Mehr über Datenschutzmanagement-Software erfahren
Was ist Datenschutzmanagement-Software?
Datenschutzmanagement-Software hilft Unternehmen, die Einhaltung globaler Datenschutzvorschriften wie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union, dem California Consumer Privacy Act (CCPA), dem brasilianischen Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) und vielen anderen Datenschutzvorschriften sicherzustellen. Die zentralen Funktionen dieser Software drehen sich darum, Unternehmen dabei zu unterstützen, sensible Daten wie persönlich identifizierbare Informationen zu lokalisieren und Kundenanfragen innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen zu beantworten.
Hauptvorteile von Datenschutzmanagement-Software
- Unterstützt Unternehmen bei der Entdeckung, Kartierung und Klassifizierung ihrer sensiblen Daten entweder durch automatisierte Entdeckung oder durch manuelle Umfragen, die durch Workflows verwaltet werden
- Beinhaltet Funktionen für Verbraucher- oder Betroffenenanfragen (DSAR-Workflow), um sicherzustellen, dass das Unternehmen innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Frist auf die Anfrage reagiert
- Integriert sich mit anderen Tools, um zusätzliche Funktionen wie Identitätsüberprüfung, De-Identifizierung oder Pseudonymisierung, Datenschutz-Folgenabschätzungen (PIA), Benachrichtigung über Datenschutzverletzungen, Einwilligungsmanagement oder Website-Tracker-Scans bereitzustellen
Warum Datenschutzmanagement-Software verwenden?
Datenschutzmanagement-Software wird von Unternehmen verwendet, um ihre Datenschutzprogramme zu verwalten und die Einhaltung globaler Datenschutzgesetze wie DSGVO, CCPA, LGPD und anderer Datenschutzvorschriften sicherzustellen. Insbesondere hilft diese Software Unternehmen dabei, ihre DSAR- oder Verbraucheranfragen innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen zu bearbeiten, um auf die persönlichen Daten zuzugreifen, sie zu portieren oder zu löschen, die ein Unternehmen über sie speichert, wie es die entsprechenden Datenschutzvorschriften erlauben.
Um die Einhaltung von Datenschutzvorschriften sicherzustellen, müssen Unternehmen zunächst die PII lokalisieren, die sie speichern oder auf die sie Zugriff haben. Datenschutzmanagement-Software enthält Funktionen, die bei der Entdeckung solcher sensiblen Daten helfen.
Wer verwendet Datenschutzmanagement-Software?
Unternehmen, die globalen Datenschutzgesetzen unterliegen, verwenden Datenschutzmanagement-Software. Die Anwendbarkeit von Datenschutzvorschriften unterscheidet sich je nach Vorschrift, aber typischerweise unterliegen mittelgroße und größere gewinnorientierte Unternehmen diesen Vorschriften. Gemeinnützige und kleine Unternehmen sind häufig ausgenommen, aber es ist eine gute Praxis, die spezifische Vorschrift zu konsultieren, um die Anwendbarkeit auf ein bestimmtes Unternehmen oder eine Organisation zu überprüfen.
Innerhalb von Unternehmen variieren die Teams, Abteilungen und gängigen Titel der Mitarbeiter, die Datenschutzprogramme verwalten, stark. Datenschutzfachleute können unter der Rechtsabteilung, in der regulatorischen Compliance, Informationssicherheit, Informationstechnologie (IT) und Unternehmensethik arbeiten. Andere Bereiche, in denen Datenschutzmitarbeiter beschäftigt sein können, sind Marketingabteilungen. Diese Funktion kann auch an einen Datenschutzdienstleister ausgelagert werden.
Unabhängig davon, wer das Datenschutzprogramm innerhalb eines Unternehmens verwaltet, sind häufig Mitarbeiter aus mehreren Abteilungen im Unternehmen erforderlich, um die Einhaltung von Datenschutzvorschriften sicherzustellen. IT-Mitarbeiter können damit beauftragt werden, Verbraucherdaten zu lokalisieren; Sicherheitsteams können verpflichtet sein, PII und andere sensible Daten zu schützen; Rechts- und Compliance-Mitarbeiter müssen möglicherweise bestätigen, dass Verträge und andere rechtliche Verpflichtungen erfüllt sind; Mitarbeiter in der Marketingabteilung können dafür verantwortlich sein, sicherzustellen, dass die Einwilligungspräferenzen der Verbraucher ordnungsgemäß verwaltet werden.
Arten von Datenschutzmanagement-Software
Datenschutzmanagement-Software ist eine relativ neue Ergänzung der Technologielandschaft, und daher sind viele Anbieter in diesem Bereich erst seit wenigen Jahren tätig. Da dieser Bereich so neu ist, verbessern Unternehmen ihre Angebote und technologischen Lösungen für ihre Kunden schnell. Derzeit unterscheiden sich diese Softwarelösungen hauptsächlich darin, welche Datenschutzvorschriften sie unterstützen und wie die Software sensible Daten entdeckt.
Regulationsspezifische Software — Viele Datenschutzmanagement-Softwarelösungen passen ihre Lösung an eine spezifische Datenschutzvorschrift an. Zum Beispiel konzentrieren sich die reiferen Softwaremärkte auf die DSGVO-bezogene Datenschutzkonformität, da sie eine der ersten robusten Datenschutzgesetze war. Andere Softwareanbieter passen ihre Lösungen an, um die CCPA- oder LGPD-Konformität zu erfüllen. Einige Datenschutzmanagementlösungen sind regulierungsagnostisch und können an jede Datenschutzvorschrift angepasst werden; diese flexiblen Lösungen können besonders hilfreich sein, um staatsspezifische oder lokale Datenschutzvorschriften zu adressieren.
Automatisierte vs. manuelle Datenerkennung — Die ersten Schritte zur Datenschutzkonformität erfordern ein Verständnis dafür, wo die sensiblen Daten eines Unternehmens, wie PII, geschützte Gesundheitsinformationen (PHI), Zahlungsdaten der Kreditkartenindustrie (PCI), geistiges Eigentum (IP) und andere wichtige Geschäftsdaten, in mehreren Unternehmenssystemen einschließlich Datenbanken, Anwendungen und auf Benutzerendpunkten gespeichert sind. Datenschutzmanagement-Software enthält Methoden, um diese Daten entweder mit manuellen Umfragen oder automatisierter Entdeckung zu lokalisieren.
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Manuelle Umfragen — Eine Methode, um herauszufinden, wo ein Unternehmen sensible Daten speichert, besteht darin, die Mitarbeiter des Unternehmens, die Daten verwalten, zu fragen, wo sensible Daten gespeichert sind. Dies erfordert, dass Mitarbeiter manuell Umfragen oder Excel-Tabellen ausfüllen. Einige Anbieter von Datenschutzmanagement-Software bieten vorgefertigte Umfragevorlagen und Workflow-Tools an, um diesen mühsamen Prozess zu verwalten.
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Automatisierte Entdeckung — Automatisierte Tools zur Entdeckung sensibler Daten verbinden sich mit den Datenbanken, Anwendungen und anderen Datenrepositorien eines Unternehmens und durchsuchen, identifizieren und klassifizieren sensible Daten automatisch. Diese Tools bieten aktuelle Berichte, die bei der Beantwortung von Anfragen von Prüfern oder Betroffenenanfragen nützlich sein können. Viele dieser Tools bieten visuelle Darstellungen der Daten, sodass der Benutzer sehen kann, wo die Gesamtdaten geografisch gespeichert sind, und auch eine Karte eines einzelnen Betroffenen erstellen kann.
Funktionen von Datenschutzmanagement-Software
Die Hauptfunktionalität von Datenschutzmanagement-Software dreht sich um die Entdeckung und Kartierung sensibler Daten, das Management von DSAR (oder Verbraucheranfragen) und das Einwilligungsmanagement. Die Software bietet oft zusätzliche Funktionalitäten oder integriert sich mit separaten Lösungen, um eine Vielzahl anderer nützlicher Funktionen anzubieten. Einige der Hauptfunktionen von Datenschutzmanagement-Software umfassen:
Entdeckung und Kartierung sensibler Daten — Funktionen zur Entdeckung sensibler Daten helfen Unternehmen, sensible Daten zu lokalisieren, die in Unternehmenssystemen gespeichert sind, und die Nutzung dieser Daten zu kartieren.
Management von Betroffenenanfragen (DSAR) — DSAR-Software bietet ein DSAR-Eingabeformular, um die Anfrage eines Betroffenen zum Zugriff, zur Portierung oder Löschung seiner PII zu akzeptieren; bietet eine zentrale Ansicht aller in Bearbeitung befindlichen DSARs; benachrichtigt Administratoren, wenn es nahe an die gesetzlich vorgeschriebene Antwortzeit kommt; bietet Workflow-Tools zur Bearbeitung von DSARs im gesamten Unternehmen; hilft mit Berichtstools und Protokollen. Einige Tools bieten auch ein verschlüsseltes Kommunikationsportal, um sicher zu kommunizieren und DSAR-Daten an einen Betroffenen zu übertragen.
Einwilligungsmanagement — Das Einwilligungsmanagement wird zunehmend zu einer wichtigen Funktion von Datenschutzmanagement-Software, da viele Datenschutzvorschriften entweder eine Opt-in- oder Opt-out-Einwilligung von Benutzern erfordern, bevor ihre Daten gesammelt, verwendet, geteilt oder verkauft werden. Diese Funktionen helfen Unternehmen, die Einwilligungspräferenzen der Benutzer zu erhalten, zu verfolgen, zu verwalten und zu aktualisieren, um die Einhaltung der Datenschutzvorschriften sicherzustellen.
Zusätzliche Datenschutzmanagement-Funktionen
Management der Lieferantenbewertung — Hilft Unternehmen, die Risiken zu verstehen und zu bestimmen, die mit der Weitergabe sensibler Daten an ihre Drittanbieter verbunden sind.
Cookie-Konformität — Ermöglicht es Unternehmen sicherzustellen, dass die Cookies und anderen Tracker, die sie auf ihrer Website verwenden, den Benutzereinwilligungen entsprechen.
Benachrichtigung über Datenschutzverletzungen — Unterstützt Unternehmen dabei, Endbenutzer zu informieren, wenn ihre Informationen bei einer Datenschutzverletzung kompromittiert wurden.
Identitätsüberprüfung — Hilft Unternehmen, die Identität eines Verbrauchers zu authentifizieren, bevor eine DSAR bearbeitet wird.
De-Identifizierung oder Pseudonymisierung von Daten — Reduziert das Risiko, PII und andere sensible Daten zu halten, indem die Daten pseudonymisiert werden.
Datenschutz-Folgenabschätzungen (PIA) — Hilft Unternehmen, die Schritte einer Datenschutz-Folgenabschätzung durchzuführen, wie es von einigen Datenschutzvorschriften gefordert wird.
Rechtsinformationsbibliotheken — Bietet eine aktuelle Bibliothek mit Informationen zu Datenschutzgesetzen und -vorschriften, denen ein Unternehmen unterliegt, basierend auf ihrem Standort, ihrer Größe, mit wem das Unternehmen Geschäfte macht und anderen bestimmenden Faktoren.
Trends im Zusammenhang mit Datenschutzmanagement-Software
Gesetzgebungsagnostische Lösungen — Da in naher Zukunft möglicherweise zusätzliche Datenschutzgesetze in Kraft treten, insbesondere auf staatlicher Ebene, kann die Einhaltung mehrerer Gesetze mühsam werden. Während gesetzgebungsspezifische Software heute einen Platz hat, könnten wir weiterhin einen Trend zu datenschutzregulationsagnostischen Lösungen sehen, die für jede Art von Datenschutzvorschrift angepasst werden können.
Automatisierte Datenerkennung — Einige Datenschutzlösungen bieten manuelle Datenerkennungstools, während andere automatisierte Funktionen bieten. Aus einer Branchenperspektive haben eine Reihe von Anbietern Investitionen in die Entwicklung automatisierter Datenerkennung getätigt. Daher könnte diese Methode häufiger werden, wenn sich der Softwaremarkt entwickelt. Typischerweise bietet die Software mit einem rechtlichen oder GRC-bezogenen Ursprung manuelle Datenerkennungstools an, während Software mit sicherheitsbasiertem Ursprung automatisierte Datenerkennungstools bietet. Für kleine Unternehmen oder Unternehmen mit einer geringen Menge an sensiblen Daten können umfragebasierte Tools derzeit ausreichend sein. Umfragebasierte Entdeckung sensibler Daten ist auch eine Möglichkeit, Daten zu finden, die möglicherweise auf Altsystemen oder in Anwendungen leben, die nicht mit einer automatisierten Methode entdeckt werden können, wie z. B. Papierakten. Für große Unternehmen und Unternehmen, die die digitale Transformation angenommen haben oder digitale Natives sind, wäre jedoch die automatisierte Entdeckung einfach in die Mischung anderer Software-as-a-Service (SaaS)-Produkte zu integrieren.
Software und Dienstleistungen im Zusammenhang mit Datenschutzmanagement-Software
Datenschutzmanagement-Software kann entweder mehrere Module enthalten, um die folgenden Bedürfnisse zu adressieren, oder sich mit separaten Softwarelösungen integrieren, um dies zu tun.
Software zur Entdeckung sensibler Daten — Software zur Entdeckung sensibler Daten hilft Unternehmen, sensible Daten wie PII, PHI, PCI-Daten, IP und andere wichtige Geschäftsdaten zu lokalisieren, die in mehreren Unternehmenssystemen einschließlich Datenbanken und Anwendungen sowie auf Benutzerendpunkten gespeichert sind.
Identitätsüberprüfungssoftware — Identitätsüberprüfungssoftware hilft sicherzustellen, dass eine Person oder ein Online-Benutzer tatsächlich die Person ist, die sie vorgibt zu sein. Vor der Bearbeitung einer Anfrage eines Verbrauchers, auf die Daten zuzugreifen, sie zu portieren oder zu löschen, die ein Unternehmen über sie speichert, ist es wichtig, dass das Unternehmen die Identität des Verbrauchers überprüft.
Einwilligungsmanagement-Plattform — Einwilligungsmanagement-Plattformen helfen Unternehmen, die Einwilligung der Benutzer zu erhalten und zu verwalten, wenn sie ihre Daten online sammeln, teilen, kaufen oder verkaufen.
Software für Betroffenenanfragen (DSAR) — DSAR-Software hilft Unternehmen, die Einhaltung von Benutzeranfragen zum Zugriff oder zur Löschung von PII, die ein Unternehmen über Einzelpersonen speichert, wie es von DSGVO, CCPA und anderen Datenschutzvorschriften vorgeschrieben ist, sicherzustellen. DSAR-Tools helfen sicherzustellen, dass Anfragen innerhalb der vorgeschriebenen Antwortzeit erfüllt werden, bieten Workflows, um Menschen im gesamten Unternehmen zu helfen, bei der Lokalisierung von Daten zusammenzuarbeiten, und letztendlich die Daten an den anfragenden Benutzer bereitzustellen.
Software zur Cookie- und Website-Tracker-Überprüfung — Software zur Überprüfung von Cookies und Trackern scannt Websites, um zu identifizieren und aufzulisten, welche Cookies, Beacons, Tags, Tracking-Pixel, lokale Objekte und andere Website-Tracking-Technologien (wie Plugins oder integrierte Inhalte wie Videos) vorhanden sind. Dies ermöglicht es Unternehmen, diese Tracker den Benutzern offenzulegen, die Einwilligung der Benutzer zur Verfolgung zu erhalten und letztendlich die Einhaltung von Datenschutzvorschriften wie DSGVO und ePrivacy sicherzustellen, die die Einwilligung der Benutzer vor der Aktivierung von Cookies erfordern.
Software zur Erstellung von Datenschutzrichtlinien — Im Allgemeinen sollte jedes Unternehmen, das PII sammelt, einschließlich E-Mail-Adressen oder Cookie-Daten, eine Datenschutzrichtlinie haben.
Software für Datenschutz-Folgenabschätzungen (PIA) — PIA-Software erleichtert die Operationalisierung des Prozesses der Datenschutz-Folgenabschätzung, insbesondere bei der Handhabung komplexer Organisationen, Richtlinien oder Systeme im großen Maßstab, wodurch die Zeit, die für die Durchführung von PIAs aufgewendet wird, reduziert wird.
Verschlüsselungssoftware — Verschlüsselungssoftware verwendet Kryptographie, um Dateien, Texte und Daten zu maskieren und Informationen vor unerwünschten Parteien zu schützen.
Software zur Datenmaskierung — Software zur Datenmaskierung schützt die wichtigen Daten einer Organisation, indem sie mit zufälligen Zeichen oder anderen Daten verschleiert werden, sodass sie von der Organisation, aber nicht von externen Parteien verwendet werden können.
Software zur De-Identifizierung/Pseudonymisierung von Daten — Software zur De-Identifizierung/Pseudonymisierung von Daten ermöglicht es Unternehmen, realistische, aber nicht persönlich identifizierbare Datensätze zu verwenden. Dies schützt die Anonymität der Datensubjekte, deren persönliche Identifikationsdaten, wie Namen, Geburtsdaten und andere Identifikatoren, im Datensatz enthalten sind. Lösungen zur De-Identifizierung oder Pseudonymisierung helfen Unternehmen, Wert aus Datensätzen zu ziehen, ohne die Privatsphäre der Datensubjekte in einem gegebenen Datensatz zu gefährden.
Software zur Benachrichtigung über Datenschutzverletzungen — Im Falle einer Datenschutzverletzung hilft Software zur Benachrichtigung über Datenschutzverletzungen Unternehmen, die Verletzung zu dokumentieren, den Aufsichtsbehörden wie gesetzlich vorgeschrieben zu melden und betroffene Personen zu benachrichtigen.
