich enthalten Module oder Produkte zur Verwaltung der Finanzen einer Institution. Diese Tools umfassen typischerweise die Möglichkeit, das Hauptbuch, Verbindlichkeiten, Forderungen, Einkauf, Budgetierung und andere Funktionen der Finanzabteilung zu verwalten.
Personalmodul — Ein erheblicher Prozentsatz des Budgets einer Organisation wird für ihr Humankapital aufgewendet, daher helfen ERP-Suites typischerweise Organisationen bei der Verwaltung ihrer Mitarbeiter. Häufige HR-Aufgaben wie die Pflege von Mitarbeiterunterlagen, die Erfassung von Mitarbeiterabwesenheiten und Urlaubsanträgen, die Verfolgung von Arbeitsaufträgen und die Gehaltsabrechnung sind typischerweise enthalten. Diese Produkte können auch mehr bildungsspezifische HR-Funktionen wie die Durchführung von Bewertungen von Lehrern oder Professoren und die Pflege von Aufzeichnungen über die akademischen und beruflichen Qualifikationen eines Mitarbeiters enthalten.
Benutzerkonten — Nicht jeder Mitarbeiter benötigt unbedingt Zugriff auf jeden Teil einer ERP-Suite. Einige Suites ermöglichen es Administratoren, zu steuern, auf welche Module einer Suite ein bestimmter Benutzer Zugriff hat, sodass einem akademischen Berater die Erlaubnis verweigert werden kann, HR-Aufzeichnungen einzusehen.
Analytik — Eingebaute Analysetools geben Administratoren die Möglichkeit, die vom ERP-System gesammelten Daten zu nutzen, um aufkommende Trends zu identifizieren, sich ändernde demografische Daten zu analysieren oder zukünftige Ergebnisse vorherzusagen. Analyse-Dashboards zeigen die zusammengestellten Daten in grafischen Formaten an, die die Leistung der Institution in einem bestimmten Bereich besser veranschaulichen können. Administratoren können diese Erkenntnisse nutzen, um strategische Entscheidungen zu treffen oder Prioritäten zu setzen.
Berichterstattung — Bildungseinrichtungen unterliegen häufig der Aufsicht durch Regulierungsbehörden und müssen regelmäßig über Themen wie Lehrpläne, Finanzhilfen und Studentenergebnisse berichten. Berichterstattungsfunktionen in Education ERP Suites können vorkonfigurierte Berichte zusammenstellen, die bereit sind, an die zuständigen Behörden geliefert zu werden, wodurch die Zeit und der Aufwand für die manuelle Zusammenstellung der Daten reduziert werden. Berichterstattungstools können auch verwendet werden, um Berichte über Zulassungen, Fundraising, Marketing oder andere Themen für interne Diskussionen und Entscheidungsfindung zu erstellen.
Integrationen — Die meisten Education ERP Suites haben entweder ein integriertes Studenteninformationssystem oder integrieren sich mit einem SIS, sodass Informationen wie Studenteneinschreibungen mit der Geschäftsentwicklung der Institution verknüpft werden können. Andere Produkte, mit denen ERPs für den Bildungsbereich typischerweise integriert werden, umfassen Beratungssoftware, Finanzhilfemanagementsoftware und Zulassungs- und Einschreibungssoftware.
Abrechnung und Gebührenzahlungen — Rechnungen können automatisch erstellt und an Studenten oder Eltern gesendet werden, die möglicherweise die Möglichkeit haben, über ein Online-Zahlungsportal zu bezahlen.
Kompatibilität mit mobilen Geräten — Education ERP-Systeme können mobile Apps anbieten, die den Zugriff auf die Daten des Systems erweitern können. Beispielsweise könnte ein Mitarbeiter die App verwenden, um seinen Gehaltsscheck oder seinen Leistungsstatus zu überprüfen. Studenten und Eltern könnten ihre eigene Version der App haben, um Zahlungen zu leisten oder die Finanzen eines Studenten zu überprüfen.
Single Sign-On — Systeme, die SSO-Funktionalität bieten, ermöglichen es Benutzern, sich mit einem einzigen Klick anzumelden, selbst wenn sie auf mehrere Systeme zugreifen.
Trends im Zusammenhang mit Education ERP Suites
Aufstieg von Analytik, KI und prädiktiver Modellierung — Da die Einschreibungen an Colleges und Universitäten landesweit zurückgegangen sind, ist der Druck auf Hochschulverwalter, qualifizierte Studenten zu gewinnen und zu halten, noch intensiver geworden. Die fortschrittlichen Analysetools, die mit einer wachsenden Anzahl von Education ERP Suites geliefert werden, bieten eine potenzielle Lösung, indem sie Bildungseinrichtungen neue Einblicke in die Daten geben, die sie über die Abläufe ihrer Institution sammeln. Analysetools könnten einen Bericht über die jüngsten Rekrutierungskampagnen der Schule und die Effektivität des Marketings bei der Ansprache potenzieller Studenten und der Steigerung der Studiengebühreneinnahmen entwickeln, zum Beispiel. Finanzanalysen könnten Administratoren dabei helfen, die Leistung der Institution zu analysieren und zu bestimmen, wo Investitionen oder Kürzungen hilfreich sein könnten. Fortgeschrittenere Tools integrieren künstliche Intelligenz und prädiktive Modellierung, um festzustellen, welche Studenten Gefahr laufen, zu scheitern, sodass akademische Berater proaktiv Kontakt aufnehmen und Unterstützung anbieten können.
Umstellung auf die Cloud — Während viele Unternehmen auf Cloud-Computing umgestiegen sind, haben viele Bildungseinrichtungen dieses Modell nur langsam übernommen. Viele Altsysteme an Bildungseinrichtungen sind vor Ort installiert, möglicherweise auf Servern, die von den IT-Administratoren der Universität verwaltet werden. Die Verlagerung von Daten zu cloudbasierten ERP-Suites gibt Administratoren größere Flexibilität, die Kapazität ihrer Systeme zur Bewältigung der Nachfrage zu erhöhen, beispielsweise während der Registrierungsperioden, wenn viele Studenten gleichzeitig versuchen, sich für Kurse einzuschreiben. Cloudbasierte Systeme machen die Daten der Institution auch abteilungsübergreifend zugänglicher, da diese Daten von überall aus zugänglich sind. Diese erhöhte Flexibilität und Agilität ermöglicht es großen Institutionen, sich an die sich ändernden Bedürfnisse der Studenten anzupassen. Es gibt auch potenzielle Sicherheitsvorteile, wenn die Daten der Institution rund um die Uhr auf Servern verwaltet werden, die häufig aktualisiert werden, anstatt sich auf die internen IT-Mitarbeiter der Institution zu verlassen, die wahrscheinlich viele andere technologiebezogene Aufgaben auf dem Campus haben.
Potenzielle Probleme mit Education ERP Suites
Unwirksame Integrationen — Einer der Hauptgründe, warum Organisationen zu einer ERP-Suite wechseln, ist, dass die verschiedenen Funktionen oder Module innerhalb dieser Suite nahtlos zusammenarbeiten. Wenn eine Institution jedoch eine Education ERP Suite einführen möchte, während sie auch einige ihrer Altsysteme beibehält, ist es wichtig, dass Administratoren überprüfen, ob ihre vorhandene Software mit dem neuen System funktioniert. Beispielsweise könnte eine Universität Buchhaltungssoftware haben, die ihr Personal weiter verwenden möchte, während sie auch Module aus einem ERP-System für akademische Beratung, Personalwesen und Verwaltung von Studentendaten hinzufügt. Bevor die Entscheidung für das ERP getroffen wird, wäre es wichtig zu überprüfen, ob das neue System mit dem bestehenden Buchhaltungssystem integriert wird. Andernfalls könnten Mitarbeiter in diesen verschiedenen Abteilungen unterschiedliche Datensätze betrachten oder gezwungen sein, dieselben Informationen zweimal in zwei verschiedene Systeme einzugeben, was Ineffizienzen und ein größeres Potenzial für Fehler schafft. Selbst wenn Schulleiter eine einzige, miteinander verbundene Education ERP Suite kaufen, sollten sie überprüfen, ob die Komponenten des Systems Informationen auf eine Weise austauschen, die ihnen hilft, die Ziele ihrer Institution zu erreichen.
Datensicherheit — Der Schutz der Daten einer Institution kann nicht mehr als nachträglicher Gedanke betrachtet werden, da Cyberangriffe zunehmend Schulen und Universitäten ins Visier nehmen. Wenn die wesentlichen Systeme einer Organisation alle miteinander verbunden sind, wie es bei Education ERP Suites der Fall ist, ist es umso wichtiger, starke Abwehrmaßnahmen gegen potenzielle Verstöße aufzubauen. Ein Ransomware-Angriff, der die Finanz- und Personalsoftware einer Organisation lahmlegt, würde beispielsweise die Fähigkeit der Organisation, tägliche Geschäfte zu führen, ernsthaft beeinträchtigen. Administratoren sollten harte Fragen darüber stellen, wie der Anbieter ihrer cloudbasierten ERP-Suite die Sicherheit ihrer Daten gewährleistet. Für Institutionen, die ihre ERP-Suite-Daten auf lokalen Servern hosten, müssen IT-Manager sicherstellen, dass sie über die richtige Sicherheitssoftware und Schulungen für das Personal verfügen, um ihre wertvollen Daten zu schützen.
Software und Dienstleistungen im Zusammenhang mit Education ERP Suites
Studenteninformationssysteme — Einige Education ERP Suites haben ein integriertes SIS zur Verwaltung von Studentendaten, Noten, Lehrplänen und Einschreibungen. In einigen Fällen konzentriert sich die ERP-Suite ausschließlich auf Geschäftsfunktionen und eine Institution muss ein externes SIS verwenden, das sich mit den Geschäftsmodule integriert.
Bildungsfinanz- und Buchhaltungssoftware — Diese Produkte verwalten und automatisieren wesentliche Finanzprozesse für eine Bildungseinrichtung, einschließlich Hauptbuch, Verbindlichkeiten, Forderungen, Einkauf und Budgetierung. Education ERP Suites enthalten typischerweise eine Finanzkomponente, aber einige Organisationen können sich dafür entscheiden, ein anderes Finanz- oder Buchhaltungsprodukt in Verbindung mit einer ERP-Suite zu verwenden.
Bildungs-HR-Software — Education ERP Suites können ein HR-Modul enthalten, um Gehaltsabrechnungen, Mitarbeiterabwesenheiten, Personalakten, Bewertungen und andere Bedürfnisse des Humankapitals zu verwalten. Einige Organisationen können allgemeinere HR-Software verwenden, die sich mit ihrer ERP-Suite integriert.
